SoftwareOne Case Study

Centris AG schafft moderne Arbeitsbedingungen mit Microsoft Teams und M365 in nur 6 Monaten

Auf der Suche nach einer Lösung für die moderne, hybride Arbeitsweise im Unternehmen, fand die Schweizer IT-Dienstleisterin Centris AG Unterstützung bei SoftwareOne. In nur kurzer Zeit stellte Centris die gesamte Kommunikation und Zusammenarbeit auf Microsoft Teams und Microsoft 365 (M365) um und bereitete ihre rund 300 Mitarbeitenden mit passenden Trainings auf neue Arbeitsweisen und Tools vor.

Die in Solothurn ansässige Centris AG unterstützt Schweizer Kranken- und Unfallversicherer bei der Digitalisierung ihres Geschäfts. Mit effizienten und sicheren IT-Lösungen sorgt sie z. B. für reibungslose Arbeitsabläufe bei der Prüfung von Rechnungen oder für den sicheren Umgang mit Versichertendaten. Zu ihren Kunden zählen 26 Versicherer, darunter SWICA, ÖKK, AXA und Helsana, die zusammen über 4 Millionen Versicherte – also etwa die Hälfte der Schweizer Bevölkerung – betreuen.

Bedingt durch die Corona-Pandemie rückte die dezentrale Zusammenarbeit in den Vordergrund und Centris entschied, die ohnehin geplante kommunikationstechnologische Umstellung auf Microsoft Teams und weitere M365 Kollaborations-Tools zu beschleunigen. Sie setzte sich und SoftwareOne eine anspruchsvolle Frist von sechs Monaten.

Zur Umsetzung gehörten nebst der Migration in die Cloud auch die erfolgreiche Adaption der Mitarbeitenden an die neuen Arbeitsweisen, Tools und Prozesse. In enger Zusammenarbeit mit dem IT-Team von Centris unterstützte SoftwareOne bei der unternehmensweiten Einführung eines modernen, digitalen Arbeitsplatzes und einer effektiven, hybriden Arbeitskultur.

6 Monate
für die Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes mit Microsoft Teams und M365-Tools sowie Schulung von 300 Nutzern
10–15%
Verringerung des internen E-Mail-Verkehrs durch die effektivere Zusammenarbeit mit Microsoft Teams
Verbesserte Kommunikation
für Remote-/Hybridarbeit und für die schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitenden

Kunde: Centris AG
Branche: Informationstechnologie
Services: Digital Workplace Services: Microsoft Teams Migration von Skype for Business on-premises, Implementierung von M365 Collaboration Tools; Adoption & Change Management Services, Schulungen für Mitarbeitende
Land: Schweiz

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Wechsel von lokaler Skype for Business-Lösung in die Cloud

Das Health-Insurance-Ökosystem der Centris wird täglich von etwa 8.000 Versicherungsmitarbeitenden genutzt, um Dienstleistungen für ihre Kunden zu erbringen. Dabei steht auch Centris in engem Austausch mit den Kranken- und Unfallversicherungen für Beratung, Support und die gemeinsame Entwicklung neuer Lösungen. Für die interne und externe Kommunikation setzte Centris u. A. die eigens gehostete Skype for Business-Lösung ein.

Mit der zunehmenden Dezentralisierung der Arbeitsplätze und immer mehr virtuellen Meetings stiegen auch die Anforderungen an die Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten. Ziel war es, Informationen und Dokumente in Echtzeit auszutauschen sowie intern und extern virtuell über Anrufe und Videokonferenzen effektiv zu kommunizieren.

So zog die Centris AG den ursprünglich für 2025 geplanten Umstieg auf Microsoft 365 – einschließlich Teams und OneDrive – vor. Das Unternehmen setzte sich das ehrgeizige Ziel, die Kommunikationsmittel innerhalb von nur sechs Monaten auf die in der Cloud gehosteten Microsoft 365 Plattform zu migrieren. Dabei sollte sie ein Partner unterstützen, der nachweislich in der Lage war, die Realisierung eines Projektes dieser Größe zu stemmen.

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SoftwareOne wickelt mehrere Projekte parallel ab

Da Centris und SoftwareOne bereits eine langjährige Partnerschaft verbindet, war bekannt, dass SoftwareOne ein umfangreiches Fachwissen und große Projekterfahrung in den Bereichen Digital Workplace , Unified Communications sowie Adoption & Change Management (ACM) besitzt und entschied sich für eine erneute Zusammenarbeit.

Die Experten von SoftwareOne verfügen über einen umfassenden Erfahrungsschatz aus anderen Projekten, weil sie mit vielen Unternehmen arbeiten, die größer sind als wir. Das hat uns sehr geholfen.

Ari Zaugg

Teamleiter IT-Collaboration Services, Centris AG

Aufgrund des engen Zeitrahmens stellten SoftwareOne und Centris einen Projektplan auf, der es verschiedenen Teams ermöglichte, gleichzeitig an mehreren Teilprojekten zu arbeiten. Dazu gehörten der Aufbau der Centris-eigenen IT-Infrastruktur für die schrittweise Teams- und M365-Implementierung, die Ausarbeitung der passenden Unterstützung und entsprechenden Trainings für verschiedene Nutzergruppen der insgesamt 300 Mitarbeitenden sowie die Organisation von Workshops zur Klärung von Sicherheitsanforderungen des Unternehmens. Die Datensicherheit war ein zentrales Anliegen, da Centris im Auftrag ihrer Kranken- und Unfallversicherungen besonders schützenswerte Daten verwaltet.

