So gelingt die Einführung von Copilot für Microsoft 365

Da Copilot für Microsoft 365 nun allgemein verfügbar ist, beginnt das Rennen für Unternehmen, die diese innovative GenAI-Technologie für den Arbeitsplatz als erste nutzen wollen. Doch der Unterschied zwischen einem "Ok" und einem "Erstaunlich!" hängt davon ab, dass vier wichtige Teile der Einführung richtig gemacht werden. Wenn Sie einen davon auslassen, wird Ihr Microsoft 365 Copilot möglicherweise nicht die magische, unternehmensverändernde Erfahrung liefern, die Sie sich erhoffen.

Bevor wir eintauchen, sollten Sie eine kurze Pause einlegen. IT-Budgets stehen unter dem Druck, mit immer weniger Mitteln immer mehr zu erreichen. Copilot für Microsoft 365 hat einen Listenpreis von 30 US-Dollar pro Person und Monat. Richtig eingesetzt, können Ihre Benutzer diese Kosten wahrscheinlich an einem einzigen Tag durch die eingesparte Zeit und die qualitativ hochwertigeren Beiträge wieder hereinholen. Aber wenn Ihre Benutzer nicht wissen, wie man Copilot benutzt, obwohl die technische Installation korrekt ist, Sicherheit und Zugang vorhanden sind und Daten, Systeme und Richtlinien organisiert sind, werden Sie wahrscheinlich nicht den gleichen Nutzen daraus ziehen. Sie könnten sogar Ihr Unternehmen in Gefahr bringen.

SoftwareOne war Teil des Early-Access-Programms von Microsoft. Sechs Monate lang haben wir mit Unternehmenskunden zusammengearbeitet, die Copilot für Microsoft 365 frühzeitig eingeführt haben, und aus erster Hand erfahren, wo die häufigsten Fallstricke liegen. Wir teilen diese Erkenntnisse, um Ihnen Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Ihre GenAI-Erfahrung am Arbeitsplatz wirklich transformativ ist.

1. Human Readiness - Menschen machen KI funktionsfähig

Copilot für Microsoft 365 bietet eine Vielzahl von unglaublichen Funktionen, aber das mögliche Potenzial hängt davon ab, ob Ihre Mitarbeitenden es richtig oder überhaupt nutzen. Wie bei jeder neuen Technologie liegt die Herausforderung nicht in der Technologie, sondern in der Akzeptanz derselben. Die Unternehmen müssen sich mit dem Qualifikationsdefizit auseinandersetzen, mit dem sie konfrontiert sind, und mit der Kommunikation, dem Lernprozess und dem Veränderungsmanagement, die erforderlich sind, um alle Mitarbeitenden an Bord zu holen. Zwei Drittel der großen Veränderungsvorhaben scheitern .... und Copilot für M365 ist ein großes Veränderungsprojekt.

Basierend auf den Erfahrungen, die wir aus erster Hand mit Early-Adopter-Kunden gemacht haben, hat SoftwareOne bereits "Unboxing Experiences" mit Handbüchern, Demos, Anwendungsfällen, Leitfäden für den Alltag, Schnellstartanleitungen, Schulungen, Kommunikationsplänen, einem Centre of Excellence-Rahmen, Richtlinien für die akzeptable Nutzung, Ethikrichtlinien und Adoptionsprogrammen entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, den Wert ihres Copilot-Kaufs zu maximieren.

Sie müssen das nicht alleine machen oder alles von Grund auf neu aufbauen. Wir können Ihnen helfen, schnell, aber effektiv durchzustarten.

2. Organisatorische Bereitschaft - Planen Sie den Erfolg

Das Potenzial für GenAI am Arbeitsplatz ist enorm und greifbar. Dieser Bericht von Microsoft, der auf Tests und Untersuchungen mit frühen Nutzern basiert, ist der Beweis dafür. Wenn Sie jedoch aus Angst, etwas zu verpassen, in Copilot für M365 investieren, anstatt eine klar definierte Strategie mit KPIs, OKRs oder einer erklärten Investitionsrendite zu haben, werden Sie nicht in der Lage sein, den Erfolg zu messen oder darauf aufzubauen. Es ist wichtig zu erkennen, dass Copilot kein Produkt ist, das für alle passt. Nutzung und Ergebnisse hängen von der Nutzergemeinschaft, ihrer Rolle und Funktion ab. Dies muss bei der Planung Ihrer Copilot-Nutzung berücksichtigt werden.

