Willkommen zurück zum vierten Teil unserer Blogserie AI & Copilot! Entdecken Sie die bahnbrechende Rolle von Künstlicher Intelligenz für die Optimierung Ihres Arbeitsumfelds und erfahren Sie, wie Sie das Potenzial intelligenter Daten gezielt für Ihren geschäftlichen Erfolg nutzen können. Unsere Fachleute im Bereich Daten und Künstliche Intelligenz sowie im Digitalen Arbeitsplatz haben eine Auswahl informativer Artikel zusammengestellt, die Ihnen zur Verfügung stehen:
- Ist künstliche Intelligenz die wichtigste Technologie unserer Zeit?
- KI am Hochleistungsarbeitsplatz
- Gewinnmaximierung: Ein überzeugender Business Case für Ihre Investition in Microsoft 365 Copilot
- Vorbereitungen für Copilot - Alles dreht sich um Daten
In unseren letzten Blogbeiträgen haben wir über die Lizenzierungsanforderungen für Microsoft 365 Copilot gesprochen. Aber wie stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen technisch für Copilot bereit ist, wenn es eingeführt wird? In erster Linie geht es dabei um Daten. Dieser Blog soll Ihnen einen Überblick darüber verschaffen, wie Microsoft 365 Copilot mit den Daten Ihres Unternehmens arbeitet und welche nächsten Schritte Sie unternehmen können, um sich vorzubereiten.
Die wichtigsten technischen Anforderungen für die Implementierung von Microsoft 365 Copilot
Bevor wir uns den einzelnen technischen Anforderungen widmen, ist es wichtig, dass Sie verstehen, welche Kernfunktionen Copilot ausmachen, nämlich:
- Microsoft 365 Apps
- Microsoft Graph
- Large Language Model
Vereinfacht gesagt, ist das Large Language Model (LLM) die KI-Engine, die die über Microsoft Graph gesammelten Informationen verarbeitet und diese mit Semantic Index for Copilot indiziert. Microsoft Graph ist die Zugriffsmethode für alle Ihre organisatorischen Informationen, die dem LLM Zugang zu E-Mails, Dateien, Kalendern usw. bietet. Die Microsoft 365 Apps sind die Front-End-Schnittstelle für die Nutzer, über die sie mit Copilot interagieren.
Datenfluss: Alle Anfragen werden über HTTPS verschlüsselt:
- Benutzeranfragen von Microsoft 365 Apps gehen an Copilot
- Copilot greift auf Graph und Semantischen Index zur Vorverarbeitung zu
- Copilot sendet modifizierte Eingabeaufforderung an Large Language Model
- Copilot erhält LLM-Antwort
- Copilot greift für die Nachbearbeitung auf Graph und Semantischen Index zu
- Copilot sendet die Antwort und den Anwendungsbefehl zurück an Microsoft 365 Apps
Die vielleicht einfachste der technischen Voraussetzungen sind die Microsoft 365 Apps. Um Microsoft 365 Copilot nutzen zu können, müssen Organisationen die aktuelle oder monatliche Enterprise-Channel-Version von Apps for Enterprise verwenden. Copilot wird auf anderen Versionen von Office nicht unterstützt, daher ist es jetzt an der Zeit, Ihre Benutzer von alten MSI- oder 2019-Bereitstellungen zu aktualisieren, wenn Sie Copilot aktivieren möchten. Ein weiterer wichtiger Hinweis ist, dass die Nutzer auf das "neue" Outlook migrieren müssen, das in den letzten Versionen der Anwendung auftaucht.
Ein weiterer "Quick Win" besteht darin, sicherzustellen, dass alle Identitäten, die Copilot nutzen werden, in Azure Active Directory sind und mindestens mit einer Entra P1-Lizenz lizenziert sind. Die meisten Organisationen werden diese Voraussetzung bereits erfüllt haben, wenn sie Microsoft 365-Dienste nutzen.
Sicherstellung der Datenzugänglichkeit und des Benutzerkontextes in Microsoft 365 Copilot
Nun zum Hauptthema, den Daten. Wie in der obigen Aufschlüsselung hervorgehoben, greift Copilot über Microsoft Graph auf Daten zu, d. h., wenn sie dort nicht gefunden werden, sind sie für den LLM nicht auffindbar.
Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten über Graph zugänglich sind? Die einfachste Antwort ist, dafür zu sorgen, dass die Daten innerhalb Ihres Tenants zugänglich sind. Wenn Sie also noch nicht damit begonnen haben, ist es jetzt an der Zeit, die alten Dateifreigaben in SharePoint und die alten umgeleiteten Benutzerprofile in OneDrive zu verschieben.
Zum Thema Datenzugänglichkeit ist es wichtig, den Benutzerkontext von Microsoft 365 Copilot zu verstehen. Wenn ein Benutzer Copilot aufruft, werden alle Daten abgefragt, auf die der Endbenutzer Zugriff hat, d. h. jede SharePoint-Website, auf die der Benutzer Zugriff hat, wird mit der Abfrage durchsucht. Dies ist ein wichtiger technischer Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt, insbesondere für Organisationen, die während der Pandemie schnell Daten nach SharePoint migriert haben. Wir haben viele Fälle gesehen, in denen SharePoint-Websites nicht korrekt gesperrt waren, Berechtigungen im Laufe der Zeit schleichend vergeben wurden oder Benutzer zu Teams hinzugefügt wurden, die Daten enthielten, die nicht zu ihrer Arbeitsrolle gehörten.
Microsoft hat kürzlich die Bedeutung von "Just Enough Access" betont, was bedeutet, dass Mitarbeitende nur auf die Daten zugreifen sollten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Diese Anforderung wird durch die Einführung von Copilot noch verstärkt, wo Mitarbeitende über das Frontend von Copilot in Sekundenschnelle Zugriff auf riesige Mengen von Unternehmensdaten haben. Durch die korrekte Kennzeichnung von Daten, die Durchführung von Zugriffsüberprüfungen auf Websites und den Einsatz fortschrittlicher Tools wie trainierbarer Klassifikatoren können Unternehmen verhindern, dass Mitarbeitende ungewollt auf Daten zugreifen oder dass Daten, die nicht in einer Copilot-Antwort zusammengefasst werden sollten, versehentlich verwendet werden.
Zwar gibt es noch viele andere technische Aspekte zu berücksichtigen, und die oben genannten Punkte könnten noch viel mehr in die Tiefe gehen, aber die drei wichtigsten Punkte, die Sie aus diesem Blog mitnehmen können, sind:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Anwendungen auf dem neuesten Stand und auf dem aktuellen Kanal sind.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten über Microsoft Graph zugänglich sind.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter "gerade genug" Zugang zu den Daten haben.
Es ist wichtig, daran zu denken, dass dies nur die ersten technischen Schritte sind. Es gibt auch andere Überlegungen, wie z. B. die KI-Strategie des Unternehmens im weiteren Sinne, das Adoptions- und Änderungsmanagement für Ihre Endbenutzer und die Gewährleistung, dass Daten und Zugang zur Plattform gesichert sind. SoftwareOne kann Sie in diesen Bereichen mit End-to-End-Beratung und Managed Services unterstützen.
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