Während der gesamten Projektlaufzeit holte SoftwareOne regelmäßig Feedback von den Mitarbeitenden ein. Dies trug dazu bei, die Entwicklung von Benutzerrichtlinien und Schulungsmaterialien so zu gestalten, dass sie die Bedürfnisse und Bedenken aller Nutzer umfassend berücksichtigten.

Regelmäßige Abstimmungen mit den Stakeholdern der Centris schufen die notwendige Transparenz über Projektstände und ermöglichten es, Probleme und Bedenken schnell anzusprechen und zu lösen. Als die Frist für die Migration näher rückte, wurden die wöchentlichen Treffen öfter abgehalten, zum Teil sogar täglich.

„Es stellte sich nie die Frage nach den vorhandenen Kapazitäten oder zeitlichen Verfügbarkeiten“, sagt Zaugg. „SoftwareOne passte sich während des gesamten Projektes sehr schnell an die Bedürfnisse von Centris an. Das war ein entscheidender Faktor für die Einhaltung unseres straffen Projektplans.“

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Die wichtigsten Services von SoftwareOne auf einen Blick:

Schrittweise Migration von Skype for Business On-Premises nach Microsoft Teams und M365
Entwicklung einer maßgeschneiderten ACM-Strategie für einen erfolgreichen Umgang mit Microsoft Teams, OneDrive etc. aller Mitarbeitenden
Coaching der wichtigsten Stakeholder während des gesamten ACM-Prozesses
Erarbeitung und Durchführung der erforderlichen Endanwenderschulungen für alle 300 Mitarbeitenden
Entwicklung und Implementierung eines Cloud-Sicherheitskonzepts und eines Back-Up-Konzepts für die Daten in der Cloud

Digital Workplace Services
Unsere Digital Workplace Services unterstützen Sie dabei, New Work-Modelle nachhaltig zu implementieren und so die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden langfristig zu steigern.
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Schnelle Umsetzung – nachhaltige Errungenschaft

Kurz nachdem die Implementierung von Microsoft Teams in einem kleinen Pilotprogramm getestet worden war, schloss Centris die vollständige Migration von Skype for Business an nur einem Wochenende ab. Vom ersten Tag an unterstützte SoftwareOne bei Fragen und Supportbedarf remote via Teams. Nach nur drei Tagen übernahm schließlich das IT-Team von Centris diese Aufgabe. Im Unternehmen wurde dieser Service sehr gut angenommen – 98 % der befragten Centris-Mitarbeitenden hatten in einer internen Umfrage angegeben, dass der Teams-Support bei der Lösung ihrer Probleme effizient geholfen hat. Und die Anzahl der Support-Tickets – waren es zuvor zwei bis vier Tickets pro Woche – konnte auf fast null gesenkt werden.

Auch die Kommunikation innerhalb des Unternehmens ist seitdem viel effizienter geworden. Mit der Inbetriebnahme von Teams sank der Versand interner E-Mails um 10–15 %, da stattdessen Teams Rooms und die Chatfunktion genutzt werden. Die Umstellung auf Teams konnte auch die Probleme bei Videokonferenzen beseitigen – 82 % der Befragten gaben in der Umfrage an, dass sich die Qualität der Gespräche und Videoanrufe mit Teams verbessert hat.

Überhaupt ist die Zusammenarbeit flexibler, einfacher und effektiver als zuvor. Die neu gewonnenen Funktionen von Teams und OneDrive ermöglichen die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Dateien, zu jeder Zeit und an jedem Ort. Dass auch Chat, Videokonferenz und Telefonie via Teams die aktuellen Bedürfnisse der Centris-Mitarbeitenden bei ihrer täglichen Arbeit erfüllen, bestätigten fast 90% in der Mitarbeiterbefragung. Fortan kann bei der Centris problemlos hybrid gearbeitet werden: Homeoffice an drei Tagen pro Woche steht nun jedem Mitarbeitenden zu. Diese neue Flexibilität trägt nicht nur dazu bei, dass die Produktivität steigt, sondern auch, dass die Mitarbeitenden zufriedener sind.

Die Teams-App hilft mir, schnell mit Kollegen in Kontakt zu treten, und unterstützt die tägliche Kommunikation in unserem Team. So ist es nicht mehr notwendig, jeden Tag im Büro oder vor Ort zu sein.

– Anonymes Mitarbeiter-Feedback, Centris AG

Und dank der neu erlangten Kompetenzen im Adoption & Change Management-Bereich, vereinfacht sich auch der Rekrutierungsprozess, indem neue Talente virtuell interviewt und eingearbeitet werden können. Das spart Zeit und auch Geld. Weitere Kosten kann Centris auch im Rahmen ihrer jährlich stattfindenden vier großen Mitarbeiterversammlungen einsparen. Denn zwei der Events finden nun virtuell statt und es fallen Kosten für die Logistik weg.

Zaugg ist beeindruckt von der Geschwindigkeit, mit der SoftwareOne das Projekt umsetzen konnte.

Normalerweise dauert ein solches Projekt mindestens ein Jahr. Die Schulung der Mitarbeitenden, die Einführung aller neuen Funktionen und die gesamte technische Umsetzung von Teams und M365 – wir haben all‘ das in nur sechs Monaten geschafft. Das ist eine große Leistung, die uns hilft, unsere Zusammenarbeit – ob mit unseren Mitarbeitenden, Kunden oder Partnern – so effektiv und einfach wie nur möglich zu gestalten.

Ari Zaugg

Teamleiter IT-Collaboration Services, Centris AG