Ein weiteres Schlüsselelement, das berücksichtigt werden muss, ist die Schatten-KI, d. h. die unbefugte Nutzung von nicht genehmigten KI-Tools. Die Wahrheit ist, dass Arbeitnehmer bereits KI verwenden, unabhängig davon, ob Unternehmen davon wissen oder es gut finden. Mitarbeitende können unwissentlich Betriebsgeheimnisse preisgeben oder die Verschwiegenheitspflicht verletzen, indem sie das falsche Tool verwenden, wodurch Unternehmen einem rechtlichen Risiko ausgesetzt sind.

Die Einführung von Copilot für M365 bietet eine neue Chance und die Notwendigkeit, Richtlinien, Grundsätze und Verfahrensregeln zu veröffentlichen, um geistiges Eigentum zu schützen und Vertrauen sowohl intern als auch bei den Kunden aufzubauen. KI hat bereits ethische Fragen aufgeworfen. Dies ist eine Gelegenheit, Ihre ethischen Richtlinien zu definieren und den Ruf Ihres Unternehmens zu schützen.

3. Technologische Bereitschaft - Anwendungen, Daten und Zugang in Einklang bringen

Eine erfolgreiche Einführung von Copilot für Microsoft 365 hängt davon ab, dass mehrere technische Komponenten eingerichtet und miteinander verbunden sind. Angefangen bei den Anwendungen, das ist die Front-End-Schnittstelle, mit der die Benutzer vertraut sind, wie Word, Outlook, Teams, PowerPoint und Excel. Damit Copilot funktioniert, müssen Sie bestimmte Anwendungen bereitstellen und aktivieren. Dieser Artikel beschreibt alle Anwendungen, die Sie benötigen, sowie die Netzwerkanforderungen, den bedingten Zugriff und die Zugriffskontrolle.  Wenn Sie heute bereits Microsoft 365 E3 oder E5 verwenden, erfüllen Sie wahrscheinlich bereits die meisten der Voraussetzungen. Wenn nicht, müssen Sie vor der Einführung von Copilot mehr Zeit für die Einrichtung Ihrer Kernanwendungen aufwenden.

Diese Front-End-Apps interagieren mit Microsoft Graph, der Zugriffsmethode für alle Ihre Unternehmensinformationen. Diese Daten werden in das Large Language Model (LLM) eingespeist, die KI-Engine, die die über Microsoft Graph gesammelten Informationen verarbeitet und diese mithilfe von Semantic Index for Copilot indiziert. Sie möchten zwar, dass Ihre Daten über Graph zugänglich sind, aber aus Sicherheitsgründen ist es wichtig, nur so viel Zugang zu gewähren, dass die Benutzer nur auf die Informationen zugreifen können, die sie auch sehen dürfen. Sie möchten nicht, dass jeder Mitarbeiter Copilot auffordern kann, die Gehälter aller Mitarbeitenden bereitzustellen!  In diesem Blog von SoftwareOne wird dies ausführlicher erläutert, während dieser Microsoft-Artikel weitere Einzelheiten zu Sicherheit, Datenschutz und Datenaufenthalt enthält.

4. Bereitschaft zur Lizenzierung - klein anfangen, groß denken

Da die Anzahl der Lizenzen, die Sie für Copilot für M365 kaufen können, nicht mehr begrenzt ist, mag es verlockend sein, einfach loszulegen. Bevor Sie jedoch kaufen, sollten Sie sich Gedanken über Ihre bestehenden Microsoft-Lizenzen machen und darüber, ob Sie über die richtige Lizenzstufe verfügen, um angemessene Sicherheit zu gewährleisten. Wir haben einen Blog verfasst, der sich mit den verfügbaren Lizenztypen und deren Auswirkungen auf Ihre bestehenden Microsoft-Lizenzen befasst.

Ausgehend von den Erfahrungen mit den ersten Anwendern, von denen viele große Unternehmen mit umfangreichen IT-Teams waren, um alle technischen Systeme einzurichten, raten wir kleineren und mittleren Unternehmen, klein anzufangen. Sprechen Sie mit SoftwareOne über den Kauf einer begrenzten Anzahl von Lizenzen für die Einrichtungs- und Vorbereitungsphase, bevor Sie mit einer umfassenden Einführung beginnen. In der Zwischenzeit können unsere Experten Sie beraten, wie Sie Ihr Unternehmen vorbereiten und Ihnen das bestmögliche, auf Ihre Anforderungen abgestimmte Lizenzangebot unterbreiten können.