Copilot for Microsoft 365

Microsoft Copilot

Microsoft 已将 AI 驱动的副驾驶集成到其旗舰产品中，通过 GitHub 提高编码效率，通过 Microsoft 365 更有效地改变工作场所生产力，通过 Bing 和 Edge 重塑搜索体验，并在各种应用程序和 Windows PC 上提供无缝的上下文价值。

自 2023 年 11 月 1 日起，内置 Copilot 将可用于所有 Microsoft 365 应用程序。与此同时，Microsoft 开始了将其所有副驾驶统一作为一个由 Microsoft Copilot 陪伴的旅程。这款卓越的 AI 副驾无缝集成了 Web 上下文、工作数据和实时 PC 活动，以提供增强的帮助，同时优先考虑您的隐私和安全。

毫不夸张地说，M365 产品套件中内置的这套生成式 AI 工具将改变我们的工作方式。但它是什么？它将如何使组织和员工受益？在推出它之前，您需要考虑什么？

1. 什么是 Microsoft Copilot？

Microsoft Copilot是Microsoft给GenAI工具起的名字，它将很快集成到Microsoft产品中，包括现有的Microsoft 365工具套件。该产品系列还包括Microsoft开发的其他Copilot，例如GitHub Copilot，Copilot for Bing等。以下产品概述将特别关注 Microsoft 365 产品。

Word、Excel、PowerPoint、Outlook 和 Teams 是员工日常使用的生产力构建块。但普通员工仅使用这些工具提供的一小部分功能。此外，他们每天的大部分时间都用于格式化或查找文档、解释数据、管理对话或复制以前多次创建的文档。

Microsoft Copilot 充当他们的个人助理，帮助简化日常任务、提高生产力并提供有用的见解，使他们的 Microsoft 365 体验更顺畅、更高效。

借助 Microsoft Copilot，员工可以通过访问组织内的所有相关信息来快速做出正确的决策并采取正确的行动，从而实现更多目标。

如您所见，Microsoft 365 业务应用程序中的 Copilot 只是更广泛的 Microsoft Copilot 系列的一部分，而该系列又是更广泛的 GenAI 运动的一部分。但是，这套特殊的工具之所以受到如此多的关注，是因为它将极大地影响员工的日常工作方式。

3. Microsoft Copilot 如何在 M365 中工作？

Microsoft Copilot 将 Microsoft Graph 与 LLM 相结合，使用组织内的信息将人工智能引入生产力套件。方法如下：

Microsoft Graph 是员工工作的“上下文”。将其视为 Microsoft 365 中所有数据和智能的网关 - 从 SharePoint 或 OneDrive 中的文件到日历、搜索、电子邮件、计划器、联系人、团队、OneNote、待办事项、Viva Insights 等。

LLM将人工智能应用于Microsoft Graph。Microsoft使用基于GPT的LLM，与用于支持Bing的LLM相同。LLMs接受过大量公共数据的训练，包括书籍、网站和文章。这有助于它理解语言、上下文和含义。这使人们能够使用普通语言快速搜索信息、制作东西或研究数据。

Azure Open AI 服务在 Microsoft 云中托管 Microsoft Copilot 的 LLM。LLM不会对你的组织数据进行培训，也不会在你的企业环境之外分享任何信息。它还将自动继承组织的 Microsoft 365 安全性、合规性和隐私策略。

员工可以使用 Graph 上的 LLM 智能，使用他们常用的生产力工具快速查找、创建和分析信息。他们只能访问他们被允许查看的信息。

4. Microsoft Copilot的主要优势是什么？

更大的好处是生产力的大幅提高，这反过来又导致：

• 有更多时间进行战略性创新项目
• 通过消除简单任务的负担来提高创造力
• 减少浪费的精力
• 加快产品上市速度
• 竞争优势
• 增加收入
• 降低成本

麦肯锡预测，通过在工作场所使用GenAI实现工作活动的自动化可以占用员工60-70%的时间，使他们能够腾出时间来承担其他任务。斯坦福大学的一项对照研究表明，通过使用 GenAI 可以提高 15% - 35% 的员工生产力。但是，这种生产力是如何实现的呢？

