Copilot for Microsoft 365

Microsoft 365 Copilot

Microsoft je v svoje vodilne produkte integriral kopilote, ki temeljijo na umetni inteligenci, s čimer je povečal učinkovitost kodiranja z GitHubom, revolucioniral produktivnost na delovnem mestu z Microsoft 365, preoblikoval izkušnjo iskanja z brskalnikoma Bing in Edge ter zagotovil brezhibno kontekstualno vrednost v različnih aplikacijah in računalnikih z operacijskim sistemom Windows.

Zdaj na voljo tudi v slovenskem jeziku, ta celovit spremljevalec z umetno inteligenco nemoteno združuje spletni kontekst, podatke o delu in dejavnosti računalnika v realnem času ter tako ponuja izboljšano pomoč, pri čemer daje prednost vaši zasebnosti in varnosti.

Lahko rečemo, da ta sklop generativnih orodij umetne inteligence, vgrajenih v paket aplikacij Microsoft 365, dramatično spreminja naš način dela. Toda kaj je to? Kako bo koristilo organizacijam in zaposlenim? In kaj morate upoštevati, preden ga uvedete?

1. Kaj je Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot je ime, ki ga je Microsoft dal GenAI orodjem, ki se integrira v obstoječe aplikacije Microsoft 365. Družina produktov vključuje tudi druge kopilote, ki jih je razvil Microsoft, kot so GitHub Copilot, Copilot za Bing in drugi. Ta pregled se osredotoča predvsem na Microsoft 365 produkte.

Word, Excel, PowerPoint, Outlook in Teams so gradniki produktivnosti, ki jih zaposleni uporabljajo vsak dan. Vendar pa povprečen zaposleni uporablja le del funkcij, ki jih te aplikacije ponujajo. Poleg tega precejšen del dneva namenijo oblikovanju ali iskanju dokumentov, razlagi podatkov, upravljanju pogovorov ali razmnoževanju dokumentov, ki so bili predhodno večkrat ustvarjeni.

Microsoft 365 Copilot deluje kot njihov osebni asistent, ki jim pomaga poenostaviti vsakodnevna opravila, povečati produktivnost in zagotoviti koristne vpoglede, zaradi česar je njihova izkušnja z Microsoft 365 lažja in učinkovitejša.

Z Microsoft 365 Copilotom lahko zaposleni dosežejo več z dostopom do vseh pomembnih informacij v organizaciji, da lahko hitro sprejmejo prave odločitve in ukrepe.

Kot lahko vidite, so kopiloti v poslovnih aplikacijah Microsoft 365 le del širše družine Microsoft Copilot, ki je del širšega GenAI sistema. Vendar je ta poseben sklop orodij deležen tolikšne pozornosti zato, ker bo bistveno vplival na to, kako zaposleni opravljajo svoje vsakodnevno delo.

3. Kako Microsoft 365 Copilot deluje v okviru M365?

Microsoft 365 Copilot združuje Microsoft Graph z LLM in v paket za produktivnost vnaša umetno inteligenco, ki uporablja informacije o vaši organizaciji. Tukaj je opisano, kako:

Microsoft Graph je "kontekst", v katerem delajo vaši zaposleni. Predstavljajte si ga kot vrata do vseh podatkov in inteligence v Microsoft 365 - vse od vaših datotek v SharePointu ali OneDrivu do koledarja, iskanja, e-pošte, planerja, stikov, Teams, OneNote, To Do, Viva Insights in še več.

LLM uporablja umetno inteligenco za Microsoft Graph. Microsoft uporablja LLM, ki temelji na GPT-ju, istem LLM-ju, ki se uporablja za storitve Bing. LLM se usposablja na ogromnih količinah javnih podatkov, vključno s knjigami, spletnimi mesti in članki. To mu pomaga razumeti jezik, kontekst in pomen. To ljudem omogoča uporabo običajnega jezika za hitro iskanje informacij, izdelavo stvari ali preučevanje podatkov.

