Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot

Microsoft 社は、AIを搭載したCopilotを主力製品に統合し、GitHubによるコーディングの効率化、Microsoft 365によるワークプレイスの生産性革命、BingとEdgeによる検索体験の再構築、Windowsによる様々なアプリケーションやPCを横断したシームレスなコンテキスト価値の提供などを行っています。

Microsoft365製品群に組み込まれたこの一連の生成AIツールは、私たちの働き方を永遠に劇的に変えると言っても過言ではありません。しかし、それは何なのでしょうか？組織や従業員にどのようなメリットをもたらすのでしょうか？また、導入前に検討すべきことは何でしょうか？

1. Copilot for Microsoft 365とは

Copilot for Microsoft 365は、Microsoft 社の生成AIツールの名称であり、既存のMicrosoft 365ツール群を含むMicrosoft 製品に統合されています。 この製品ファミリーには、GitHub Copilot、Copilot for Bingなど、Microsoft 社が開発した他のCopilotも含まれています。 以下の製品概要は、特にMicrosoft 365製品に焦点を当てています。

Word、Excel、PowerPoint、Outlook、そしてTeamsは、従業員が日常的に使用する生産性の構成要素です。 しかし、平均的な従業員は、これらのツールが提供する機能のほんの一部しか使用していないばかりか、1日の大半を、文書の書式設定や検索、データの解釈、会話の管理、過去に作成した文書を何度も再作成することに費やしています。

Copilot for Microsoft 365はお客様のアシスタントとして、日常業務の簡素化、生産性の向上、役立つノウハウの提供を支援し、Microsoft 365の利用をよりスムーズで効率的なものにします。

Copilot for Microsoft 365を使用すると、従業員は組織内のすべての関連情報にアクセスし、適切な意思決定と行動を迅速に行うことができるようになります。

ご覧の通り、Microsoft 365ビジネスアプリケーション内のCopilotsは、より広範なCopilot for Microsoft 365ファミリーの一部に過ぎず、ひいてはより広範な生成AIムーブメントの一部でもあります。 しかし、この特定のツール群がこれほど注目されているのは、従業員の日々の仕事の進め方に劇的な影響を与えるからです。

3. Copilot for Microsoft 365はM365でどのように機能するのか？

Copilot for Microsoft 365は、Microsoft GraphとLLMを組み合わせ、企業組織内の情報を利用してオフィススイート製品に人工知能を組み込みます。その方法は次のとおりです：

Microsoft Graph は、従業員が仕事をする際の「バックグラウンド」です。 SharePointやOneDriveのファイルから、カレンダー、検索、メール、プランナー、連絡先、Teams、OneNote、To Do、Viva Insightsなど、Microsoft 365のすべてのデータとインテリジェンスへの入口とお考えください。

LLMは Microsoft Graph に人工知能を応用しています。Microsoft社は、Bingに使用されているGPTベースのLLMを使用しています。LLMは、書籍、ウェブサイト、記事を含む膨大な量の公開データで訓練されており、これは、言語、文脈、意味を理解するのに役立ちます。これにより、人々は通常の言語を使って情報を検索したり、何かを作ったり、データを素早く研究したりすることができるのです。

Azure Open AI サービスは、Copilot for Microsoft 365 用 LLM を Microsoft クラウドでホストします。 LLMは、お客様の組織データを使用して学習することはなく、お客様の企業環境の外部で情報を共有することもありません。 また、Microsoft 365のセキュリティ、コンプライアンス、プライバシーポリシーも自動的に継承されます。

従業員は、LLMのインテリジェンス オン グラフを利用し、普段使っている生産性ツールを使って、情報を素早く検索、作成、分析することができます。 社員は、閲覧を許可された情報のみにアクセスすることができます。

4. Copilot for Microsoft 365の主な強みは何か？

その最大の利点は、以下の様な生産性の大幅な向上にあります：

• 戦略的で革新的なプロジェクトにより多くの時間を確保
• 雑務の負担を減らすことによる、創造性の向上
• 無駄な労力を削減
• 市場投入までの時間を短縮
• 競争上の優位性
• 収益を増加
• コストの削減

McKinsey 社は、職場で生成AIを利用することで作業活動が自動化されれば、従業員の時間の60～70％が吸収され、他の業務に従事できるようになると予測しています。 そしてスタンフォード大学による対照研究では、生成AIの利用によって労働者の生産性が15～35％向上することが示されています。しかし、この生産性はどのようにして達成されるのでしょうか？

1. 反復作業を自動化： AI copilotは、データ入力、ファイル整理、コンテンツ整形など、雑多で時間のかかる仕事を引き受け、従業員の時間をより戦略的で創造的な仕事にあてることができるようにします。
2. 作成業務を加速： 毎回ゼロから新しい文書やプレゼンテーションを作成し、書式やブランドの確認に苦労する代わりに、AI copilotはユーザーに最初のドラフトを提供し、それを基に即座に作成することができます。 また、分かりやすさ、読みやすさ、データの正確性を高めるための提案も行います。
3. データの分析：Copilotは、大量の情報を迅速に処理し、パターンと傾向を特定し、実用的なノウハウを提示して、効果的な意思決定を促すことができます。
4. コンテキストを意識したリアルタイム支援： 重要な意思決定や文書作成プロセスにおいて、お客様は適切でタイムリーなサポートを受けることができます。 また書式オプション、文書構造の改善、データ分析のヒントなどの提案を積極的に提供します。
5. シームレスなコミュニケーションの実現： Teams上の会話、電子メールのスレッド、異なるワークフロー、様々なバージョンの文書類など、Copilot for Microsoft 365はM365製品全体の情報をスキャンして要約し、全員が共通認識を保てるようにします。

