NIS2: Czy znasz swoje dane i potrafisz je sklasyfikować?

Bez systemu oznaczania różnych typów danych firmowych niemożliwe jest zapewnienie niezawodnej ochrony informacji poufnych. Ponadto klasyfikacja informacji jest wymagana przez przepisy prawa lub obowiązujące normy w wielu branżach - w tym dyrektywa NIS2.

Klasyfikacja informacji odnosi się do stopniowania poziomu tajności dokumentów firmowych w oparciu o ich poufność. Zasady postępowania z tymi dokumentami są określone dla każdego poziomu (kategorii) informacji, a jednocześnie określa się osoby, które mogą się nimi posługiwać. Dzięki klasyfikacji każdy dokument lub zbiór danych otrzymuje etykietę, na podstawie której jest umieszczany w odpowiedniej kategorii i stosowane są do niego odpowiednie zasady. Wprowadzenie klasyfikacji i ochrony informacji firmowych jest jednym z podstawowych kroków bezpieczeństwa informacji i zarządzania danymi, ponieważ przyczynia się do lepszego zabezpieczenia poufnych informacji. W niektórych branżach (zazwyczaj w przemyśle motoryzacyjnym, usługach finansowych i prawnych oraz wielu innych) klasyfikacja informacji jest również wymagana przez prawo lub umowę. Klasyfikacja danych jest również warunkiem wstępnym spełnienia wymogu zwiększonej ochrony danych osobowych zgodnie z RODO. Dane osobowe często mają własną kategorię poufności lub są klasyfikowane w najwyższej kategorii tajności. Klasyfikacja informacji jest również jednym z tematów nowej ustawy o cyberbezpieczeństwie i dyrektywy NIS2, odpowiednio dekretu w sprawie środków bezpieczeństwa dostawcy usług regulowanych w systemie wyższych zobowiązań .

Jakie są korzyści z ustanowienia systemu klasyfikacji informacji w organizacji?

1. Ochrona informacji wrażliwych

Klasyfikacja i późniejsza ochrona danych umożliwia rozróżnienie i identyfikację wrażliwych informacji, takich jak dane osobowe klientów i dane finansowe lub plany strategiczne firmy oraz umożliwia zapewnienie, że te poufne dane są dostępne tylko dla upoważnionych osób. Znacząco zmniejsza to ryzyko wycieku lub niewłaściwego wykorzystania wrażliwych informacji.

W dzisiejszych czasach dane są jednym z najcenniejszych aktywów firm, które jednocześnie ponoszą odpowiedzialność za ich przetwarzanie i przechowywanie. Chociaż czasami może być trudno (zwłaszcza w firmach nieprodukcyjnych) finansowo oszacować lub zmierzyć możliwe straty wynikające z wycieku wrażliwych danych, należy spodziewać się przynajmniej utraty reputacji i zaufania klientów. Utrata klientów i udziału w rynku może również skutkować anulowaniem działalności.

2. Zgodność z przepisami, normami i porozumieniami umownymi

W wielu branżach i konkretnych obszarach działalności obowiązują bardzo surowe przepisy i normy, które wymagają ochrony określonych rodzajów danych (planów produkcyjnych, patentów, danych osobowych itp.). Klasyfikacja i ochrona informacji pomaga firmom spełnić te wymagania i zminimalizować ryzyko sankcji lub działań prawnych.

Jednocześnie jednak praktycznie zawsze prawdą jest, że wdrożenie klasyfikacji informacji tylko z przymusu, w celu spełnienia wymogów prawnych, prowadzi do połowicznego rozwiązania, które nie spełnia swojego celu. Samo oznaczanie (tagowanie) dokumentów, bez wdrożenia odpowiedniego rozwiązania technicznego w zakresie bezpieczeństwa dokumentów, nie prowadzi do niezbędnego zwiększenia ochrony informacji wrażliwych.

3. Poprawa poziomu bezpieczeństwa wewnętrznego

Poziom poufności dokumentów może się zmieniać w trakcie ich cyklu życia. Przykładowo, informacje ściśle poufne w fazie przygotowawczej, które później stają się publiczne, są często udostępniane przez pracowników bez żadnych zabezpieczeń za pośrednictwem Uloz.to i podobnych serwisów. Wiele wrażliwych informacji, w których leży przewaga konkurencyjna firmy, wycieka również po stronie podwykonawców. Rozwiązaniem jest ponownie klasyfikacja i techniczne zabezpieczenie poufnych informacji - to jedyny sposób na ochronę firmowego know-how i tajemnic handlowych poza firmą.

Identyfikacja ważnych i wrażliwych danych pomaga firmom lepiej zrozumieć, jakie informacje muszą chronić najbardziej. Wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa i ograniczeń dostępu zminimalizuje zagrożenia ze strony pracowników wewnętrznych lub nieupoważnionych osób z zewnątrz.

4. Optymalizacja zarządzania danymi

Klasyfikacja danych pomaga organizacjom lepiej zrozumieć i zarządzać przepływem danych oraz tym, w jaki sposób (i przez kogo) są one wykorzystywane. Ułatwia to zarządzanie i administrowanie danymi oraz umożliwia bardziej wydajne przetwarzanie i przechowywanie informacji. Ponadto klasyfikacja danych może być wykorzystywana na przykład do skalowania pojemności pamięci masowej, definiowania planów odzyskiwania danych po awarii, a także ogólnie do zarządzaniu kosztami przechowywania, automatyzacji i archiwizacji.

5. Zwiększona wiarygodność w oczach klientów

Organizacje, które intensywnie dbają o poufne dane i zapewniają im odpowiednią ochronę, zyskują znacznie większe zaufanie klientów i wykazują się odpowiedzialnością społeczną. Wprowadzenie klasyfikacji i ochrony danych potwierdza zaangażowanie w ochronę prywatności i podnosi świadomość w zakresie cyberbezpieczeństwa.

O czym należy pamiętać podczas klasyfikowania danych?

Istnieje kilka zaawansowanych narzędzi programowych do klasyfikacji dokumentów, które można wdrożyć na przykład przy użyciu funkcji rozwiązania biznesowego Microsoft 365. Wdrażając klasyfikację, należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Klasyfikacja danych nie powinna być zarządzana przez dział IT - rozwiązanie musi opierać się na potrzebach biznesowych i wymaganiach działu, w którym tworzona jest największa liczba dokumentów. Konieczne jest również wsparcie kadry zarządzającej i wyznaczenie profesjonalnego gwaranta odpowiedzialnego za obieg dokumentów w organizacji.
• Należy zdefiniować poziomy i zasady klasyfikacji - organizacja musi ustanowić metodologię oznaczania dokumentów, w tym poziomy klasyfikacji, i przedstawić zasady wszystkim pracownikom, którzy tworzą dokumenty lub pracują z nimi.
• Klasyfikacja to nie DLP - Klasyfikacja sama w sobie nie jest rozwiązaniem Data Loss Prevention (DLP), ale warunkiem wstępnym do jego wdrożenia. Klasyfikacja dokumentów umożliwia automatyzację DLP i efektywne wykorzystanie tego typu ochrony danych.
• Sama klasyfikacja nie zapewnia ochrony danych - bez późniejszych technicznych środków ochrony danych samo etykietowanie dokumentów nie zapewnia ich poufności i integralności.
• Mit "Nie potrzebujemy klasyfikacji informacji" - wymóg stosowania środków technicznych zapobiegających utracie danych wrażliwych wynika już z rozporządzenia RODO, dlatego konieczne jest oznaczenie przynajmniej danych osobowych zarządzanych w organizacji.