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Como maximizar o valor do seu investimento na Microsoft

SoftwareOne blog editorial team
Equipe de Redação
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A Gestão de Ativos de Software (SAM, Software Asset Management) não se resume simplesmente a contar os softwares instalados e compará-los com os adquiridos pelo menor preço. SAM é sobre o processo como um todo, começando pela demanda inicial de software por parte de um usuário até o momento em que ele se torna obsoleto ou o investimento chega ao fim, garantindo que você obtenha o máximo valor do software adquirido. Você pode comprar a suíte mais cara pelo menor preço possível, mas qual é o benefício se você não a utiliza? Na verdade, seria provavelmente mais econômico adquirir apenas o que é realmente necessário, mesmo sem desconto algum.

Negociar um grande desconto pode gerar satisfação, mas não necessariamente leva ao melhor resultado. Concentrar-se em adquirir apenas o que realmente será utilizado e em maximizar o valor do seu investimento cria um resultado muito mais eficaz.
A man in a gray suit is smiling in front of a desk.

Chris van der Zwan

Business Owner Microsoft Advisory Services

Se você não sabe exatamente o que comprar, é provável que esteja comprando em excesso. Mesmo que o desconto seja alto, se você adquirir softwares que não utiliza, estará pagando mais do que deveria. Isso parece óbvio, mas ainda encontramos muitas empresas com softwares não utilizados. Compare com a compra de uma televisão: um varejista pode oferecer um grande desconto se você adquirir três televisões, mas, se você precisa apenas de uma, comprar três seria um desperdício de investimento. Para economizar ou, melhor dizendo, evitar custos desnecessários, é essencial saber o que é realmente necessário, e isso exige uma boa análise. Durante uma negociação, fiz uma brincadeira com um cliente sobre a música das Spice Girls: "I'll tell you what I want, what I really, really want," que significa “Eu vou te dizer o que eu quero, o que eu realmente, realmente quero” porque é crucial focar nas suas necessidades em vez de se deixar levar apenas pelo desconto.

1. Como se preparar para compras de software?

O primeiro passo é conversar com as áreas de negócios e os responsáveis pelos produtos para entender quais tecnologias são realmente necessárias. Todos precisam de uma aplicação completa do Office ou seria suficiente um ambiente de trabalho online? Esse modelo atende aos padrões de segurança da sua organização (como LGPD, ISO, etc.)? Sua empresa possui diferentes versões de uma mesma tecnologia e poderia optar por um pacote mais eficiente? Cada vez mais organizações estão adotando uma única plataforma. Isso também funcionaria para você? Garanta que o conhecimento correto esteja disponível, seja internamente ou com consultores externos. Realize sessões de planejamento estratégico (roadmap) para explorar o que a tecnologia pode oferecer e avaliar alternativas no mercado. Não esqueça de compartilhar esse roadmap e as metas da organização para alinhar expectativas e necessidades. Somente assim é possível maximizar o valor da tecnologia adquirida e investir apenas no que realmente será utilizado.

2. Quem precisa do software?

O segundo passo é considerar os diferentes perfis (personas) dentro da sua organização. Nem todos os colaboradores têm as mesmas necessidades tecnológicas. No passado, as empresas adquiriam pacotes iguais para todos, visando economizar na gestão e implantação. Hoje, com a infraestrutura fornecida por provedores de nuvem, é possível economizar de duas formas: na infraestrutura e atendendo demandas específicas dos usuários.

3. Saiba o que está instalado

O terceiro passo é fazer um inventário da base instalada. Como discutido anteriormente, isso não é exatamente Gestão de Ativos de Software (SAM). Aqui estamos falando sobre compras ou renovações de software. Certifique-se de ter especialistas para traduzir corretamente as informações do inventário. Os modelos de licenciamento são complexos e, com a expansão da tecnologia em nuvem, novas competências são necessárias. Já considerou conformidade com provedores de nuvem? Ou as possibilidades criativas de licenciamento, como Instâncias Reservadas, ambientes de Dev/Test, redimensionamento e reaproveitamento de licenças prévias? Esses aspectos são fundamentais para otimizar seu investimento.

4. Conheça seus direitos adquiridos

O quarto passo é analisar os direitos de uso de licenças existentes. Quais softwares você está autorizado a utilizar e o que foi comprado em contratos atuais e antigos? Muitas vezes, encontramos licenças que estão na "prateleira" sem o conhecimento da organização, gerando desperdícios que poderiam ser evitados.

Maximize o Valor do Seu Investimento em Microsoft

Depois de seguir esses quatro passos, um especialista pode analisar os dados e oferecer conselhos bem fundamentados, alinhados ao seu ritmo, roadmap, orçamento e necessidades específicas — "o que você realmente precisa". Isso garante que a tecnologia certa seja adquirida para o usuário certo.
A etapa final é a preparação para a negociação. Defina metas que não sejam apenas para o menor preço, mas também para o valor agregado e o relacionamento com o fornecedor ou parceiro. Se algo não funcionar corretamente, você precisará de um bom suporte pós-venda. Além disso, determine os requisitos técnicos e legais, como conformidade com LGPD, SLA e processamento de dados. Essa abordagem é conhecida como Bill of Materials (BOM), que inclui não apenas a lista de softwares, mas toda a demanda da organização.

Este artigo foi criado com base em anos de experiência assessorando organizações em seus contratos de software.

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