Storitev Azure Open AI gosti LLM za Microsoft 365 Copilot v Microsoftovem oblaku. LLM se ne usposablja na vaših podatkih, prav tako ne deli nobenih informacij zunaj vašega korporativnega okolja. Poleg tega samodejno podeduje varnostne politike, politike skladnosti in zasebnosti vaše organizacije za Microsoft 365.

Zaposleni lahko inteligenco LLM-ja na Grafu uporabijo za hitro iskanje, ustvarjanje in analiziranje informacij z uporabo svojih običajnih orodij za produktivnost. Dostopajo lahko le do informacij, ki so jim dovoljene.

4. Katere so glavne prednosti Microsoft 365 Copilota?

Glavna prednost je močno povečana produktivnost, ki posledično vodi k:

• več časa za strateške, inovativne projekte,
• večji ustvarjalnosti,,
• manj zapravljenemu trudu,
• hitrejšemu času za vstop na trg,
• h konkurenčni prednosti,
• k večjim prihodkom ter
• zmanjšanim stroškom.

McKinsey napoveduje, da bi lahko avtomatizacija delovnih procesov z uporabo GenAI na delovnem mestu absorbirala od 60 do 70 % časa zaposlenih in jim tako sprostila čas za opravljanje drugih nalog. Nadzorovana študija Univerze Stanford je pokazala, da se je produktivnost delavcev z uporabo GenAI povečala za 15-35 %. Toda kako se ta produktivnost doseže?

1. Avtomatizacija ponavljajočih se nalog: Kopiloti z umetno inteligenco lahko prevzamejo vsakdanja, dolgotrajna opravila, kot so vnos podatkov, urejanje datotek in oblikovanje vsebine, ter tako sprostijo čas zaposlenih za bolj strateško ali ustvarjalno delo.
2. Pospešite ustvarjanje: Namesto da bi vsakič znova začeli nov dokument ali predstavitev od začetka, se borili z oblikovanjem ali zagotavljanjem skladnosti z blagovno znamko, jih lahko kopiloti z umetno inteligenco ustvarijo takoj in uporabniku dajo prvi osnutek, na katerem lahko gradi. Prav tako ponudi predloge za izboljšanje jasnosti, berljivosti ali točnosti podatkov.
3. Analizirajte podatke: Kopiloti lahko hitro obdelajo velike količine informacij, prepoznajo vzorce in trende ter predstavijo uporabne vpoglede za učinkovito sprejemanje odločitev.
4. Pomoč v realnem času: Uporabniki lahko dobijo ustrezno in pravočasno podporo med ključnimi procesi odločanja ali ustvarjanja dokumentov. Proaktivno bo ponujal predloge, kot so možnosti oblikovanja, izboljšave strukture dokumenta ali nasveti za analizo podatkov.
5. Omogočite nemoteno komunikacijo: Microsoftov kopilot zgošča pogovore v Teams, e-poštne niti, različne delovne tokove ali različice dokumentov, skenira in povzema informacije v celotnem paketu M365, tako da vsi ostanejo na isti strani.

5. Delovanje v aplikacijah 

Microsoft Word

Scenarij: Na hitro morate pripraviti ponudbo za stranko.

Kako M365 Copilot pomaga: Microsoft 365 Copilot v Wordu lahko pripravi predlog na podlagi vaših zapiskov iz OneNote aplikacije in drugih internih dokumentov. Copilot skenira datoteke in ustvari prvi osnutek. Copilotu lahko naročite, da osnutek oblikuje v skladu z vašo celostno grafično podobo, ne da bi za oblikovanje porabili več ur. Copilot lahko vaš dokument okrepi tudi tako, da predlaga pogosto zastavljena vprašanja in odgovore, ki jih bo napisal namesto vas.

Prednosti: Prihranjene ure z zbiranjem ažurnih opomb in ustreznih dokumentov v eno datoteko, ustvarjanjem prvega osnutka, oblikovanjem in inteligentnimi predlogi. Namesto, da bi zaposlen porabil ure za pripravo dokumenta, se lahko osredotoči na popravke prvega osnutka.

Microsoft Excel

Scenarij: Analizirati morate prodajne rezultate tega četrtletja, da bi ugotovili trende.