1. 自动执行重复性任务：人工智能副驾驶可以承担平凡、耗时的任务，如数据输入、文件组织和内容格式，以腾出员工的时间从事更具战略性或创造性的工作。
2. 加速创建：人工智能副驾驶可以立即创建它们，而不是每次都从头开始一个新的文档或演示文稿，在格式或确保其品牌上苦苦挣扎，为用户提供初稿。它还提供了提高清晰度、可读性或数据准确性的建议。
3. 分析数据：副驾驶可以快速处理大量信息，识别模式和趋势，并提供可操作的见解，以推动有效的决策。
4. 情境感知的实时协助： 用户可以在关键决策或文档创建过程中获得相关、及时的支持。它将主动提供格式选项、文档结构改进或数据分析技巧等建议。
5. 实现无缝通信：无论是压缩团队、电子邮件线程、不同工作流程还是文档版本上的对话，Microsoft Copilot 都会扫描并汇总整个 M365 套件中的信息，确保每个人都保持在同一页面上。

5. 按应用程序操作的 Microsoft Copilot

Microsoft Word

场景：你正处于提案的截止日期，并且有写作障碍。

Copilot 如何提供帮助：Word 中的 Microsoft Copilot 可以根据 OneNote 中的客户注释以及其他内部文档起草建议。Copilot 扫描文件，创建初稿。你可以让Copilot通过提取以前的文档来使其看起来符合品牌并像其他提案一样，而无需花费数小时来格式化它。Copilot 还可以通过建议常见问题解答来加强您的文档，它将为您编写常见问题解答。

优势：通过将更新的笔记和相关的先前文档提取到一个文件中、创建初稿、格式化并提出智能建议，可以节省数小时。员工不是盯着空白页，而是有一个坚实的初稿可以调整。

Microsoft Excel

场景： 您需要分析本季度的销售结果以确定趋势。

Copilot 如何提供帮助：使用自然语言，您可以要求 Copilot 将您的数据转化为业务趋势。更深入地钻取到特定趋势，Copilot 将创建一个新工作表，用作处理数据的沙盒。例如，您可以询问是什么原因导致特定产品线的销售额下降，或者添加“假设”场景以确定如果您更改某些参数会发生什么。Copilot 将给出答案和关于如何得出解决方案的分步指南。然后，它可以将这些数据转换为图表，以便于数据可视化。

优势：减少搜索或构建公式所花费的时间。识别趋势，创建强大的可视化效果，并获取建议以推动不同的结果。

Microsoft PowerPoint

场景：您需要将您的客户提案变成一个幻灯片，您可以展示它，而无需从头开始创建它。

Copilot 如何提供帮助：让 Copilot 将您的 Word 提案转换为 PowerPoint。（反之亦然）。这为您提供了初稿。使用自然语言，让 Copilot 添加新幻灯片，使幻灯片更直观，添加动画，并在每张幻灯片的底部包含演讲者注释。

优势：节省了大量时间，确保了原始提案和客户演示的一致性，并通过使幻灯片更具视觉吸引力并带有适当的演讲者注释来提高演示技巧。完成交易的机会要高得多！

Microsoft Teams

场景：你迟到了加入 Teams 会议或发生冲突，需要错过它。你如何赶上？

Copilot 如何提供帮助：Copilot 可以为您提供迟到或错过的会议中的讨论摘要。它将突出显示做出的决定、分配的任务以及是否讨论了您或您的客户。使用自然语言问题，您可以深入了解会议的情绪和主要讨论点，并清楚地列出您需要采取的行动，而无需坐下来观看长达一小时的会议记录。会议转录可用于创建文档、行动计划或共享待办事项列表。

优势：节省时间并改善会议，鼓励与会者保持专注并制定关键行动。

Microsoft Outlook

场景：您需要在下班后阅读所有电子邮件。这样您就可以优先考虑紧急问题并首先回复它们。

Copilot 如何提供帮助： Copilot 会对您的收件箱进行分类。它总结了电子邮件线程，并将其浓缩为新的相关当前状态。它可以帮助您起草回复，并可以从 Excel 中提取数据以根据需要添加特定详细信息。您可以调整回复的语气、长度或其他上下文。

优势：这个游戏规则改变者通过过滤掉不重要的电子邮件来节省时间，从而专注于推动业务增长的关键问题。

6. 如何让您的企业为 Microsoft Copilot 做好准备

尽管 Microsoft Copilot 令人兴奋，但每个组织都需要在部署新技术之前评估其准备情况。需要对许可、技术和组织进行更改。如果没有做好充分准备，将GenAI引入工作场所可能会带来安全风险、不必要的成本和工作流程中断。

准备好让您的组织为 Microsoft Copilot 做好准备了吗？