Beginnersgids voor het kopen van Copilot voor Microsoft 365

Deze week maakt Microsoft bekend dat Copilot voor Microsoft 365, de virtuele AI-assistent van Microsoft, nu beschikbaar is voor alle organisaties zonder minimale afname van 300 licenties.

Dat is goed nieuws voor alle bedrijven die willen starten met Copilot. Een pilot draaien met 50 medewerkers, dat kan vanaf nu. SoftwareOne begeleidt organisaties met de implementatie van Copilot, de adoptie onder de eindgebruikers en attendeert op het belang van de juiste voorbereiding in beveiligingsmaatregelen, om zo datalekken te voorkomen.

^* For Copilot Pro, access to Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and OneNote requires a Microsoft 365 Personal or Family subscription.

^** Commercial Data Protection applies when users are signed into their work account using their organisation's Entra ID.

Wat is Copilot voor Microsoft 365?

Copilot voor Microsoft 365 is de generatieve AI-oplossing van Microsoft die is geïntegreerd in de Office 365 toepassingen die de meeste mensen dagelijks gebruiken, zoals Word, PowerPoint, Outlook, Excel en Teams. Het maakt gebruik van een combinatie van Large Language Models (LLM’s) die zijn getraind tot een geavanceerd model (GPT-4) om inhoud te begrijpen, samen te vatten, te voorspellen en te genereren. Microsoft maakt met Copilot generatieve AI mogelijk in de Office 365 toepassingen, zonder dat de data je eigen Microsoft-omgeving (tenant) verlaat. Zo ontstaat een nieuwe manier van werken met je eigen bedrijfsdata.

Generatieve AI op de werkplek: een grote impact

Uit onderzoek van Microsoft blijkt dat 81% van de ‘early adopters’ minder tijd besteedt aan het zoeken naar informatie, dat vergaderingen volgens 73% van hen efficiënter verlopen, dat 79% van hen minder tijd kwijt is aan het verwerken van e-mail en dat 94% van hen het makkelijker vindt om aan een eerste concept van een project te beginnen met Copilot voor Microsoft 365.

Veel bedrijven hebben interesse in Copilot, maar willen eerst weten hoe deze AI-toepassing werkt in hun specifieke bedrijfsomgeving. Daarom is het uitstekend nieuws dat er geen minimaal aantal licenties meer afgenomen hoeft te worden. Nu kunnen alle bedrijven met een kleine kopgroep starten en op basis van use cases zien wat Copilot precies doet en wat de toegevoegde waarde is voor de organisatie.

Wat is de impact van Copilot op beveiligingsbeheer?

De implementatie van Copilot voor Microsoft 365 transformeert de manier van werken met bedrijfsdata. Daarmee verandert ook hoe bedrijfsdata vindbaar wordt en reproduceerbaar is middels prompts aan Copilot. Omdat Copilot gebruik maakt van álle bedrijfsdata binnen Microsoft 365 is het essentieel dat het inzichtelijk wordt welke risico’s daar binnen de organisatie bestaan en welke maatregelen genomen kunnen worden. Data kan namelijk ‘overshared’ zijn; medewerkers hebben toegang tot data zonder dat het wellicht de bedoeling is. Het risico bestaat dat bedrijfsgevoelige of privacygevoelige informatie gevonden, gereproduceerd en verder gedeeld wordt. De wijze van toegang tot Microsoft 365, je bedrijfsdata en de beveiliging van deze aspecten verdienen daarom extra aandacht.

Copilot vergaart en produceert op een slimme en snelle wijze informatie. Heel handig, maar het maakt ook kwetsbaarheden zichtbaar. Wij helpen bedrijven niet alleen bij het verkrijgen van deze inzichten, hoe ze Microsoft 365 en de data kunnen beschermen voordat ze Copilot breed uitrollen, maar helpen ook bij bewustwording en verantwoord omgaan met Copilot en bedrijfsdata vanuit adoptie perspectief. Een goede adoptiestrategie op basis van de geïdentificeerde use cases is van groot belang. Als medewerkers zomaar een licentie krijgen zonder begeleiding, dan is er een grote kans dat het geen goede ervaringen oplevert en dan schuiven medewerkers het aan de kant. Goede voorbereiding is dus essentieel voor adoptie, het veilig houden van je gegevens en het tegengaan van datalekken. Dit geldt natuurlijk voor grote én kleine bedrijven.

Het advies van SoftwareOne is dat organisaties eerst het effect van Copilot testen met een klein aantal licenties. Door er eerst ervaring mee op te doen identificeer je use cases die waarde toevoegen, zodat je de impact van volledige toepassing van generatieve AI op de werkplek kan beoordelen. Vink: “We helpen organisaties niet alleen in de voorbereiding, maar begeleiden ook de uitrol. Onderdeel van de uitrol kan ook het oprichten van een intern meldpunt zijn. Mocht er gevoelige informatie in de resultaten zichtbaar worden waar twijfel over ontstaat of dat de bedoeling is, dan is er een vangnet. Copilot is in de startfase een ‘work-in-progress’ waar veel aandacht voor informatiebeveiliging moet zijn.

Hoe verkrijgen organisaties licenties voor Copilot voor Microsoft 365?

Vanaf nu is het mogelijk om Microsoft 365 Copilot licenties binnen het CSP programma af te nemen via een geautoriseerde Microsoft-partner. Voorheen was Copilot voor Microsoft 365 alleen beschikbaar via een Enterprise Agreement (EA), maar Microsoft heeft nu bekendgemaakt dat organisaties de licentie kunnen kopen via het CSP-licentieprogramma. Copilot voor M365 is een add-on-licentie. Dit betekent dat je het aan een bestaande licentie moet toevoegen om het te gebruiken. Je kan Copilot voor M365 toevoegen aan de volgende zes bestaande licenties:

Welke invloed heeft een Copilot voor M365-licentie op bestaande licenties?

Copilot voor M365 is in tegenstelling tot een maandlicentie alleen verkrijgbaar als jaarlicentie. Als je bestaande jaarlicenties hebt, kun je ervoor kiezen om de Copilot-aankoop te laten samenvallen met de vervaldatum van je bestaande jaarlicenties. Hierdoor worden je bestaande licenties en de Copilot-licenties op hetzelfde moment verlengd, wat het licentiebeheer vereenvoudigt.

Als je een bestaande SoftwareOne DWE-klant bent (let op dat DWE de naam is voor ons bundelaanbod met CSP-licenties van Microsoft), dan kan je SoftwareOne Accountteam je helpen met de stappen om een Copilot voor M365-licentie toe te voegen aan je bestaande licenties. Als dit de eerste keer is dat je een Microsoft-licentie als deze bestelt bij SoftwareOne, zorgen onze Account-teams ervoor dat je een nieuw DWE-contract krijgt om de aankoop mogelijk te maken.

Wat zijn de technische vereisten om Copilot voor Microsoft 365 te implementeren?

Copilot werkt alleen als je bepaalde applicaties hebt geïmplementeerd. Als je vandaag al Microsoft 365 E3 of E5, A3 of A5 gebruikt, dan voldoe je waarschijnlijk al aan de meeste vereisten.

Op het hoogste niveau zijn dat:

• Microsoft Enterprise Apps voor 365
• Microsoft Entra ID
• Microsoft OneDrive
• Microsoft Outlook
• Microsoft Teams
• Microsoft Loop (dit moet zijn ingeschakeld op uw Microsoft-tenant)
• Microsoft Whiteboard

Meer informatie over het instellen van al deze opties, netwerkvereisten, voorwaardelijke toegang en toegangscontrole vindt u in dit artikel.