Teil 1: So gehen Sie als Sieger vom Verhandlungstisch

Ob Neuabschluss oder Renewal: Für jedes Unternehmen stehen regelmäßig Vertrags-Verhandlungen mit seinen strategischen Software-Herstellen sowie Software- oder Cloud-Providern an. Ein schwieriges Feld, denn bei diesen Gesprächen geht es oft um große Investitionen, die Verhandlungen sind zudem aufgrund der Vielzahl von Faktoren, die eine Rolle spielen, in der Regel auch recht komplex. 

Teil 1 einer neuen Blogreihe gibt Hinweise und Tipps, wie man die mitunter schwierige Verhandlungen mit Software-Herstellern erfolgreich zum Abschluss bringt.

Es gibt Dinge über die Kunst des Verhandelns, die wir Ihnen in diesem Blog sicherlich nicht erklären müssen. Sie sind schließlich Profi im Bereich Beschaffung: Bei den Gesprächen, die Sie hinsichtlich Agenda und Zeitplan lange vorab geplant und natürlich am Ort Ihrer Wahl angesetzt haben, verhandeln Sie stets professionell, höflich und werden niemals emotional. 

Zudem wissen Sie genau, dass eine Fixierung auf das Erreichen eines bestimmten Prozentsatzes an Nachlass vom Listenpreis nicht unbedingt mit dem optimalen wirtschaftlichen, wie technologischen Ergebnis für Ihr Unternehmen gleichzusetzen ist. Unterbreitet man Ihnen im Gespräch ein Angebot, das Sie überrascht oder weitere Überlegungen und Analysen erfordert? Sie unterbrechen die laufenden Verhandlungen souverän, weil Sie wissen, dass mit Ihrer Bitte nach einer kurzen Pause, um Optionen intern zu kalkulieren oder diskutieren, weder Blamage noch Gesichtsverlust verbunden sind. 

Vor allem aber wissen Sie, dass Ihre Qualitäten als Pokerspieler zwar nützlich sind, dass das Spiel aber in Wahrheit aber schon lange vor dem Termin begonnen hat, an dem die Spieler sich treffen und an den Tisch setzen: Die richtige Vorbereitung entscheidet letztendlich über den Erfolg und der Faktor Zeit spielt dabei eine entscheidende Rolle. Vorbereitet sein heißt, dass Sie die eigenen Ziele genau definieren, sich aber auch klar darüber sind, was Ihr Gegenüber denkt, was er weiß und vor allem, was er will. 
Beginnen wir beim Gegenüber.  

Was spielt dem Software-Hersteller oder Cloud-Provider in die Karten? 

1. Sie wissen es – und das Gegenüber weiß es natürlich auch: Bei tief eingebetteten, komplexen und vor allem geschäftskritischen Systemen wäre Ihr Wechsel zur Lösung eines anderen Anbieters mit Risiken, Kosten und einem erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden. Seien wir ehrlich: Ein strategischer Anbieter kann wahrscheinlich viel leichter ohne Ihr Unternehmen leben als Ihr Unternehmen ohne seine Produkte. Daher ist es im besten Interesse aller, eine für beide Seiten vorteilhafte Vereinbarung zu erzielen, die langfristig Vertrauen schafft.
2. Der Anbieter verfügt - besonders natürlich bei Renewals - über detaillierte Informationen zu Ihrem aktuellen Vertrag und den damit verbundenen Rechten und Pflichten. Es hat sehr wahrscheinlich auch ein ziemlich genaues Bild vom aktuellen Grad Ihrer Nutzung. Um diese bequeme Position nicht noch weiter zu stärken, sollten weder Sie noch irgendein anderer Mitarbeiter Ihrer Organisation im Vorfeld oder während der Verhandlungen weitere Informationen ohne triftigen Grund preisgeben. 
   Führen Sie sich einfach vor Augen, wie Ihr Unternehmen seine eigenen Produkte verkauft: Ihr Sales-Team nutzt alle verfügbaren Kontakte, um möglichst viele Informationen über den potenziellen Kunden zu erhalten, bevor ein Deal ausgehandelt wird. Ihr Software- oder Cloud-Anbieter wird genau dasselbe tun – seien Sie und Ihr Team darauf vorbereitet.

Gute Angebote – weniger gute Angebote: Wann sollte man unterzeichnen?

