Copilot pour Microsoft 365 étant désormais disponible pour tous, la course est lancée pour que les organisations soient les premières à utiliser cette technologie révolutionnaire de GenAI. Cependant, la différence entre des résultats simplement "corrects" et "exceptionnels" tient sur quatre éléments critiques du déploiement. Si l'un d'entre eux est négligé, votre Copilot pour Microsoft 365 pourrait ne pas offrir l'expérience de transformation organisationnelle que vous espérez.
Avant de vous y plonger, marquez un temps d’arrêt. La pression mise sur les budgets informatiques requiert de faire plus avec moins. Copilot pour Microsoft 365 à un coût de 30 $ par personne par mois. Utilisée correctement, la solution peut permettre à vos utilisateurs de récupérer ce coût en une seule journée grâce au temps économisé et à la qualité accrue du contenu. Cependant, à moins que vos utilisateurs ne sachent comment l'utiliser et que la configuration technique, de la sécurité, des accès soient correctes et que les données, les systèmes et les politiques soient organisés, il est probable que vous n’en voyiez pas les mêmes retours. Vous pourriez même exposer votre organisation à des risques.
SoftwareOne a fait partie du programme d'accès anticipé de Microsoft. Pendant six mois, nous avons travaillé avec des clients d'entreprise qui ont été parmi les premiers à adopter Copilot pour Microsoft 365 et nous avons pu voir de près les écueils courants. Nous partageons ces enseignements pour vous faire gagner du temps et vous garantir que votre expérience avec les outils GenAI soit réellement transformative.
Copilot pour Microsoft 365 offre une multitude de fonctionnalités incroyables, mais son potentiel dépend sa bonne utilisation par vos collaborateurs. Comme avec toute nouvelle technologie, le défi ne réside pas dans la technologie elle-même, mais dans son adoption. Les organisations doivent faire face au manque de compétences auquel elles sont confrontées et mettre en place la communication, la formation et la gestion du changement nécessaires pour impliquer tout le monde. Deux tiers des grandes initiatives de changement échouent... et M365 Copilot représente une initiative de changement majeure.
Sur la base de nos enseignements tirés de nos premiers clients ayant adopté la situation, SoftwareOne a déjà créé des "unboxing experiences" avec des manuels, des démonstrations, des cas d’usage, des guides de “journée type”, des guides de démarrage rapide, des formations, des plans de communication, un framework “Centre of Excellence”, des politiques d'utilisation acceptables, des lignes directrices éthiques et des programmes d'adoption pour aider les organisations à maximiser la valeur de leur achat de Copilot.
Vous n'avez pas à le faire seul ni à construire tout cela à partir de zéro. Nous pouvons vous aider à sortir rapidement des starting-blocks, de manière efficace.
Le potentiel de la GenAI est énorme et concret. Ce rapport de Microsoft, basé sur des tests et des recherches avec des early adopters en est la preuve. Cependant, si vous investissez dans M365 Copilot par peur de passer à côté plutôt que d'avoir une stratégie bien définie avec des KPIs, des OKRs ou un retour sur investissement cible, vous ne pourrez pas en mesurer le succès ni le renforcer. Il est important de reconnaître que Copilot n'est pas un produit universel. L'utilisation et les résultats dépendront de la communauté d'utilisateurs, de leur rôle et de leur fonction. Cela doit être pris en compte lors de la planification de l'utilisation de Copilot.
Un autre élément clé à prendre en compte est la “Shadow AI”, c'est-à-dire l'utilisation non autorisée d'outils IA non approuvés. La réalité est que les travailleurs utilisent déjà l'IA que les organisations le sachent ou non, et qu'elles l'apprécient ou non. Les employés peuvent involontairement divulguer des secrets d'entreprise ou enfreindre les règles de confidentialité en utilisant le mauvais outil, exposant ainsi les organisations à des risques juridiques.
L'adoption de M365 Copilot représente une nouvelle opportunité de publier des guidelines, des politiques et des procédures pour protéger la propriété intellectuelle et instaurer la confiance tant en interne qu'avec les clients. L'IA soulève déjà des questions éthiques. C'est l'occasion de définir vos lignes directrices éthiques et de protéger la réputation de votre entreprise.
La réussite du déploiement de Copilot pour Microsoft 365 dépend de la configuration et de la connexion de plusieurs éléments techniques. Tout commence par les applications, qui constituent l'interface utilisateur que les utilisateurs connaissent bien, telles que Word, Outlook, Teams, PowerPoint et Excel. Pour que Copilot fonctionne, vous devez avoir certaines applications déployées et activées. Cet article énumère toutes les applications dont vous aurez besoin, ainsi que les exigences réseau et de gestion des accès. Si vous utilisez Microsoft 365 E3 ou E5, vous répondez probablement déjà à la plupart des prérequis. Si ce n'est pas le cas, vous devrez consacrer plus de temps à la configuration de vos applications de base avant d'introduire Copilot.
Ces applications interagissent avec Microsoft Graph, qui est la méthode d'accès à toutes les informations de votre organisation. Cela alimente le grand modèle de langage (LLM), le moteur d'IA qui traite les informations qu'il recueille via Microsoft Graph, indexant ces informations à l'aide de Semantic Index for Copilot. Bien que vous souhaitiez que vos données soient accessibles via Graph, pour des raisons de sécurité, il est essentiel de fournir un accès “just enough” pour garantir que les utilisateurs n’aient accès qu'aux informations qui leur sont destinées. Vous ne voudriez pas que chaque employé puisse demander à Copilot de fournir les salaires de tout le personnel ! Cet article de SoftwareOne explique cela plus en détail, tandis que cet article de Microsoft donne plus de détails sur la sécurité, la confidentialité et la résidence des données.
Sans limite minimale sur le nombre de licences que vous pouvez désormais acheter pour M365 Copilot, il peut être tentant de simplement vous lancer. Cependant, avant d'acheter, réfléchissez à vos licences Microsoft existantes et vérifiez si vous avez le niveau de licence approprié pour assurer une sécurité adéquate. Nous avons rédigé un article traitant des types de licences disponibles et de leur impact sur vos licences Microsoft existantes.
Sur la base de notre expérience avec des early adopters, dont beaucoup étaient de grandes entreprises dotées d’importantes équipes informatiques pour mettre en place tous les systèmes techniques, nous conseillons aux organisations de taille plus petite à moyenne de commencer petit. Parlez à SoftwareOne de l'achat d'un nombre limité de licences à utiliser pendant la configuration et la préparation, avant de procéder à un déploiement à grande échelle. Entre-temps, nos experts peuvent vous conseiller sur la préparation de votre organisation et vous proposer la meilleure offre de licences possible en fonction de vos besoins.
SoftwareOne peut préparer votre organisation pour le déploiement de Microsoft 365 Copilot, en commençant par notre service Envision où nous explorons les possibilités offertes. Ces séminaires virtuels gratuits détaillent comment SoftwareOne aborde la préparation de Copilot et vous aidera à élaborer un plan d'adoption. Des conditions d'éligibilité s'appliquent.
Notre offre Discover Advisory, mobilise des experts IT, des spécialistes du licensing et des praticiens de la gestion du changement pour déterminer les prérequis nécessaires à la mise en œuvre de M365 Copilot dans votre organisation et identifier les domaines nécessitant des ajustements.
Une fois que vous êtes prêt, nous vous accompagnons dans le déploiement de M365 Copilot, sa mise en œuvre technique ainsi que dans l'adoption et la gestion du changement.
Consultez notre page dédiée à Copilot pour Microsoft 365 et programmez un entretien avec l’un de nos experts
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