Ny licensstrategi och professionell rådgivning sparade 7 miljoner kronor

Om kunden

Lineas är den största privata godstransportoperatören i Europa och erbjuder förstklassiga järnvägsprodukter och kompletta, heltäckande transportlösningar för sina kunder. Företaget har sitt huvudkontor i Bryssel, Belgien, men har även kontor i Frankrike, Tyskland, Nederländerna, Italien och Spanien, vilket innebär att verksamheten kan samordnas över hela Europa. Genom att hjälpa sina kunder att flytta över varutransporterna från väg till järnväg erbjuder Lineas en distributionskedja som inte är beroende av bilar, vilket minskar problemen med rörlighet och förbättrar den miljömässiga hållbarheten.

Utmaningen

Före 2011 var Lineas ett nationellt järnvägsföretag som ägdes av den belgiska staten. Företaget omstrukturerades och privatiserades och ambitionen var att skapa en dynamisk, kundorienterad järnvägstjänst som sträckte sig över hela Europa.

Digitalisering och standardisering lades till en början till stor del på is på grund av de inledande utmaningarna med att bli oberoende från staten. I dag har företaget IT som högsta prioritet och strävar efter att bli ett ledande digitalt företag inom EU. Nästan omedelbart upplevde dock Lineas utmaningar med att hålla jämna steg med de nya verksamhetskraven.

Genom ett tidigare samarbete med den belgiska regeringen hade Lineas och Microsoft förhandlat fram ett särskilt företagsavtal (EA) för statsägda företag, men detta avtal skulle löpa ut i slutet av april 2020. Lineas var dock redan då, i maj 2020, till nittio procent privatägt, och det företagsavtal som löpte ut kunde inte förlängas. Lineas ville behålla fördelarna med sitt befintliga företagsavtal utan att behöva teckna ett nytt, potentiellt dyrare avtal. I första hand behövde man fler funktioner för molnbaserade licenser, t.ex. möjligheten att underlätta distansarbete, men man saknade Microsoft-specifik kunskap för att kunna förhandla fram de mest kostnadseffektiva licenserna för olika användartyper. Företaget var också bekymrat över sin nuvarande nivå kring efterlevnad (compliance) och hur man skulle kunna upprätthålla detta i ett nytt licensavtal framöver.

Under Covid-19-pandemin intensifierades dessa utmaningar på grund av övergången från att arbeta i en traditionell kontorsmiljö till att arbeta på distans. Med sin befintliga programvarumiljö hade företaget svårt att koppla samman sina medarbetare på ett bra sätt och öka användarnas produktivitet och effektivitet från hemkontoren. Företaget ville därför förbättra samarbete och kommunikation mellan användargrupperna inom en central plattform.

Lösningen

Lineas kontaktade SoftwareONE för få hjälp med att lösa dessa utmaningar. SoftwareONE såg att det inte fanns någon enhetlig uppfattning om vad ett nytt företagsavtal skulle omfatta. Det visade sig också att Lineas saknade en strategi för hur man skulle använda och optimera sina Microsoftlicenser. Därför rekommenderades tjänsten MAS som skulle hjälpa företaget att få sin implementering av Microsoft 365 att fungera så effektivt som möjligt.

Tack vare SoftwareONE kunde vi få mycket bättre avtal med Microsoft. SoftwareONE tog oss igenom hela processen, och vi har nu kommit till den punkt där vi har licenserna ordnade för de kommande tre åren

– säger Maurice Peterse, chef för IT-infrastruktur och tjänstehantering på Lineas.

SoftwareONE löste problemen med efterlevnaden genom att scanna all Microsoft-mjukvara för 1 900 användare och 400 servrar och sedan stämma av alla Microsoft-licenser. På så sätt minimerade företaget efterlevnadsrisker samtidigt som noggranna kontroller skyddade mot kostsamma mjukvarurevisioner.

Fram till 2020 var Lineas tvunget att besluta internt om sina licenser, vilket var arbetsintensivt. Likaså kunde de inte säkerställa att de fick de mest fördelaktiga avtalen. SoftwareONE började med att tillhandahålla analyser för att kunna optimera och konsolidera licenser. Sedan utarbetade SoftwareONE tre potentiella affärsscenarier som kunde komma med ett nytt företagsavtal (EA), för att hjälpa Lineas att välja den optimala licensstrategin. På så sätt kunde företaget införskaffa licenser som erbjöd mer funktionalitet samtidigt som kostnaderna minskade. Det tunga arbetet med att hantera licenser är därmed ett minne blott och Lineas kan idag optimera sina utgifter och samtidigt lägga mer tid och fler resurser på nya tekniska initiativ och framtida behov.

Lineas står dessutom inför en stor utmaning i form av de nya krav som ställdes på företag i samband med Covid-19-pandemin och distansarbete. Företaget planerar att använda resultatet av MAS för att få en central plattform som kan innehålla arbetslaster (workloads) i O365 med tillgång till Exchange Online, Teams och OneDrive. Med enhetliga lösningar för kommunikation och samarbete är Lineas övertygade om att de kommer att koppla samman personalen och öka produktiviteten och effektiviteten i sina team över hela Europa.