A emissão de documentos é uma das principais atividades de escritórios e, se não for bem gerenciada, pode gerar burocracias e custos desnecessários. Saber como a Adobe Documento Cloud otimiza o trabalho é o primeiro passo para construir um fluxo de emissão de documentos muito mais ágil e eficiente.
Com ela, você pode desde emitir documentos na versão digital até assiná-los com segurança, dispensando a necessidade de imprimir e enviar documentos físicos. Quer saber como funciona essa solução? Neste post, explicamos tudo o que você precisa saber para aproveitar os benefícios na prática. Confira!
Como funciona a Adobe Document Cloud?
A Adobe Document Cloud é o serviço de nuvem da Adobe, o qual possibilita o armazenamento de arquivos em formato PDF virtualmente. Isso significa que podem ser acessados remotamente e a qualquer momento pelas pessoas autorizadas.
Os serviços disponibilizados na nuvem permitem a integração com outros recursos da Adobe para que os usuários preencham e assinem formulário na versão eletrônica. A solução pode ser usada em dispositivos desktop, móveis e Web, além de criar fluxos de trabalho digitais inteiramente automatizados e seguros para a emissão e a assinatura de documentos.
O objetivo da Adobe Document Cloud é aumentar a produtividade das atividades em escritório e assegurar uma experiência ágil e eficiente aos seus clientes. Vale ressaltar que a nuvem não funciona ‘’sozinha’’, dependendo dos programas Adobe.
Quais são as principais funcionalidades da Adobe Document Cloud?
A Adobe Document Cloud tem duas funcionalidades imprescindíveis para a rotina de atividades de escritórios: o Adobe Acrobat Pro e o Adobe Acrobat Sign, que atuam na criação e na assinatura de documentos respectivamente. Saiba como os dois serviços funcionam.
Adobe Acrobat Pro
Lançado recentemente, é uma solução de PDF completa que traz mobilidade para que os profissionais de escritórios trabalhem de qualquer lugar, além de simplificar os processos relacionados a documentos. Veja como funciona e as vantagens desse serviço a seguir!
Criação de documentos com níveis de segurança
O Adobe Acrobat Pro permite a criação de documentos corporativos em PDFs com níveis de segurança. No que se refere à proteção, é possível inserir criptografias e senhas a fim de que somente as pessoas autorizadas possam acessar o conteúdo dos documentos digitais.
‘’Existe, ainda, a opção de impedir a impressão do documento e ocultar informações sigilosas, o que traz mais tranquilidade quando se transita documentos privados’’, destaca o Development Executive Lead.
Comparação entre documentos
Uma alteração não autorizada em um documento PDF, como um contrato, pode mudar todo o seu contexto e comprometer a credibilidade do escritório. Nesse sentido, o Acrobat Pro faz a comparação de arquivos em PDF, otimizando a revisão de contratos gigantescos e críticos, como os de advocacia.
Dessa forma, pode-se conferir se nenhuma página foi alterada, se não houve substituição de imagem, entre outras mudanças. ‘’A comparação é feita de forma bastante rápida e mostra um dashboard com as possíveis alterações para serem identificadas em questão de segundos’’.
Padronização ISO
As normas de Organização Internacional para Padronização (ISO) uniformizam processos e condutas em organizações e instituições públicas em diferentes áreas. Levando isso em consideração, o Acrobat Pro gera PDFs nos padrões ISO, beneficiando os mercados que precisam manter a integridade dos documentos gerados, como farmácias e laboratórios.
Com o padrão ISO chamado PDF/A, o usuário mantém a integridade do documento, independentemente de quanto tempo ele fique arquivado eletronicamente. Também existe o PDF/E, voltado para a parte de Engenharia, e o PDF/X, que compreende a indústria gráfica.
Acessibilidade para Pessoas com Deficiência (PcD)
A geração de documentos do Acrobrat Pro também está alinhada à promoção da diversidade nas empresas. Isso porque o serviço faz a parte de acessibilidade dos arquivos. Para pessoas que são deficientes visuais, por exemplo, a ferramenta pode narrar o texto a fim de que o usuário também tenha acesso ao conteúdo.
Digitalização de documentos físicos
O Acrobat Pro digitaliza documentos da forma mais precisa possível e tem uma ferramenta OCR que faz um tratamento na imagem do documento, melhorando-a para o arquivamento posterior.
O serviço também faz a otimização do PDF. ‘’No momento do arquivamento, você pode reduzir o tamanho do arquivo, o que ocorre a partir da retirada de informações que não são relevantes para o armazenamento", acrescenta o representante da SoftwareONE.