Kako M365 Copilot pomaga: Z uporabo naravnega jezika lahko Copilota prosite, da vaše podatke pretvori v poslovne trende. Poglobite se v določen trend in Copilot bo ustvaril nov list. Na primer, vprašate lahko, kaj je povzročilo zmanjšanje prodaje določene linije izdelkov, ali dodate scenarij "Kaj če", da ugotovite, kaj bi se lahko zgodilo, če bi spremenili določene parametre. Copilot bo podal odgovore in vodnik po korakih, kako je prišel do rešitve. Te podatke lahko nato pretvori v grafe za enostavno vizualizacijo podatkov.

Prednosti: Zmanjšajte čas, porabljen za iskanje ali sestavljanje formul. Prepoznajte trende, ustvarite zmogljive vizualizacije in pridobite priporočila za doseganje različnih rezultatov.

Microsoft PowerPoint

Scenarij: Predlog za stranko morate pretvoriti v prezentacijo, ki jo lahko predstavite, ne da bi jo ustvarili od začetka.

Kako M365 Copilot pomaga: Prosite Copilota, da vaš predlog v Wordu pretvori v PowerPoint. (Deluje tudi v drugo smer). Tako dobite prvi osnutek prezentacije. Z uporabo naravnega jezika prosite Copilota, naj doda nove diapozitive, diapozitive naredi bolj vizualne, doda animacije in na dno vsakega diapozitiva vključi opombe govorca.

Prednosti: Ogromno prihranjenega časa, zagotavljanje doslednosti v prvotnem predlogu in prezentaciji ter izboljšane predstavitvene sposobnosti, saj so diapozitivi bolj vizualno privlačni, z ustreznimi opombami govorca.

Microsoft Teams

Scenarij: Ste pozni na Teams sestanek ali imate v koledarju paralelni klic? Kako lahko nadoknadite zamujeno?

Kako M365 Copilot pomaga: Copilot vam lahko naredi povzetek sestanka, na katerega ste prišli pozno ali ga v celoti zamudili. Posebej bo izpostavil sprejete odločitve, dodeljene naloge in ali je bilo govora o vas ali vaših strankah. Z dodatnimi vprašanji se lahko poglobite v občutke in glavne točke razprave na sestanku z jasnim seznamom ukrepov, ki jih morate izvesti. Prepise sestankov lahko uporabite za ustvarjanje dokumentov, akcijskih načrtov ali skupnih seznamov opravil.;

Prednosti: Prihranek časa in izboljšani sestanki, na katerih bodo udeleženci spodbujeni, da ostanejo osredotočeni in pripravijo ključne ukrepe.

Microsoft Outlook

Scenarij: Po dopustu na vas čaka ogromno neprebranih elektronskih sporočil. Tako jih lahko čim bolj optimalno prioritizirate.

Kako M365 Copilot pomaga: ;Copilot razvrsti vaš e-poštni predal in loči prednostna sporočila od drugih. Naredi vam lahko povzetek celotne niti e-poštnih sporočil z najpomembnejšimi informacijami, ki odražajo najbolj aktualno stanje. S Copilotom lahko hitro in enostavno odgovorite na pomembno e-poštno sporočilo, ki zahteva bolj podrobno analizo glede na Excel datoteko - le priložite jo in Copilot avtomatsko generira odgovor. Tega lahko potem prilagodite glede na ton pisanja in dolžino.

Prednosti:Prihranek časa s filtriranjem nepomembnih e-poštnih sporočil, kar omogoča osredotočanje na ključne zadeve, ki spodbujajo rast podjetja.

6. Kako pripraviti organizacijo na Microsoft 365 Copilot

Naj bo Microsoft 365 Copilot še tako vznemirljiv, pa mora vsaka organizacija pred uvedbo nove tehnologije oceniti svojo pripravljenost na njo. Potrebne bodo licenčne, tehnološke in organizacijske spremembe. Če ne boste ustrezno pripravljeni, lahko uvedba GenAI orodja na delovno mesto prinese varnostna tveganja, nepotrebne stroške in motnje v delovnem procesu.