Weltweite Erreichbarkeit
Forscher weltweit greifen auf die gleichen Tools zu → Erleichterung der Zusammenarbeit/ Austausch
SoftwareOne Case Study
Effiziente Forschungskollaboration mit M365
Das Deutsche Institut für Wirtschaftsforschung e. V. (DIW Berlin) hat sich seit seiner Gründung im Jahr 1925 zu einem der führenden Wirtschaftsforschungsinstitute in Deutschland entwickelt. Es widmet sich der Erforschung wirtschafts- und sozialwissenschaftlicher Zusammenhänge in Bereichen von hoher gesellschaftlicher Relevanz und bietet auf Basis dieser Forschungsergebnisse fundierte Beratung für Politik und Gesellschaft.
Die Migration zu Microsoft 365 unterstützt das DIW Berlin in seinem Auftrag, qualitativ hochwertige Forschung zu betreiben und Erkenntnisse in gesellschaftlich relevanten Themenfeldern zu fördern, gleichzeitig interne Prozesse zu optimieren und die hohen Sicherheitsanforderungen an Forschungsdaten zu gewährleisten.
Forscher weltweit greifen auf die gleichen Tools zu → Erleichterung der Zusammenarbeit/ Austausch
Neuste Technologien unterstützen Forscher innovativ zu sein und wissenschaftliche Fortschritte zu erzielen
M365 erfüllt die strengen Compliance-Anforderungen des DIW Berlin und bietet umfassende Sicherheits-funktionen
Die Migration zu M365 war für unsere IT-Abteilung Neuland, da wir zuvor keine Berührungspunkte mit den Cloud-Lösungen hatten. Daher benötigten wir einen IT-Dienstleister, der nicht nur die Migration reibungslos durchführen konnte, sondern auch unser IT-Team darin unterstützte, M365 effektiv zu nutzen. SoftwareOne hat hierbei hervorragende Arbeit geleistet und uns gezeigt, wie wir die Potenziale von M365 optimal ausschöpfen können.
Rainer Bartholdt
Abteilungsleiter Forschungsinfrastruktur bei Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung e.V.
Das DIW Berlin nutzte bisher die weit verbreitete E-Mail- und Messaging-Software Lotus Notes. Aufgrund des auslaufenden Supports für dieses Produkt suchte das Forschungsinstitut nach einer modernen Kommunikations- und Kollaborationslösung. Diese sollte nicht nur eine bessere Integration mit anderen Softwareanwendungen und eine höhere Benutzerfreundlichkeit bieten, sondern auch die Möglichkeit einer nahtlosen Anbindung an Cloud-Dienste gewährleisten.
Nach einer europaweiten Ausschreibung erhielt das Team von SoftwareOne den Zuschlag und entwickelte in enger Zusammenarbeit mit dem DIW Berlin einen detaillierten Migrationsplan. Besonderes Augenmerk wurde dabei auf die hohen Anforderungen an die Datensicherheit gelegt, da die sensiblen Forschungsdaten für das Institut von höchster Bedeutung sind. Im Vorfeld wurde daher ein umfangreiches Audit durchgeführt, um sicherzustellen, dass entsprechende Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt werden und die Datenschutzbestimmungen in der Cloud-Lösung jederzeit eingehalten werden.
Aufgrund der hohen Sicherheitsanforderungen, denen unser Institut unterliegt, mussten Themen wie Datensicherheit und Compliance im Vorfeld sorgfältig abgestimmt werden. Selbstverständlich wurde auch der Schutz unserer eigenen personenbezogenen Daten sichergestellt. Dabei war auch der Betriebsrat in das Projekt eingebunden.
Abteilungsleiter Forschungsinfrastruktur bei Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung e.V.
