Innovatives Wissensmanagement: Wie M365 die Zusammenarbeit und Kollaboration beim Deutschen Institut für Wirtschaftsforschung optimiert

Datenmanagement und -sicherheit für sensible Forschungsdaten

Das DIW Berlin nutzte bisher die weit verbreitete E-Mail- und Messaging-Software Lotus Notes. Aufgrund des auslaufenden Supports für dieses Produkt suchte das Forschungsinstitut nach einer modernen Kommunikations- und Kollaborationslösung. Diese sollte nicht nur eine bessere Integration mit anderen Softwareanwendungen und eine höhere Benutzerfreundlichkeit bieten, sondern auch die Möglichkeit einer nahtlosen Anbindung an Cloud-Dienste gewährleisten.

Nach einer europaweiten Ausschreibung erhielt das Team von SoftwareOne den Zuschlag und entwickelte in enger Zusammenarbeit mit dem DIW Berlin einen detaillierten Migrationsplan. Besonderes Augenmerk wurde dabei auf die hohen Anforderungen an die Datensicherheit gelegt, da die sensiblen Forschungsdaten für das Institut von höchster Bedeutung sind. Im Vorfeld wurde daher ein umfangreiches Audit durchgeführt, um sicherzustellen, dass entsprechende Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt werden und die Datenschutzbestimmungen in der Cloud-Lösung jederzeit eingehalten werden.

Nahtlose Kommunikation und Kollaboration in der Forschung

Aufgrund der Mehrwerte, die M365 dem DIW Berlin bietet, hat sich das Forschungsinstitut für den Umstieg von Lotus Notes auf den Online-Service von Microsoft entschieden. Um eine reibungslose Migration und eine optimale Nutzung der neuen Kollaborationstools zu gewährleisten, wurde im ersten Schritt eine detaillierte Roadmap erstellt, die klare Ziele und Anforderungen definierte. In verschiedenen Workshops wurde unter anderem die lokale IT-Infrastruktur des DIW Berlin analysiert und angepasst, um eine optimale Nutzung in der Azure Cloud zu gewährleisten. Datenschutzbestimmungen wurden im Vorfeld diskutiert und entsprechend umgesetzt.

Als Basis der M365 Dienste dient das Azure Active Directory (AAD), ein cloudbasierter Identitäts- und Zugriffsverwaltungsdienst von Microsoft. Im DIW Berlin erfüllt es eine Vielzahl von wichtigen Funktionen und wird genutzt, um die Verwaltung von Anwendern als auch den Zugriff auf die Cloud-Lösungen wie SharePoint oder Teams zu erleichtern. Darüber hinaus bietet das Azure AD eine Multi-Faktor-Authentifizierung. Ab sofort kann das Forschungsinstitut auf eine erhöhte Sicherheit bei der Anmeldung zurückgreifen und somit unbefugten Zugriff verhindern.

Parallel zur Anbindung an das Azure AD wurde eine M365 Grundkonfiguration durchgeführt. Sie umfasste grundlegende Einstellungen, damit die M365 Dienste genau den spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufen des Forschungsinstitutes entsprachen. Dabei wurden u.a. Benutzerkonten eingerichtet, Lizenzen zugewiesen oder Kommunikations- und Kollaborationstools wie SharePoint und Teams eingerichtet.

Im nächsten Schritt konnte Exchange Online implementiert werden. Dieser cloudbasierte E-Mail-Dienst erfordert keine zusätzlichen Ressourcen für den Betrieb einer eigenen Exchange-Server-Infrastruktur. Er ist hochgradig skalierbar und erfordert nur minimale Verwaltungsaufwände seitens der eigenen IT-Abteilung. Regelmäßige Updates gewährleisten einen umfassenden Datenschutz und aktuelle Sicherheitsfunktionen wie Anti-Spam oder Anti-Malware. Die Mitarbeitenden des DIW Berlin profitieren von der neuen IT-Lösung unter anderem durch die Synchronisation von E-Mails, Kalendern und Kontakten auf verschiedenen Endgeräten sowie durch die hohe Verfügbarkeit.

Schließlich erfolgte im letzten Schritt die Umstellung von der herkömmlichen Telefonie auf "Voice over IP" (VoIP). Diese Technologie ermöglicht die Übertragung der Sprachkommunikation über das Internet. Statt über herkömmliche Telefonleitungen wird nun ausschließlich über die Teams-Plattform telefoniert, und zwar sowohl intern als auch extern. Dies ist nicht nur kostengünstiger als die herkömmliche Festnetztelefonie, insbesondere bei Auslandsgesprächen, sondern bietet auch zusätzliche Funktionen. Dazu gehören beispielsweise Videoanrufe und die Möglichkeit der Anrufweiterleitung.