Maak een overtuigende Microsoft Copilot business case met deze 7 stappen

Microsoft 365 Copilot is ontworpen met het primaire doel om de productiviteit en samenwerking te verbeteren en om workflows te stroomlijnen en te automatiseren. De virtuele AI-assistent kost $30 per gebruiker per maand en is alleen beschikbaar voor Microsoft 365 E3- en E5-klanten. Het is dan ook van groot belang om de IT uitgaven in te calculeren en te verantwoorden, zodat je de financiering van een Microsoft 365 Copilot-implementatie kan rechtvaardigen. Daarom geven we je 7 stappen mee die je zullen helpen met het opstellen van een overtuigende business case voor Microsoft 365 Copilot.

In 7 stappen een business case voor M365 Copilot:

1. De voordelen van Microsoft 365 Copilot uitleggen

Benadruk de talrijke voordelen van Microsoft 365 Copilot, zoals verbeterde efficiëntie, verbeterde samenwerking en een verhoogde productiviteit. Illustreer hoe Microsoft 365 Copilot taken kan stroomlijnen, processen kan automatiseren en gepersonaliseerde hulp, aanbevelingen en bruikbare inzichten kan bieden. Het resultaat zal leiden tot verhoogde efficiëntie en verbeterde samenwerking, wat op zijn beurt zal leiden tot aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen en verbeterde bedrijfsresultaten op de lange termijn. Wil jij weten hoe je AI en Copilot voor Microsoft 365 het beste kan opnemen in je strategie voor 2024? Schrijf je dan in voor het webinar: AI en Copilot.

2. Benoem huidige behoeften en pijnpunten

Om een overtuigend argument te bieden voor licentie-investeringen, voer je een grondige beoordeling uit van de huidige behoeften en pijnpunten van jouw organisatie. Identificeer gebieden waar Microsoft 365 Copilot een aanzienlijke impact kan hebben, zoals het automatiseren van data-analyse, het vereenvoudigen van content creatie of het verbeteren van klantenondersteuning. Spits dat toe op specifieke rollen en afdelingen. Deze aanpak zal je helpen inzichtelijk te maken hoe Microsoft 365 Copilot aansluit bij de strategische doelstellingen van je organisatie op de lange termijn.

3. Kwantificeer de Return on Investment (ROI)

Stakeholders zijn vooral geïnteresseerd in de ROI van elke investering in technologie. Kwantificeer daarom de potentiële ROI om aan te tonen hoe een Microsoft 365 Copilot implementatie tastbare resultaten zal opleveren. Denk aan verwachte tijd- en kostenbesparingen, verhoogde productiviteit van werknemers en verbeterde klanttevredenheid. Gebruik metrics en data om je argumenten te ondersteunen. Illustreer hoe Microsoft 365 Copilot kan bijdragen aan algemene kostenbesparingen door repetitieve taken te automatiseren en de operationele efficiëntie te verbeteren. Geef tot slot een duidelijk inzicht in de financiële voordelen die Microsoft 365 Copilot je organisatie kan opleveren, met behulp van de uitgewerkte use cases in stap 2. Neem hier reacties in op (bijvoorbeeld quotes) van de mensen die je hebt gesproken. Zo geef je de use cases en berekeningen nog meer context.

4. Concurrentievoordeel laten zien

Leg uit hoe Microsoft 365 Copilot je organisatie een duidelijk concurrentievoordeel kan bieden. Benadruk de mogelijkheid om de besluitvorming te verbeteren, innovatie te versnellen en werknemers in staat te stellen zich te concentreren op strategische initiatieven in plaats van op alledaagse, repetitieve taken. Het is nog vroeg, maar er zullen organisaties zijn die deze technologie al hebben toegepast. Deze wetenschap kan je gebruiken om succesverhalen over de implementatie van Microsoft 365 Copilot te laten zien. Concrete voorbeelden van hoe deze technologie hun processen en resultaten heeft verbeterd, zullen je voorstel geloofwaardiger maken. Houd hiervoor ons overzicht met klantervaringen in de gaten. Senior stakeholders zullen een investering eerder steunen als ze elders bewezen resultaten zien. Tegelijkertijd kan een argument ook zijn: wacht niet tot een concurrent het heeft bewezen alvorens wij beginnen. Versterk dit argument met de opgehaalde use-cases en hoe zich dit verhoudt tot de organisatiedoelstellingen.

5. Aanpak van data security en compliance

Data security en compliance zijn cruciaal voor organisaties. Als je je voorbereidt op de benodigde licentie-investeringen, wees dan voorbereid om ook deze zorgen aan te pakken. Laat de inzet voor beveiliging en compliance zien en benadruk de verschillende maatregelen die zijn genomen om gevoelige informatie binnen het Microsoft 365-ecosysteem te beschermen. Microsoft 365 Copilot is gebouwd op een uitgebreide aanpak op het gebied van cybersecurity, compliance en privacy. Illustreer hoe deze services automatisch het beveiligingsbeleid en de beveiligingsprocessen van je organisatie bewaken, waardoor gegevensbescherming en privacy worden gewaarborgd. Pak ook het beleid aan rondom Shadow AI en bescherm je bedrijfsgegevens tegen ongewenste vormen van AI met Microsoft Security.

6. Ontwikkel een gefaseerde implementatiestrategie

Erken dat het introduceren van nieuwe technologie in een hele organisatie uitdagend kan zijn. Stel een gefaseerde implementatiestrategie voor die een geleidelijke adoptie en integratie van Microsoft 365 Copilot mogelijk maakt. Begin met een pilot op een specifieke afdeling om de voordelen te laten zien voordat je het uitbreidt naar andere afdelingen. Deze aanpak zal risico's beperken en tastbare voordelen tonen op een gecontroleerde manier.

7. Stem Copilot af op de strategie van de organisatie

Stem je business case af op de algemene strategie en prioriteiten van je organisatie. Toon aan hoe Microsoft 365 Copilot belangrijke initiatieven ondersteunt en bijdraagt aan het bereiken van strategische doelen. Dit kan senior stakeholders helpen om de technologie te zien als een investering in het toekomstige succes van de organisatie. Overweeg een ‘proof of concept’ of Pilot uit te voeren om de mogelijkheden van Microsoft 365 Copilot te laten zien. Dit kan tastbaar bewijs leveren van de waarde en senior stakeholders in staat stellen de voordelen zelf te ervaren.