Maar hoe zorg je ervoor dat je organisatie technisch klaar is voor Copilot wanneer het wordt gelanceerd? Op hoog niveau draait het allemaal om data. Arwen Vink, Solution Specialist Digital Workplace geeft een overzicht van hoe Microsoft 365 Copilot werkt met de data van je organisatie en hoe je je kunt voorbereiden.
Belangrijke technische vereisten voor de implementatie van Microsoft 365 Copilot
Voordat je ingaat op de individuele technische vereisten, is het belangrijk dat je begrijpt welke kernfuncties samen Copilot vormen, namelijk:
- Microsoft 365 Apps
- Microsoft Graph
- Large Language Model
Simpel gezegd is het Large Language Model (LLM) de AI-engine die de informatie verwerkt die wordt verzameld via Microsoft Graph en deze informatie indexeert met behulp van Semantic Index voor Copilot. Microsoft Graph is de toegangsmethode voor alle informatie van je organisatie en geeft het LLM toegang tot e-mails, bestanden, agenda's, enz. De Microsoft 365 Apps zijn de front-end interface voor gebruikers, waar ze interactie hebben met Copilot.
Data flow: alle verzoeken worden versleuteld via HTTPS:
- User prompts van Microsoft 365 Apps gaan naar Copilot
- Copilot opent Graph en Semantic Index voor pre-processing
- Copilot stuurt aangepaste prompt naar Large Language Model
- Copilot ontvangt LLM antwoord
- Copilot opent Graph en Semantic Index voor post-processing
- Copilot stuurt het antwoord en de app command terug naar Microsoft 365 Apps.
Misschien wel de makkelijkste van de technische vereisten zijn de Microsoft 365 apps. Om gebruik te maken van Microsoft 365 Copilot moeten organisaties de huidige of maandelijkse Enterprise channel versie van - Apps for Enterprise - gebruiken. Let op: Copilot wordt niet ondersteund op andere versies van Office, dus nu is het tijd om je gebruikers te upgraden (bijv. van oude MSI- of 2019-implementaties), mocht je Copilot willen inschakelen. Een ander belangrijk punt is dat gebruikers moeten migreren naar de "nieuwe" Outlook die automatisch in de laatste versies van de Outlook applicatie verschijnt.
Een andere "quick win" is om ervoor te zorgen dat alle gebruikers die Copilot gaan gebruiken in Azure Active Directory zitten en ten minste een Entra P1 (oude Azure AD P1) licentie hebben. De meeste organisaties zullen al aan deze voorwaarde hebben voldaan als ze Microsoft 365 services gebruiken. Je moet ten slotte ten minste Microsoft 365 E3 of E5 hebben om Copilot te kunnen gebruiken.
Zorgen voor toegankelijkheid van data
Nu naar het hoofdonderwerp van deze blog: data. Zoals in het bovenstaande overzicht is aangegeven, benadert Copilot data via Microsoft Graph. Als de data daar niet worden gevonden, kan het niet ontdekt worden door de LLM.
Hoe kun je ervoor zorgen dat je bedrijfsgegevens toegankelijk zijn via Graph? Om te beginnen om ervoor te zorgen dat de gegevens toegankelijk zijn binnen je tenant. Als je nog niet begonnen bent, het nu tijd is om te kijken naar het verplaatsen van bestanden naar SharePoint/Teams en OneDrive.
"Just Enough Access"
Nu we het toch over de toegankelijkheid van gegevens hebben, is het belangrijk om de gebruikerscontext van Microsoft 365 Copilot te begrijpen. Wanneer een gebruiker Copilot een vraag stelt, zal het alle data doorzoeken die toegankelijk is voor de eindgebruiker. Dit betekent dat elke SharePoint-site waar de gebruiker toegang tot heeft, doorzocht zal worden met de zoekopdracht. Dit is een belangrijk technisch aspect om rekening mee te houden, vooral voor organisaties die tijdens de pandemie snel gegevens naar SharePoint en Teams hebben gemigreerd. We hebben veel gevallen gezien waarbij SharePoint-sites niet correct waren vergrendeld, machtigingen in de loop der tijd ertussen zijn gekropen of gebruikers zijn toegevoegd aan Teams kanalen die gegevens bevatten die niet relevant waren voor hun functie en dagelijkse werkzaamheden.
Microsoft heeft onlangs gewezen op het belang van "Just Enough Access", wat betekent dat werknemers alleen toegang mogen hebben tot de gegevens die ze nodig hebben om hun werk te doen. Deze vereiste wordt versterkt door de lancering van Copilot, waarbij een medewerker via de front-end van Copilot binnen enkele seconden toegang heeft tot enorme hoeveelheden bedrijfsgegevens. De oplossing? hier is de Microsoft Purview-portal. Door gegevens correct te labelen, access reviews op sites uit te voeren en geavanceerde tools zoals geautomatiseerde data classificatie te gebruiken, kunnen organisaties de data beschermen tegen ongewenste toegang door medewerkers of tegen het onbedoeld gebruik van data die niet in Copilot zouden moeten worden verzameld.
Hoewel er nog veel meer technische aspecten zijn om rekening mee te houden en er veel meer lagen in bovenstaande punten zitten, zijn de belangrijkste drie punten die je uit deze blog kunt halen:
- Zorg ervoor dat je apps up-to-date zijn en op het huidige kanaal staan;
- Zorg ervoor dat je data toegankelijk is via Microsoft Graph;
- Zorg ervoor dat je medewerkers "net genoeg" toegang hebben tot gegevens.
Het is belangrijk om te onthouden dat dit de eerste technische stappen zijn. Daarnaast zijn er ook andere zaken om rekening mee te houden, zoals de bredere AI-strategie van jouw organisatie, adoptie- en change management (ACM) voor je eindgebruikers en zorgen dat data en toegang tot het platform beveiligd zijn. En dat natuurlijk met een gewenst eindresultaat voor ogen, een ijzersterke business case (minimaal 1 tot 2 uur tijdsbesparing per individu per maand) die je investering ruimschoots rechtvaardigt.
Auteur