Aufgrund der Mehrwerte, die M365 dem DIW Berlin bietet, hat sich das Forschungsinstitut für den Umstieg von Lotus Notes auf den Online-Service von Microsoft entschieden. Um eine reibungslose Migration und eine optimale Nutzung der neuen Kollaborationstools zu gewährleisten, wurde im ersten Schritt eine detaillierte Roadmap erstellt, die klare Ziele und Anforderungen definierte. In verschiedenen Workshops wurde unter anderem die lokale IT-Infrastruktur des DIW Berlin analysiert und angepasst, um eine optimale Nutzung in der Azure Cloud zu gewährleisten. Datenschutzbestimmungen wurden im Vorfeld diskutiert und entsprechend umgesetzt.
Eine professionelle Anleitung ist entscheidend, um potenzielle Fehler bei der Migration zu M365 zu vermeiden. Die Workshops zu Beginn unseres Projektes haben maßgeblich dazu beigetragen, einen reibungslosen Start von M365 bei uns im Institut zu gewährleisten.
Abteilungsleiter Forschungsinfrastruktur bei Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung e.V.
Als Basis der M365 Dienste dient das Azure Active Directory (AAD), ein cloudbasierter Identitäts- und Zugriffsverwaltungsdienst von Microsoft. Im DIW Berlin erfüllt es eine Vielzahl von wichtigen Funktionen und wird genutzt, um die Verwaltung von Anwendern als auch den Zugriff auf die Cloud-Lösungen wie SharePoint oder Teams zu erleichtern. Darüber hinaus bietet das Azure AD eine Multi-Faktor-Authentifizierung. Ab sofort kann das Forschungsinstitut auf eine erhöhte Sicherheit bei der Anmeldung zurückgreifen und somit unbefugten Zugriff verhindern.
Parallel zur Anbindung an das Azure AD wurde eine M365 Grundkonfiguration durchgeführt. Sie umfasste grundlegende Einstellungen, damit die M365 Dienste genau den spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufen des Forschungsinstitutes entsprachen. Dabei wurden u.a. Benutzerkonten eingerichtet, Lizenzen zugewiesen oder Kommunikations- und Kollaborationstools wie SharePoint und Teams eingerichtet.
Im nächsten Schritt konnte Exchange Online implementiert werden. Dieser cloudbasierte E-Mail-Dienst erfordert keine zusätzlichen Ressourcen für den Betrieb einer eigenen Exchange-Server-Infrastruktur. Er ist hochgradig skalierbar und erfordert nur minimale Verwaltungsaufwände seitens der eigenen IT-Abteilung. Regelmäßige Updates gewährleisten einen umfassenden Datenschutz und aktuelle Sicherheitsfunktionen wie Anti-Spam oder Anti-Malware. Die Mitarbeitenden des DIW Berlin profitieren von der neuen IT-Lösung unter anderem durch die Synchronisation von E-Mails, Kalendern und Kontakten auf verschiedenen Endgeräten sowie durch die hohe Verfügbarkeit.
Schließlich erfolgte im letzten Schritt die Umstellung von der herkömmlichen Telefonie auf "Voice over IP" (VoIP). Diese Technologie ermöglicht die Übertragung der Sprachkommunikation über das Internet. Statt über herkömmliche Telefonleitungen wird nun ausschließlich über die Teams-Plattform telefoniert, und zwar sowohl intern als auch extern. Dies ist nicht nur kostengünstiger als die herkömmliche Festnetztelefonie, insbesondere bei Auslandsgesprächen, sondern bietet auch zusätzliche Funktionen. Dazu gehören beispielsweise Videoanrufe und die Möglichkeit der Anrufweiterleitung.
Die Migration zu M365 eröffnete dem DIW Berlin als international vernetztes Forschungsinstitut eine Vielzahl von Möglichkeiten:
Die Zusammenarbeit mit SoftwareOne war für uns ein voller Erfolg. Das professionelle Projektmanagement, die sehr gute Zusammenarbeit und das hervorragende Know-how des gesamten Teams haben zu einem reibungslosen Ablauf geführt. Die Zusammenarbeit war für uns ein großer Mehrwert und deshalb empfehle ich sie gerne weiter.
Abteilungsleiter Forschungsinfrastruktur bei Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung e.V.
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