Comment gérer l’arrivée de Microsoft 365 Copilot dans mon organisation ? PARTIE 1

Encore un article sur Microsoft 365 Copilot… mais écrit sans l’aide de l’IA.

Mon intention n'est pas d'énumérer les fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot ni de vous expliquer comment il révolutionnera la manière de travailler pour tous les utilisateurs au sein de votre organisation. L’idée ici est plutôt de vous préparer à cette arrivée, que ce soit sur le plan informatique, financier, et bien sûr, vis-à-vis de l’adoption et de la gestion du changement.

Cette thématique sera abordée en deux articles de blog distincts. Dans la première partie, nous mettrons l'accent sur les prérequis essentiels pour le déploiement de Microsoft 365 Copilot au sein de votre organisation. La deuxième partie se concentrera sur l'importance des données de qualité et la sélection de personas au sein de votre organisation. Grâce à cela, il deviendra possible d'évaluer le retour sur investissement (ROI).

Les faits 

• Bonne nouvelle ! Le 1^er novembre, Microsot 365 Copilot sera disponible pour les clients dit «  Enterprise ».
• Le tarif est de 30$ par utilisateur et par mois avec un ticket d’entrée de 300 licences sur un an (soit 108 000$).
• Les clients non « Enterprise » devront patienter un peu…Il faudra attendre début 2024.

Rappel

Microsoft 365 Copilot est une intelligence artificielle générative qui vous aidera au quotidien dans votre organisation. Elle fera globalement gagner du temps, libérera la créativité et les différentes capacités de vos équipes qu’elles soient commerciales, marketing, techniques, financières ou de R&D. Cette IA s’intègre avec les applications de Microsoft 365 comme Word, Excel, PowerPoint et bien plus (Loop, Teams, Whiteboard, etc).Il y a aussi une fonctionnalité de type agent conversationnel qui s’appuiera sur l’ensemble des données disponibles dans votre «  tenant », ce qu’on appelle communément le Microsoft Graph.

Comment se préparer au déploiement de Microsoft 365 Copilot ?

Microsoft 365 Copilot se matérialise dans votre console d’administration comme une licence supplémentaire à activer auprès de vos utilisateurs.

Est-ce suffisant ? Êtes-vous préparé ?

Après activation, Microsoft 365 Copilot est fonctionnel.
Néanmoins, il est probable que certains détails vous aient échappé.

Les prérequis techniques par utilisateur 

• Un compte Microsoft Entra ID (ex AAD)
• Un espace OneDrive provisionné
• L’utilisateur doit ouvrir « The new Outlook for Windows »

Les prérequis technologiques du « tenant »