Ein strategischer Anbieter wird Ihnen nicht gleich zu Beginn der Verhandlungen sein bestes und endgültiges Angebot unterbreiten. Ebenso wenig werden Sie die besten Konditionen erhalten, wenn Sie bis zur letzten Minute warten. Besteht - wie oben schon erwähnt - eine relativ große Abhängigkeit Ihres Unternehmens von den Produkten eines Herstellers? Einen eigentlich akzeptablen Deal abzulehnen und zu hoffen, dass Ihnen kurz vor Ablauf der Frist doch noch ein besseres Angebot gemacht wird, wäre in diesem Falle zudem eine sehr risikoreiche Strategie.

Was ist die beste Taktik für den Käufer? Definieren Sie Ihre Ziele weit im Voraus

Es ist wichtig, dass Sie sowohl Ihren taktischen als auch Ihren strategischen Ansatz bereits genau definiert haben, BEVOR Sie das erste Angebot des Herstellers erhalten. Eine ideale Datenbasis für effektive Verhandlungen stellt eine eindeutige und bereits optimierte Produktliste (BoM) dar, die die aktuellen, vor allem aber auch die prognostizierten, zukünftigen Anforderungen aller in Frage kommenden Abteilungen in Ihrem Unternehmen genau abbildet. 

Hier kommt der Faktor Zeit ins Spiel: Diese Abfrage kann nicht im letzten Moment erfolgen – sie muss im Vorfeld abgeschlossen werden. Sie sollten daher in jedem Falle sicherstellen, dass Sie genügend Zeit haben, um lange vor Vertragsende Gespräche zu führen, um bei Angeboten Entscheidungen über die beste Vorgehensweise treffen zu können, die auf exakten Daten basieren.

Verhandeln ist keine Einbahnstraße – doch Vorsicht! 

Halten Sie sich, wenn möglich, an den vorab definierten Plan. Das gilt ganz besonders dann, wenn man Sie in „Versuchung“ bringen will: Softwarehersteller zeichnen sich dadurch aus, dass sie die Geschäfte ihrer Kunden genau verstehen und deshalb oft mit überraschenden Angeboten aufwarten können, die den Verantwortlichen auf den ersten Blick gar nicht so abwegig erscheinen.
Doch gerade bei überraschenden, neuen Angeboten von Dienstleistungs- oder Produktbündeln raten wir zur Vorsicht! Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihnen die Verlängerung oder Ergänzung Ihres Vertrags einen höheren Mehrwert bietet als ein neuer Vertrag. Auch könnte es weitere Optionen geben. Etwa, die Software in einem Paket zu kaufen, gebündelt mit Hardware oder Dienstleistungen, und dadurch ein noch besseres Angebot zu erhalten. 

Ziehen Sie alle diese Möglichkeiten sorgfältig in Erwägung – lassen Sie sich dadurch aber nicht von Ihren ursprünglich definierten Zielen und vor allem Ihrem BoM ablenken. 
Wieder geht es um Zeit. Haben Sie rechtzeitig mit den Vorbereitungen zu den Verhandlungen begonnen, haben Sie genug Zeitpuffer eingeplant – dann können Sie auch überraschende Angebote gründlich prüfen, ohne für die Katze im Sack zu unterzeichnen. 

Fazit: Der beste Preis muss nicht die beste Lösung für Ihr Unternehmen sein. Wenn Sie nach dem besten Deal für Ihr Unternehmen suchen, denken Sie daran, dass nur ein Teil der Verhandlungen den Preis betrifft. Auch gibt es am Markt mehr als einen Anbieter. Jeder einzelne davon hat seine eigenen Rabattrichtlinien oder auch andere Triebkräfte, nach dem Angebote erstellt werden. Sie müssen wissen, was diese Triebkräfte sind. 

Thema Ressourcen: Externe Unterstützung bei Verhandlungen? 

Wenn Sie die Faktoren Zeit und damit die Vorbereitung beliebig steuern können, bestehen gute Chancen, dass Sie als Sieger, in jedem Fall aber wenigstens mit einem für Sie vorteilhaften, guten „Unentschieden“ vom Tisch aufstehen. Fehlen Ihnen jedoch die Ressourcen Zeit oder schlichtweg die Mitarbeiter und damit die Vorbereitung, kann es passieren, dass Sie Ihrem Gegenüber relativ hilflos ausgeliefert sind – Sie können dann in der Regel lediglich reaktiv handeln. 

Es gibt viele Hersteller mit unzähligen Produkten und Dienstleitungen, dazu ist die Software-Lizenzierung, eine Wissenschaft für sich. Wir erwähnten die individuellem Triebkräfte jedes Herstellers. Selbst wenn Sie sich in Produkte und Lizenzen hineinarbeiten – wissen Sie, wie ein Ihnen bis dato unbekannter Hersteller tickt, welchen Approach er gewöhnlich verfolgt?