Envio de documentos
Os usuários do Acrobrat Pro não precisam se preocupar com gastos para enviar documentos físicos para as partes interessadas, já que podem enviá-los para assinaturas digitais de forma ilimitada.
Adobe Sign
O Adobe Sign consiste em um software de assinatura eletrônica baseado na Adobe Document Cloud, que substitui a assinatura manual por fluxos de trabalho estruturados em assinatura eletrônica. Conheça as funcionalidades desse serviço!
Integrações com APIs
Uma Interface de Programação de Aplicação (API) permite a integração de sistemas de forma facilitada. A partir do Adobe Acrobat Sign, os usuários contam com integrações e APIs que possibilitam a inclusão de fluxos de assinatura eletrônica em aplicativos utilizados pela corporação, como o Microsoft Office 365.
Alta confiabilidade
Essa ferramenta tem alta confiabilidade, atestando que o conteúdo do documento não foi alterado ao transitar entre remetente e destinatário. Outros serviços garantem a segurança apenas da assinatura eletrônica.
Consolidação de documentos
Diferentemente do Acrobat Pro, o Acrobat Sign consolida todos os documentos e gera relatórios mais detalhados. Inclusive, o escritório pode separar os documentos que devem ser assinados por departamentos, como Recursos Humanos e Jurídico.
‘’O usuário é o detentor da console de documentos recebidos e enviados. Quando é necessário fazer auditorias ou seguir padrões dentro da empresa, o Acrobat Sign promove a segurança e o compliance desse processo’’.
Como o Adobe Acrobat e o Adobe Sign podem otimizar o trabalho na empresa?
Na atualidade, quando se fala em geração de documentos, a maioria dos computadores utiliza o Acrobat Reader, um plug-in que lê documentos em PDF. Porém, esses arquivos podem ser acessados e lidos por qualquer pessoa.
Já o Acrobat Pro trabalha com níveis de segurança na geração de documentos, impedindo que sejam acessados por pessoas não autorizadas, o que ajuda a proteger as informações privadas das empresas.
Graças à digitalização de documentos dessa ferramenta, as organizações também podem fazer buscas mais rápidas do que as físicas. Na versão digital, basta pesquisar pelas palavras-chave do arquivo para encontrá-lo em segundos, poupando tempo das equipes que lidam com um grande volume de documentos em sua rotina de trabalho.
Por sua vez, o Acrobat Sign acelera o processo de fechamento de negócios, entregas e recebimentos de mercadorias, contratações de funcionais, e demais atividades nas empresas. Isso porque reduz o tempo de coleta de assinatura, além de envolver segurança e validade jurídica.
Como fazer a integração nativa com Microsoft na própria ferramenta?
Quando a empresa investe em tecnologias como o Office 365, que é um ecossistema de produtividade, é importante tirar o máximo de proveito delas. ‘’Em um ambiente de trabalhado em que as tecnologias convergem para trabalharem juntas, os profissionais fazem entregas mais ágeis e eficientes’’.
Com base na possibilidade de integração, é possível criar fluxos de trabalho automatizados. Se você estiver com o Microsoft Teams aberto, pode apresentar um contrato e assiná-lo eletronicamente em tempo real, o que contribui para encantar o cliente.
As ferramentas da Adobe Document Cloud podem ser integradas com apenas um clique. O Acrobat Sign, que é nativo, pode ser integrado facilmente à store da Microsoft e conectado com Excel, Word e Outlook. Assim, um advogado pode redigir um documento no Word e mandar para assinatura utilizando a mesma ferramenta, sem sair da plataforma.
Além da Microsoft, a Adobe também pode ser integrada a plataformas de outros players, como Workday. ‘’A Adobe não cobra a mais para deixar as integrações prontas para o cliente. Sãos mais de 80 APIs que podem ser conectadas’’.
Como a SoftwareONE pode ajudar?
Primeiramente, o papel da SoftwareONE é orientar o cliente sobre qual é a melhor ferramenta para o ambiente de trabalho da empresa. Temos uma equipe especializada e certificada em Adobe que entende do que o cliente precisa e oferece o que faz sentido para o negócio dele.
‘’O nosso diferencial é que somos um parceiro Platinum que oferece valores diferenciados para o cliente. Temos um processo exclusivo para atender a pedidos de Adobe, o que faz com que a implementação seja mais rápida e que erros sejam mitigados’’, conclui o representante da SoftwareONE.
Agora que você sabe como a Adobe Document Cloud otimiza o trabalho, já pode selecionar as ferramentas da nuvem que mais beneficiam o seu fluxo de tarefas, otimizando as suas entregas por meio do aumento de eficiência e de economia de tempo da sua equipe.
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