• La mise en place de stratégies liées à la sécurité, à la gestion des identités et des accès, ainsi qu'à la prévention de la perte de données s'inscrit dans le cadre de la gouvernance des données. La gestion des identités et des accès doit respecter certaines exigences et être mise en œuvre conformément au principe de la « confiance zéro ». Par défaut, aucune confiance ne doit être accordée à un utilisateur, un appareil ou un agent, qu'il soit interne ou externe au réseau de l'organisation. Vous devez vérifier chaque demande d'accès en fonction d'une politique d'accès et appliquer le principe du moindre privilège.
• La stratégie de prévention de la perte de donnée, également nommée stratégie Data Loss Prevention (DLP), requiert la mise en place sur vos données d’un ensemble de règles et/ou de conditions en corrélation avec des actions subséquentes sur l’ensemble de vos documents et données. Les conditions peuvent reposer sur différents types d'informations sensibles, tels que les numéros de carte de crédit ou les données personnelles, ou sur des caractéristiques des documents, telles que les étiquettes ou les métadonnées. Les actions peuvent inclure des notifications, des rapports, des recommandations, des blocages d'accès ou d'autres mesures visant à prévenir la perte ou le partage inapproprié de données. En parallèle, il est nécessaire d’analyser ou de mettre en place une stratégie de récupération de la donnée comme la mise en place de de solutions telles que Microsoft 365 Backup, Commvault ou Veeam.
• La localisation de votre « tenant » et des obligations réglementaires qui y sont liées, ainsi que les risques qui en découlent, tout en prenant en compte les réglementations spécifiques à votre secteur d'activité
  • GDPR, ISO 27001 et 27018, MiFID Org Regulation, SOC, HDS, HIPAA, et tant d’autres.
  • Retrouvez les renseignements qui s’applique à votre organisation ici : https://servicetrust.microsoft.com/viewpage/TenantRestricted.
  • Recourez au centre de conformité de votre console d’administration et mettez en place des quickwins en lien avec ce thème.
• La quantité de données dans votre « tenant ». Si vous disposez de peu de données dans votre tenant, Microsoft 365 Copilot ne vous sera pas d'une grande utilité, car cette fonctionnalité nécessite une quantité significative de données exploitables pour offrir une assistance véritablement appréciable. Afin d’augmenter le périmètre de celle-ci, recourez à l’ajout de données d’autres services avec des « graph connectors » ou des plugins. Avec cette possibilité, vous pourrez rajouter de la data provenant d’AWS, SAP, Atlassian Confluence ou Jira, ServiceNow, MS Azure et tant d’autres. Mais faites preuve de vigilance, car cela peut entraîner des coûts supplémentaires, en particulier pour les organisations qui n'ont pas opté pour Microsoft 365 E5.
• La qualité de vos données pour limiter les phénomènes d’hallucinations. Ce phénomène se manifeste lorsque les systèmes d'IA générative produisent parfois des réponses incorrectes ou inventées, sans disposer d'une compréhension de leur véracité ou de leur pertinence. Les causes de ce phénomène peuvent être attribuées à un manque de données, à une compréhension inadéquate du contexte ou à des failles dans la logique. Pour anticiper cette problématique, vous pouvez classer vos données en fonction du concept de "chaleur", correspondant à leur utilisation, à leur accessibilité et éventuellement à leur ancienneté :
  • Les données chaudes : Il s'agit de données actives, fréquemment consultées, voire intensivement utilisées.
  • Les données tièdes : Ces données sont consultées régulièrement pendant une certaine période.
  • Les données froides : Il s’agit de donnée qui sont très peu utilisées, et de fait rarement consultées. Il se peut que vous en ayez besoin un jour, mais elles ne sont quasiment jamais ouvertes.
• Etudiez aussi la mise en place d’une solution d’archivage, ce qui est différent d’une solution de récupération, comme Microsoft 365 Archive, Proofpoint Enterprise Cloud Archive ou le recours à des blobs de stockage.
  • Mettez en place des critères de qualité, ainsi qu’une taxonomie liée aux métiers de votre organisation, de votre secteur d’activités.
  • Faites des revues régulières, identifiez et corrigez les anomalies et les erreurs dans vos données en utilisant des techniques de nettoyage, de déduplication, d’enrichissement, etc.
  • Formez vos utilisateurs à la gestion de la qualité de la donnée.

L’adoption et la gestion du changement ou ACM (Adoption and Change Management)

• Profilage des « personas » de l’organisation
  • Il est utile de bien choisir qui va pouvoir utiliser Microsoft 365 Copilot dans votre organisation : équipe de direction, management intermédiaire, chef de projet, commerciaux, consultant, analyste financier, équipe des ressources humaines…
  • Définissez des cas d’usages par métiers en impliquant réellement les métiers.

• Communiquez sur la mise en place de Microsoft 365 Copilot tant en interne qu’en externe.
  • Rassurez sur les impacts sociaux de cette mise en place.
  • Rassurez sur les impacts liés à la gestion de la relation avec vos clients, partenaires et fournisseurs.

• Formez vos utilisateurs à Microsoft 365 Copilot, ainsi qu'aux solutions d'IA génératives, en offrant des cours d'initiation à l'IA et aux prompts adaptés, du niveau débutant à avancé.
• Mettez en place et recourez aux différentes plateformes de partage de prompt comme Microsoft 365 Copilot Lab, Prompthero ou Flow GPT
• Recourez à des prestations externalisées de « prompt engineering » ou recrutez un « prompt enginneer ».
• Ce process d’ACM au global peut s’appuyer sur le modèle ADKAR (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement) de Prosci.

Tous ces points, cette liste n'étant pas exhaustive, représentent autant de projets à mener avant d'opter pour Microsoft 365 Copilot. Le coût de ces projets est à prendre en compte dans les futurs calculs de ROI.