NIS2: Ali poznate svoje podatke in jih znate razvrstiti?

Brez sistema za označevanje različnih vrst podatkov podjetja ni mogoče zagotoviti zanesljive zaščite zaupnih informacij. Poleg tega klasifikacijo podatkov zahteva zakonodaja ali veljavni standardi v številnih panogah – vključno z direktivo NIS2 .

Klasifikacija informacij se nanaša na razvrstitev stopnje tajnosti dokumentov podjetja na podlagi njihove zaupnosti. Pravila za ravnanje s temi dokumenti so opredeljena za vsako raven (kategorijo) informacij, hkrati pa so določene tudi osebe, ki lahko z njimi ravnajo. Vsak dokument ali niz podatkov ima zaradi klasifikacije oznako, na podlagi katere se uvrsti v ustrezno kategorijo in se zanj uporabijo ustrezna pravila. Uvedba klasifikacije in zaščite podatkov podjetja je eden od osnovnih korakov informacijske varnosti in upravljanja podatkov, saj prispeva k večji varnosti zaupnih podatkov. V nekaterih panogah (običajno v avtomobilski industriji, na področju finančnih in pravnih storitev ter številnih drugih) je razvrščanje podatkov zahtevano tudi z zakonom ali pogodbo. Razvrščanje podatkov je tudi predpogoj za izpolnitev zahteve po povečanem varstvu osebnih podatkov v skladu z GDPR. Osebni podatki imajo pogosto lastno kategorijo zaupnosti ali so uvrščeni v najvišjo kategorijo tajnosti.

Kakšne so prednosti vzpostavitve sistema klasifikacije informacij v organizaciji?

1. Zaščita občutljivih podatkov

Razvrščanje (klasifikacija) in naknadna zaščita podatkov omogočata razlikovanje in prepoznavanje občutljivih informacij, kot so osebni podatki strank in finančni podatki ali strateški načrti podjetja, ter zagotavljata, da so ti zaupni podatki dostopni le pooblaščenim osebam. To bistveno zmanjša tveganje uhajanja ali zlorabe občutljivih informacij.

Danes so podatki eno najdragocenejših sredstev podjetij, ki so hkrati odgovorna za njihovo obdelavo in hrambo. Čeprav je včasih (zlasti v neproizvodnih podjetjih) težko finančno ovrednotiti ali izmeriti morebitno izgubo zaradi uhajanja občutljivih podatkov, je treba pričakovati vsaj izgubo ugleda in zaupanja strank. Izguba strank in tržnega deleža lahko povzroči tudi zaprtje podjetja.

2. Skladnost s predpisi, normativi in pogodbenimi dogovori

Številne panoge in posebna poslovna področja imajo zelo stroge predpise in standarde, ki zahtevajo zaščito določenih vrst podatkov (proizvodni načrti, patenti, osebni podatki itd.). Klasifikacija in zaščita informacij pomagata podjetjem izpolniti te zahteve in zmanjšati tveganje sankcij ali pravnih ukrepov.

Hkrati pa praktično vedno velja, da uvedba klasifikacije informacij zgolj iz prisile, da bi izpolnili zakonske zahteve, vodi do polovične rešitve, ki ne izpolni svojega namena. Preprosto označevanje (tagiranje) dokumentov brez uporabe ustrezne tehnične rešitve za varnost dokumentov ne vodi do potrebnega povečanja zaščite občutljivih informacij.

3. Izboljšanje ravni notranje varnosti

Stopnja zaupnosti dokumentov se lahko med njihovim življenjskim ciklom spremeni. Na primer, informacije, ki so v fazi priprave strogo zaupne in kasneje postanejo javne, zaposleni pogosto delijo brez kakršne koli zaščite prek Ulož.to Disk - The Personal Backup Service in podobnih storitev. Veliko občutljivih informacij, v katerih se skriva konkurenčna prednost podjetja, uide tudi na strani podizvajalcev. Rešitev je ponovno klasifikacija in tehnično varovanje zaupnih informacij – to je edini način za zaščito znanja in izkušenj podjetja ter poslovnih skrivnosti zunaj podjetja.

Opredelitev pomembnih in občutljivih podatkov pomaga podjetjem bolje razumeti, katere podatke morajo najbolj zaščititi. Izvajanje ustreznih varnostnih ukrepov in omejitev dostopa bo zmanjšalo grožnje notranjih delavcev ali zunanjih nepooblaščenih oseb.

4. Optimizacija upravljanja podatkov

Klasifikacija podatkov pomaga organizacijam bolje razumeti in upravljati pretok podatkov ter kako (in kdo) jih uporablja. To olajša upravljanje in vodenje podatkov ter omogoča učinkovitejšo obdelavo in shranjevanje informacij. Poleg tega se lahko klasifikacija podatkov uporablja na primer pri povečevanju zmogljivosti shranjevanja, določanju načrtov za obnovitev po incidentu in na splošno tudi pri upravljanju stroškov za shranjevanje, avtomatizacijo in arhiviranje.

5. Večja verodostojnost pri strankah

Organizacije, ki intenzivno skrbijo za zaupne podatke in jim zagotavljajo ustrezno zaščito, pridobijo veliko več zaupanja svojih strank in pokažejo svojo družbeno odgovornost. Uvedba klasifikacije in zaščite podatkov potrjuje zavezanost zasebnosti in povečuje ozaveščenost o kibernetski varnosti.

Česa ne smemo pozabiti pri klasifikaciji podatkov?

Obstaja nekaj naprednih programskih orodij za razvrščanje dokumentov, ki jih je mogoče namestiti na primer z uporabo funkcij poslovne rešitve Microsoft 365. Pri izvajanju klasifikacije ne smete pozabiti na naslednje:

• Klasifikacije podatkov naj ne upravlja oddelek IT – rešitev mora temeljiti na poslovnih potrebah in zahtevah oddelka, v katerem se ustvari največ dokumentov. Prav tako je treba podpreti vodstvo in imenovati strokovnega garanta, odgovornega za kroženje dokumentov v organizaciji.
• Opredeliti je treba stopnje tajnosti in pravila – organizacija mora vzpostaviti metodologijo za označevanje dokumentov, vključno s stopnjami tajnosti, in pravila predstaviti vsem zaposlenim, ki ustvarjajo dokumente ali delajo z njimi.
• Klasifikacija ni DLP – klasifikacija sama po sebi ni rešitev za preprečevanje izgube podatkov (DLP), temveč predpogoj za njegovo izvajanje. Klasifikacija dokumentov omogoča avtomatizacijo DLP in učinkovito uporabo te vrste zaščite podatkov.
• Sama klasifikacija ne zagotavlja varstva podatkov – brez nadaljnjih tehničnih ukrepov za varstvo podatkov samo označevanje dokumentov ne zagotavlja njihove zaupnosti in celovitosti.
• Mit "ne potrebujemo klasifikacije podatkov" – zahteva po tehničnih ukrepih za preprečevanje izgube občutljivih podatkov izhaja že iz uredbe GDPR, zato je treba označiti vsaj osebne podatke, ki se upravljajo v organizaciji.