Konverzia licencie na riešenie SAP S/4 HANA

Zmeny súvisiace so SAP, ako je prechod na SAP S/4HANA, môžu mať významný vplyv na licenčné prostredie organizácie. Mnoho spoločností si kladie otázku, či je ich licenčné prostredie optimálne a či sú pripravené na softvérový audit SAP. V SoftwareOne sme preto pripravili sériu článkov, ktorá má spoločnostiam pomôcť minimalizovať riziko nedodržania licenčných podmienok.

SAP S/4 HANA je najnovší ERP systém, nástupca SAP ERP (ECC a R/3). SAP nabáda zákazníkov, aby na nové riešenie čo najskôr migrovali a ponúka podporu pre starý SAP ERP iba do konca roku 2027 (s možnosťou plateného predĺženia do roku 2030). Pomaly sa tak kráti čas na konečné rozhodnutie, a čím skôr sa na proces pripravíte, tým lepšie. A máme na mysli nielen technologické zmeny, ale aj tie formálne, ako je napríklad konverzia či nákup nových licencií. Pokiaľ k analýze pristúpite komplexne a vopred sa rozhodnete, aké licencie (produkty, moduly) a v akom množstve budete potrebovať, bude vaša vyjednávacia pozícia so SAP oveľa lepšia.

Konverzné cesty na SAP S/4 HANA

Donedávna mali zákazníci možnosť vybrať si pri prevode licencie na SAP S/4 HANA tri rôzne cesty: Product Conversion, Contract Conversion a RISE with SAP. Aktuálne dostupné možnosti sú Conversion a RISE with SAP. Prvá možnosť nebude v SAP príliš preferovaná, pretože sa týka hlavne on-premisie konverzií licencií. Zrejme najdlhšie bude dostupná zákazníkom v regulovaných odvetviach, pre ktoré je vstup do cloudových riešení obzvlášť ťažký kvôli právnym ohľadom a prísnejším regulačným a technickým požiadavkám. SAP svojim zákazníkom (vrátane nových) ponúka v drvivej väčšine variant druhú, teda cloudové riešenie v modeli RISE with SAP.

Konverzia zmluvy na SAP S/4 HANA – zásadné právne a licenčné aspekty

• Výmena existujúcej zmluvy so SAP. Táto situácia zahŕňa vstup do nových práv a povinností, ktoré nebudú vždy pre zákazníka výhodnejšie. Pokiaľ „stará“ licenčná zmluva so SAP obsahuje individuálne dohodnuté podmienky, ktoré sú z pohľadu zákazníka kľúčové a prínosné, vyplatí sa túto časť postrážiť znovu, aby ste pri uzatváraní nových záväzkov neprišli o existujúce výhody.
• Migrácia na nový dokument Práva na používanie softvéru S/4HANA. SAP S/4 HANA je úplne nový produkt SAP, ktorý má samostatné podmienky a licenčné predpisy, ktoré si treba zakaždým prečítať. Pri migrácii na nový dokument obsahujúci podmienky použitia licencie sa však oplatí venovať pozornosť tomu, či produkty, ktoré aktuálne používate, nemajú nové podmienky použitia.
• Flexibilný prístup k výmene produktov. Konverzia môže byť vhodnou dobou na výmenu nevyužitých licencií SAP za iné nové riešenia, ktoré budú v podnikaní zákazníka užitočnejšie.

RISE with SAP – kľúčové aspekty

Ide o cloudovú službu v modeli predplatného, ktorý sa zásadne líši od predtým bežného on-premisie licenčného modelu. Takéto riešenie ovplyvní všetky aspekty používania softvéru, od technických cez finančné až po problémy so správou softvéru v organizácii.

1. Cloudový model – Zahŕňa mnoho rôznych produktov, ktorých podmienky používania a poplatky vyplývajú z rôznych metrík:

• SAP S/4 HANA Cloud Private Edition
• SAP S/4 HANA Cloud Public Eidtion
• BTP (Business Technology Platform)
• Industry Solutions

2. Full Usage Equivalents (FUE) – Predstavuje veľkú zmenu v metrikách na užívateľov ERP systému v rámci cloudového riešenia. SAP ponúka zákazníkom jednotný užívateľský cenník (SAP S/4HANA Cloud for Enterprise Management), ktorý pokrýva všetky spôsoby používania SAP S/4 HANA Cloud. Za mernú jednotku je považovaná jedna FUE a jej používatelia ju môžu priradiť ku všetkým typom použitia. Priradenie sa vykonáva pomocou takzvanej váhy, kde každé použitie má iný váhový faktor:

• SAP S/4HANA Cloud for advanced use – 1
• SAP S/4HANA Cloud for core use – 5
• SAP S/4HANA Cloud for self-service use – 30
• SAP S/4HANA Cloud, Developer Access – 0,5

Príklad výpočtu FUE:

40 používateľov SAP S/4HANA Cloud for advanced use = 40 FUE

75 používateľov SAP S/4HANA Cloud users for core use = 15 FUE

270 používateľov SAP S/4HANA Cloud for self-service use = 9 FUE

SPOLU = 64 FUE

3. V závislosti na voľbe modelu RISE with SAP sa dá zaoberať rôznymi riešeniami cloudových služieb:

• SAP S/4 HANA Cloud Private Edition – IaaS
• SAP S/4 HANA Cloud Public Edtion – SaaS
• BTP (Business Technology Platform) - PaaS/SaaS

Technickú prevádzku a údržbu cloudovej služby v rámci služby bude v zásade vykonávať SAP. Infraštruktúra patrí Hyperscaleru alebo SAP (v závislosti od modelu). Tieto okolnosti majú obrovský vplyv na otázky zodpovednosti na strane klienta. Hovoríme o viacerých dimenziách zodpovednosti v závislosti od typu podnikania. Je sklamaním, že vzhľadom na okolnosti má zákazník malý vplyv na to, čo sa stane, napríklad výpadky Hyperscalera, prísna zmluva SLA a podobne.

SOFTVÉROVÝ AUDIT: Pripravte sa včas!

Vďaka spolupráci so SoftwareOne získate:

• 80 % zníženie poplatkov za nedodržanie licenčných podmienok
• 100 % podpora pri vyjednávaní a zaisťovaní RISE kontraktov
• 100 % zhoda prostredia IT s licencovaním SAP

Digital Access – zmena v on-premise a cloudových riešeniach

Prechod od rizika nepriameho prístupu k novému riešeniu, ako je Digital Access, je vstupom do novej a neznámej oblasti. Digital Access má byť reakciou na nespokojnosť zákazníkov vyplývajúcu z rizika spojeného s nepriamym prístupom externých systémov k riešeniu SAP. Prechod do neho však môže zahŕňať úplne iné riziká, najmä tie súvisiace s nákladmi. Pred rozhodnutím o konverzii sa oplatí posúdiť vplyv tohto riešenia na vaše prostredie. Tento prístup pomôže pripraviť sa na rokovania o migrácii a konverzii so SAP, čo môže znížiť licenčné a právne riziká, ale tiež umožní optimalizáciu.