Licenčná zmluva: Správa právnych rizík

Zmeny súvisiace so SAP, ako je prechod na SAP S/4HANA, môžu mať významný vplyv na licenčné prostredie organizácie. Mnoho spoločností si kladie otázku, či je ich licenčné prostredie optimálne a či sú pripravené na softvérový audit SAP. V SoftwareOne sme preto pripravili sériu článkov, ktorá má spoločnostiam pomôcť minimalizovať riziko nedodržania licenčných podmienok.

Licenčná zmluva na softvér je špecifický predpis založený na zákonných ustanoveniach a zásadách výrobcu. V tomto článku sa zameriame na oblasti, ktoré môžu pre zákazníka predstavovať právne a prevádzkové riziká.

Licenčná zmluva – Správa právnych rizík

Licenčná zmluva je špecifická zmluva založená na ustanoveniach práv duševného vlastníctva. Stručne povedané, vlastník autorských práv umožňuje nadobúdateľovi licencie používať softvér v rozsahu, ktorý stanovil. V tomto okamihu je v takejto dohode už viditeľná nerovnováha medzi zmluvnými stranami. Pokiaľ je navyše vlastníkom veľká globálna korporácia, táto rovnováha je ďalej vychýlená. Pri používaní softvéru konkrétneho dodávateľa, v tomto prípade SAP, je preto dôležité dať si pozor na riziká, ktoré v súvislosti s licenčnou zmluvou môžu vyvstať. V nasledujúcej časti článku sa pokúsime vysvetliť niektoré problémy, ktoré vznikajú v zmluvách so SAP.

Metriky licencií a metriky využitia

V praxi najviac problémov vzniká v súvislosti s (ne)pochopením a používaním metrík (teda základu pre výpočet poplatkov za používanie riešení SAP). Problém s metrikami pramení predovšetkým z množstva ich typov. Môžeme sa stretnúť s metrikami počítanými z rôznych používateľov, výnosov, dokumentov, zmlúv, gigabajtov, inštalácií a mnoho ďalšieho. Každá z týchto metrík má svoje nuansy a nejednoznačnosti. Každý podnik navyše funguje svojim vlastným jedinečným spôsobom, takže jednotné typy metrík budú mať na výpočet poplatkov za použitý softvér rôzny vplyv.

Prvým príkladom je metrika tržieb, ktorá sa vzťahuje na rastúci počet produktov SAP (výška poplatku sa vypočítava na základe tržieb spoločnosti). Definícia výnosu je ročný príjem, ktorý spoločnosť získa z bežného podnikania, a ďalší príjem z úrokov, dividend, licenčných poplatkov a iných zdrojov. Takáto definícia je veľmi široká a môže mať za následok nadmerné poplatky. Pri podpise licenčnej zmluvy je potrebné dbať na to, aby boli z definície výnosu vylúčené situácie súvisiace s fúziami a akvizíciami, interné prevody v rámci kapitálovej skupiny, výnosy (maloobchod) alebo zľavy. U metriky príjmov sa tiež oplatí zabezpečiť, aby základ pre výpočet licenčného poplatku bol obmedzený iba na obchodnú oblasť, v ktorej sa aplikácia/produkt používa.

Na tomto mieste stojí za zmienku problém nepriameho prístupu (Digital Access), ktorý vznikol zo základnej licencie menovaného používateľa. Po mnoho rokov spoločnosť SAP predpokladala, že každému jednotlivcovi s priamym alebo nepriamym prístupom k softvéru SAP by mala byť pridelená pomenovaná užívateľská licencia. Problém nastal v čase vývoja a väčšej zložitosti IT prostredia súvisiace s množstvom rozhraní či zvýšenou automatizáciou práce. Táto otázka sa dokonca stala základom súdneho sporu v Spojenom kráľovstve, kde SAP zažaloval svojho zákazníka Diageo. Prípad rezonoval na celom trhu IT, čo viedlo k rastúcej nespokojnosti medzi zákazníkmi SAP. To prinútilo dodávateľa, aby navrhol novú licenciu Digital Access. Teoreticky má táto licencia zvýšiť bezpečnosť zákazníkov, ale v praxi sa dá stretnúť s radom nových problémov a rizík spojených s týmto riešením. Každý zákazník by si mal individuálne overiť, ako licencia Digital Access ovplyvní jeho prostredie SAP a poplatky za softvér.

