Nova estratégia de licenciamento do M365 evita custos de mais de €700 mil

Sobre o cliente

Lineas é a maior operadora privada de frete ferroviário na Europa, oferecendo produtos ferroviários de primeira classe e soluções completas de transporte de ponta a ponta para seus clientes. Embora a empresa tenha sede em Bruxelas, Bélgica, ela também possui escritórios na França, Alemanha, Holanda, Itália e Espanha, permitindo coordenar operações em toda a Europa. Ao ajudar seus clientes a transferir o transporte de suas mercadorias das estradas para os trilhos, a Lineas oferece uma oportunidade para as empresas criarem uma cadeia de suprimentos eficiente que não depende de automóveis, diminuindo preocupações com mobilidade e melhorando a sustentabilidade ambiental.

O desafio

Antes de 2011, a Lineas era uma empresa ferroviária nacional de propriedade do governo belga. No entanto, a empresa foi reestruturada e privatizada – e desde esse momento, a corrida começou para criar um serviço ferroviário dinâmico e voltado para o cliente que se estendesse por toda a Europa.

Inicialmente, a digitalização e padronização foram amplamente adiadas devido aos desafios iniciais de se estabelecer independentemente do estado. Hoje, a empresa definiu a TI como uma prioridade máxima e almeja se tornar uma empresa digital líder na União Europeia. Quase imediatamente, a Lineas encontrou desafios na implementação de novas tecnologias e projetos para acompanhar suas novas demandas de negócios.

Devido à sua associação anterior com o governo belga, a Lineas e a Microsoft haviam negociado um acordo empresarial especial (EA) para empresas estatais, mas esse contrato estava previsto para expirar no final de abril de 2020. No entanto, a Lineas já era noventa por cento de propriedade privada até maio de 2020 – e o EA expirando não poderia ser prorrogado sob nenhuma circunstância. A Lineas queria manter os benefícios de seu acordo empresarial existente sem precisar assinar um novo contrato potencialmente mais caro. Principalmente, ela precisava de mais funcionalidades associadas a licenças baseadas na nuvem, como a capacidade de facilitar o trabalho remoto, mas faltava conhecimento específico da Microsoft para negociar com sucesso as licenças mais econômicas para diferentes tipos de usuários. A empresa também tinha preocupações sobre seu atual nível de conformidade, bem como como manter a conformidade dentro de um novo contrato de licenciamento para o futuro.

Durante a pandemia de COVID-19, esses desafios foram agravados pela transição de trabalhar em um ambiente de escritório tradicional para trabalhar remotamente. Com seu ambiente de software existente, a empresa achou difícil conectar adequadamente seus membros da equipe e aumentar a produtividade e eficiência dos usuários em seus escritórios domésticos. Como tal, a empresa queria melhorar a conectividade entre os grupos de usuários em termos de comunicação e colaboração em uma única plataforma central.

A solução

A SoftwareOne foi contatada pela Lineas para ajudá-la a superar esses desafios. A SoftwareOne percebeu que não havia uma ideia uniforme sobre o que um novo EA deveria abranger. Também parecia que a empresa não tinha uma estratégia acordada sobre como usar e otimizar suas licenças da Microsoft.

A SoftwareOne recomendou que a Lineas consultasse os Serviços de Consultoria da Microsoft (MAS), que poderiam ajudar a empresa a fazer com que a implantação do Microsoft 365 funcionasse da forma mais eficaz e eficiente possível.

A SoftwareOne proporcionou a oportunidade de termos acordos muito melhores com a Microsoft sobre o futuro. Eventualmente, a SoftwareOne nos levou por todo o processo, e agora estamos no ponto em que temos as licenças completamente resolvidas para os próximos 3 anos.

– Maurice Peterse, Chefe de Infraestrutura de TI & Gerenciamento de Serviços, Lineas

A SoftwareOne resolveu suas preocupações de conformidade ao escanear todo o software da Microsoft de 1.900 usuários e 400 servidores com diferentes ferramentas de varredura e reconciliar todas as suas licenças da Microsoft. Ao fazer isso, a empresa minimizou riscos de conformidade e se protegeu contra auditorias dispendiosas por meio de verificações de conformidade minuciosas.

Até o ano passado, a Lineas tinha que determinar suas licenças internamente, o que funcionou por um tempo, mas era muito trabalhoso e a empresa não tinha certeza se estava conseguindo os melhores acordos. Primeiro, a SoftwareOne forneceu análise para otimizar e consolidar licenças para que a empresa pudesse determinar suas licenças com facilidade. Em seguida, a SoftwareOne desenvolveu três cenários de negócios voltados para o futuro para ajudar a Lineas a selecionar a estratégia de licenciamento ideal com um novo EA. Assim, a empresa foi capaz de adquirir licenças que ofereciam mais funcionalidades enquanto reduziam custos. Em última análise, o trabalho pesado de lidar com licenças é coisa do passado e a Lineas agora é capaz de otimizar seus gastos. Ao fazer isso, a empresa pode concentrar mais tempo e recursos em novas iniciativas tecnológicas e nas necessidades de negócios principais para o futuro.

Além disso, a Lineas enfrentou um grande desafio em termos de satisfazer novas demandas de negócios em torno da pandemia de COVID-19 e trabalho remoto. A empresa planeja usar o resultado do MAS para ter uma plataforma central que será capaz de conter suas cargas de trabalho do O365 com acesso ao Exchange Online, Teams e OneDrive. Com soluções unificadas de comunicação e colaboração, a Lineas está confiante de que irá conectar a equipe e aumentar a produtividade e eficiência dentro de suas equipes em toda a Europa.