Pripravljenost na M365 Copilot 1#: Tveganje pretirane delitve in kako ga odpraviti

V digitalni dobi je učinkovito upravljanje informacij ključnega pomena za uspeh vsake organizacije. Microsoft 365 ponuja široko paleto orodij za sodelovanje, ki olajšajo deljenje in delo s podatki. Vendar pa se z vse večjo uporabo teh orodij pojavlja tveganje pretirane delitve, ki lahko ogrozi varnost in celovitost občutljivih podatkov.

Kaj je pretirano deljenje?

Do pretiranega deljenja pride, kadar so informacije na voljo širšemu krogu ljudi, kot je potrebno za opravljanje določenih nalog. Na primer, deljenje celotne mape z občutljivimi podatki namesto posamezne datoteke lahko povzroči nenamerno razkritje zaupnih informacij.

Tveganja, povezana s pretiranim deljenjem

• Uhajanje občutljivih podatkov: Nepooblaščen dostop do zaupnih podatkov lahko povzroči finančne izgube, škodo ugledu in pravne posledice.
• Kršitev zaupanja: Če zaposleni ali poslovni partnerji ugotovijo, da so bili njihovi podatki nenamerno deljeni, lahko to privede do upada zaupanja v organizacijo.
• Neskladnost s predpisi: Za številne panoge veljajo strogi predpisi o varstvu podatkov. Pretirano deljenje lahko privede do neskladnosti s temi predpisi in posledičnih sankcij. Direktiva NIS2 na primer ureja, kako se obdelujejo in varujejo podatki.

Vpliv na različne vloge v organizaciji

• Lastniki organizacije: Neustrezna souporaba lahko ogrozi strateške načrte in konkurenčno prednost. Bistveno je zagotoviti, da so vzpostavljene ustrezne politike in postopki za zaščito občutljivih informacij.
• IT administratorji: Odgovorni so za izvajanje in vzdrževanje varnostnih ukrepov. Zagotoviti morajo, da so orodja, kot je Microsoft 365 Copilot, ustrezno konfigurirana, da se zmanjša tveganje pretiranega deljenja.
• Običajni uporabniki: Vsakodnevno delo s podatki zahteva ozaveščenost o pravilnih praksah deljenja. Uporabnike je treba usposobiti za pravilno deljenje podatkov in razumeti posledice neustreznega deljenja, hkrati pa v celoti izkoristiti možnosti orodja Microsoft 365 Copilot.

Kako prepoznati in obravnavati pretirano deljenje

• Izvajajte redne preglede vsebine v skupni rabi: Ugotovite, kdo ima dostop do občutljivih informacij, in preverite, ali je ta dostop odobren.
• Usposabljanje zaposlenih: Prepričajte se, da vsi zaposleni razumejo pravilne postopke za deljenje in varovanje podatkov.
• Uvedite oznake za občutljivost: Občutljivo vsebino označite z ustreznimi oznakami, da boste lažje upravljali pravice dostopa in deljenje.
• Določite privzete nastavitve deljenja: Prilagodite privzete nastavitve deljenja, da zmanjšate tveganje pretiranega deljenja.
• Spremljajte in upravljajte povezave v skupni rabi: Redno pregledujte in odstranjujte nepotrebne ali zastarele povezave v skupni rabi.

Rešitve z uporabo Microsoft 365 E3 in E5

Microsoft 365 ponuja različne licenčne načrte, ki zagotavljajo orodja za upravljanje in varnost podatkov. Načrta E3 in E5 sta še posebej pomembna pri reševanju problematike prekomernega deljenja.

Microsoft 365 E3

• Upravljanje občutljivosti: Omogoča ustvarjanje in uporabo oznak občutljivosti za dokumente in e-poštna sporočila, kar pomaga zaščititi občutljive podatke.
• Upravljanje dostopa: Zagotavlja orodja za nadzor dostopa do podatkov in omogoča določanje dovoljenj za skupno rabo.
• Pregledovanje: Omogoča spremljanje in beleženje dejavnosti uporabnikov, povezanih z deljenjem in dostopom do podatkov.

Microsoft 365 E5

• Napredno varovanje informacij: Ponuja napredne zmogljivosti za razvrščanje in zaščito podatkov, vključno s samodejnim označevanjem občutljivih informacij.
• Preprečevanje uhajanja podatkov (DLP): Omogoča oblikovanje pravilnikov, ki preprečujejo nenamerno izmenjavo občutljivih podatkov zunaj organizacije.
• Napredno pregledovanje: Zagotavlja orodja za poglobljeno analizo in preiskavo incidentov kršitve varnosti podatkov.
• Microsoft Defender for Office 365: Ponuja napredno zaščito pred grožnjami, kot sta ribarjenje in zlonamerna programska oprema, kar povečuje splošno varnost okolja.

Zakaj izbrati Microsoft 365 E5?

Medtem ko E3 paket zagotavlja osnovna orodja za upravljanje in zaščito podatkov, paket E5 ponuja napredne funkcije, ki so ključne za organizacije z višjimi zahtevami glede varnosti in skladnosti. Če se vaša organizacija sooča z večjimi tveganji ali zanjo veljajo stroge regulativne zahteve, je E5 boljša izbira.