SOFTVÉROVÝ AUDIT: Pripravte sa včas!

Vďaka spolupráci so SoftwareOne získate:

• 80 % zníženie poplatkov za nedodržanie licenčných podmienok
• 100 % podpora pri vyjednávaní a zaisťovaní RISE kontraktov
• 100 % zhoda prostredia IT s licencovaním SAP.

Rozšírená definícia zákazníka

Kto môže zakúpený softvér používať? Pokiaľ nakupujete softvér nielen pre potreby jednej spoločnosti, ale aj pre koncerny (materská spoločnosť, SSC), mali by ste si takúto možnosť zaistiť už vo fáze podpisu zmluvy. V opačnom prípade bude držiteľom licencie iba spoločnosť, ktorá je oprávneným subjektom, a použitie inými spoločnosťami bude porušením nielen príslušnej zmluvy, ale aj zákona.

Územie (právo EÚ)

Na toto právne riziko by si mali dať pozor subjekty, ktoré majú pobočky alebo dcérske spoločnosti v zahraničí. Pokiaľ v licenčnej zmluve nerozšírite územie, je možné softvér používať iba na území zakúpenej licencie. Potenciálny problém môže nastať aj v prípade, že zamestnanci používajúci mobilné zariadenia, na ktorom je nainštalovaný softvér daného dodávateľa, sa budú zdržiavať v zahraničí a budú tento softvér používať. Takáto situácia môže predstavovať porušenie licenčných podmienok.

Runtime licencie

Licenčné podmienky vás obvykle oprávňujú na použitie runtime licencie iba v spojení a za účelom spustenia aplikácie, s ktorou bola zakúpená. Príkladom môže byť runtime databáza (napríklad HANA runtime) pre licenciu aplikácie SAP, napríklad S/4 HANA, Business Warehouse alebo úložisko zákazníckych aktivít. V tomto scenári je zakázané využívať runtime licenciu HANA, najmä za účelom prevádzkovania úplne iného softvéru. Veľmi dôležitým problémom pri runtime databázách je to, že pre aplikácie mimo prostredia SAP neexistuje žiadne oprávnenie na priame pripojenie k týmto databázam, akákoľvek komunikácia musí prebiehať prostredníctvom aplikácie pridruženej k danej databáze. Odchýlenie sa od tejto podmienky môže byť porušením licenčnej zmluvy so spoločnosťou SAP a môže mať za následok dodatočné náklady.

Umiestnenie inštalácie softvéru

V praxi existujú licenčné zmluvy SAP, ktoré jasne udávajú, že softvér môže byť inštalovaný iba v priestoroch zákazníka (teda držiteľa licencie) alebo byť v priamom vlastníctve zákazníka. Všetky ostatné prípady, napríklad SSC, kolokácie, hosting či cloud, vyžadujú písomný súhlas spoločnosti SAP. Za tejto situácie by ste mali zaistiť, aby bola do zmluvy zahrnutá možnosť inštalácie softvéru nielen vo vašich prevádzkach.

Cloudové služby – prestoje

Spoločnosť SAP vo svojich podmienkach predpokladá nedostupnosť systému. Treba však poznamenať, že boli rozlíšené dva typy takýchto prestojov – jeden vopred pokrytý zmluvou SLA, ktorej nedodržanie môže viesť k zodpovednosti spoločnosti SAP, a druhý prestoj definovaný vágnym spôsobom, za ktorý spoločnosť SAP nenesie zodpovednosť. Z pohľadu zákazníka je tento druhý typ prestojov veľmi rizikový. Výpadky, ktoré sa nezapočítavajú do zmluvy SLA, sú: servisné okná, veľké upgrady (v týchto dvoch prípadoch musia prísť 5 dní vopred upozornenia) a „nedostatok dostupnosti kvôli faktorom, ktoré SAP nemôže ovplyvniť“ či „nepredvídané udalosti, ktorým nebolo možné sa vyhnúť napriek primeranému úsiliu“. V praxi sa môžeme stretnúť s častými odkazmi na druhý prípad, napríklad na cloudové aktualizácie na strane hyperscalera, o ktorých zákazníci SAP nie sú informovaní včas alebo vôbec.