5.アプリケーション別：Copilot for Microsoft 365の動作イメージ

Microsoft Word

シナリオ：あなたは企画書の締め切りに追われていますが、行き詰まってしまいました。

Copilot for Microsoft 365がどう役立つか： Copilot for Microsoft 365 in Wordは、OneNoteの顧客メモやその他の社内文書に基づいて提案書の下書きを作成します。 Copilotはファイルをスキャンして最初の草案を作成します。何時間もかけて書式を整えることなく、過去の文書を取り込むことで、他の提案書と同じような、当社の文書らしい文書に仕上げることができます。 Copilotは、FAQを提案することで文書をより良いものにすることも可能です。

メリット：Copilotは、最新のメモや関連する過去の文書を1つのファイルにまとめ、初稿を作成し、書式を整え、賢明な提案をすることで、あなたの時間を節約します。作業が進まず白紙のページを見つめる代わりに、あなたは既に完成度の高い初稿を微調整するだけで済みます。

Microsoft Excel

シナリオ：あなたは今期の販売実績を分析し、傾向を把握する必要があります。

Copilot for Microsoft 365がどう役立つか：あなたは自然言語を使用して、Copilot for Microsoft 365にデータをビジネストレンドに変換するよう依頼できます。 特定の傾向を深く掘り下げると、Copilot for Microsoft 365が新しいシートを作成し、データを扱うサンドボックスとして使用します。 たとえば、特定の製品ラインの売上が減少した原因を尋ねたり、特定のパラメータを変更した場合に何が起こるかを判断するために「もしも」のシナリオを追加したりできます。 Copilotは答えと、解決策を導き出すまでのステップバイステップのガイドを提供します。 さらにそのデータをグラフに変換、簡単に視覚化してくれます。

メリット：Copilotは、数式の検索や作成に費やす時間を削減します。 またトレンドを特定し、強力なグラフを作成し、さまざまな結果を導くための推奨事項を得ることができます。

Microsoft PowerPoint

シナリオ：あなたはお客様向けの提案書を、ゼロから作成すること無く、プレゼンテーション資料にする必要があります。

Copilot for Microsoft 365がどう役立つか：CopilotにWordの企画書をPowerPointに変換してもらうよう依頼します。(逆も可能です）。 これで最初の草稿ができます。 自然言語を使用して、Copilotに新しいスライドの追加、スライドのビジュアル化、アニメーションの追加、各スライドの下部への発言者ノートの追加を依頼することができます。

メリット：当初の提案書と顧客向けプレゼンテーションの一貫性を確保することで、膨大な時間を節約し、また適切なスピーカーの注釈付きでより視覚に訴えるスライドを作成することでプレゼンテーションの効果を向上させる事ができます。これで商談成立の可能性は格段に高まります。

Microsoft Teams

シナリオ：あなたはチームミーティングに遅刻したり、予定が重なったりして欠席しなければなりません。どうやってフォローしますか？

Copilot for Microsoft 365がどう役立つか：Copilotは、あなたが遅刻したり、欠席したりした会議においてなされた議論の要約を提供します。 そして、決定事項、あなたに割り当てられた仕事、あなたやあなたのお客様について議論されたかどうかについて強調表示されます。 自然言語による質問を使用することで、1時間にも及ぶ会議の録音を再度視聴することなく、会議の感情や主要な論点を掘り下げ、取るべき行動を明確にリストアップすることができます。 また、会議の記録は、文書、アクションプラン、共有To Doリストの作成に使用できます。

メリット：時間を節約し、会議を改善することで、出席者は集中力を維持し、重要な行動を起こすことが可能となります。

Microsoft Outlook

シナリオ：緊急性の高いメールに優先的に返信できるよう、あなたは仕事から離れても、全てのメールを確認する必要があります。

Copilot for Microsoft 365がどう役立つか：Copilotは受信トレイの優先順位を判断し、優先順位が高いものとそうでないものを分別します。 メールのスレッドを要約し、最新の関連性のある最新の状態に凝縮します。 Copilotはあなたが返信の下書きを作成する作業を支援し、必要に応じてExcelからデータを取り出して具体的な詳細を追加することもできますので、あなたは返信文の表現、長さ、追加内容を微調整すれば完了です。

メリット：Copilotは、重要でない電子メールを除外することで、あなたの時間を節約し、ビジネスの成長を促進する重要な問題に集中できるようにします。

6. Copilot for Microsoft 365導入のための準備とは

Copilot for Microsoft 365はエキサイティングなソリューションですが、お客様企業はこの新しいテクノロジーを導入する前にその準備状況を評価する必要があります。 特にライセンス、テクノロジー、組織の変更が必要になってきますが、もし十分な準備ができていなければ、職場に生成AIを導入することでセキュリティリスク、不必要なコスト、ワークフローの混乱がもたらされる可能性が出てきます。

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