Pripravenosť na M365 Copilot 1#: Riziko nadmerného zdieľania a ako ho riešiť

V digitálnom veku je efektívna správa informácií kľúčová pre úspech každej organizácie. Platforma Microsoft 365 ponúka širokú škálu nástrojov na spoluprácu, ktoré uľahčujú zdieľanie dát a prácu s nimi. S rastúcim využívaním týchto nástrojov však rastie aj riziko nadmerného zdieľania, ktoré môže ohroziť bezpečnosť a integritu citlivých firemných informácií.

Čo je nadmerné zdieľanie?

Nadmerné zdieľanie nastáva vtedy, keď sú informácie sprístupnené širšiemu okruhu osôb, než je nevyhnutné na plnenie konkrétnych úloh. Napríklad zdieľanie celej zložky obsahujúcej citlivé údaje namiesto jednotlivého súboru môže viesť k neúmyselnému odhaleniu dôverných informácií.

Riziká spojené s nadmerným zdieľaním

• Únik citlivých dát: Neoprávnený prístup k dôverným informáciám môže viesť k finančným stratám, poškodeniu reputácie a právnym dôsledkom.
• Narušenie dôvery: Ak zamestnanci alebo partneri zistia, že ich osobné či citlivé obchodné informácie boli neúmyselne zdieľané, môže dôjsť k poklesu dôvery vorganizáciu.
• Nedodržanie predpisov: Mnoho odvetví podlieha prísnym regulačným požiadavkám na ochranu dát. Nadmerné zdieľanie môže viesť k nesúladu s týmito predpismi a následným sankciám. Napríklad aj smernica NIS2 upravuje spôsob nakladania a zabezpečenia informácií.

Vplyvy na rôzne role v organizácii

• Majitelia organizácií: Nesprávne zdieľanie môže ohroziť strategické plány a konkurenčnú výhodu. Je nevyhnutné zabezpečiť, aby sa zaviedli správne politiky a postupy na ochranu citlivých informácií.
• Správcovia IT: Sú zodpovední za implementáciu a údržbu bezpečnostných opatrení. Musí zaistiť, že nástroje ako Microsoft 365 Copilot sú správne nakonfigurované, aby minimalizovali riziko nadmerného zdieľania.
• Bežní užívatelia: Každodenná práca s dátami vyžaduje povedomie o správnych postupoch zdieľania. Používatelia by mali byť školení, ako správne zdieľať informácie a rozumieť dôsledkom nesprávneho zdieľania a pritom využili potenciál nástroja Microsoft 365 Copilot naplno.

Ako identifikovať a riešiť nadmerné zdieľanie

• Vykonávajte pravidelné audity zdieľaného obsahu: Identifikujte, kto má prístup k citlivým informáciám, a overte, či je tento prístup oprávnený.
• Škoľte zamestnancov: Zaistite, aby všetci zamestnanci rozumeli správnym postupom pre zdieľanie a zabezpečenie dát.
• Implementujte citlivostné štítky: Označte citlivý obsah príslušnými štítkami, ktoré pomôžu pri správe prístupových práv a zdieľaní.
• Nastavte predvolené nastavenia zdieľania: Upravte predvolené nastavenia zdieľania tak, aby minimalizovali riziko nadmerného zdieľania.
• Monitorujte a spravujte zdieľané odkazy: Pravidelne kontrolujte a odstraňujte nepotrebné alebo zastarané zdieľané odkazy.

Riešenie pomocou Microsoft 365 E3 a E5

Microsoft 365 ponúka rôzne licenčné plány, ktoré poskytujú nástroje na správu a zabezpečenie dát. Plány E3 a E5 sú obzvlášť relevantné pri riešení nadmerného zdieľania.

Microsoft 365 E3:

• Správa citlivosti: Umožňuje vytvárať a aplikovať citlivostné štítky na dokumenty a e-maily, čo pomáha chrániť citlivé informácie.
• Správa prístupu: Poskytuje nástroje na riadenie prístupu k dátam a umožňuje nastaviť oprávnenia na zdieľanie.
• Auditovanie: Umožňuje sledovať a zaznamenávať aktivity užívateľov týkajúce sa zdieľania a prístupu k dátam.

Microsoft 365 E5:

• Pokročilá ochrana informácií: Ponúka rozšírené možnosti pre klasifikáciu a ochranu dát, vrátane automatického označovania citlivých informácií.
• Prevencia úniku dát (DLP): Umožňuje vytvárať politiky, ktoré zabraňujú neúmyselnému zdieľaniu citlivých informácií mimo organizácie.
• Pokročilé auditovanie a vyšetrovanie: Poskytuje nástroje pre hĺbkovú analýzu a vyšetrovanie incidentov spojených s únikom dát.
• Microsoft Defender pre Office 365: Ponúka pokročilú ochranu proti hrozbám, ako je phishing a malvér, čo zvyšuje celkovú bezpečnosť prostredia.

Prečo zvoliť Microsoft 365 E5?

Aj keď plán E3 poskytuje základné nástroje na správu a ochranu dát, E5 ponúka pokročilé funkcie, ktoré sú kľúčové pre organizácie s vyššími požiadavkami na bezpečnosť a dodržiavanie predpisov. Ak vaša organizácia čelí zvýšeným rizikám, alebo podlieha prísnym regulačným požiadavkám, vhodnejšou voľbou je plán E5.