Novos recursos para aumentar sua colaboração com o Teams

Não há dúvidas sobre isso: O Teams se tornou um dos pilares do trabalho remoto. Organizações de todo o mundo estão utilizando Teams para se conectarem durante esse período, que tem despertado a necessidade de maior comunicação e produtividade.

A Microsoft reconheceu as necessidades de seus usuários e continuou a evoluir e a inovar sua plataforma. Na verdade, um novo conjunto de recursos na plataforma acaba de ser lançado, e você precisa saber como utilizar cada um deles. Vamos dar uma olhada de perto nesses novos recursos do Teams, e como sua organização pode usar cada um deles para impulsionar a colaboração.

Investir em seu pessoal com as ferramentas certas e incentivando a mudança ajudará a acelerar sua transformação cultural digital.

Ter uma videochamada em grande escala? Agora, você pode usar as novas salas de reuniões virtuais do Teams para dividir sua reunião em grupos menores. Você pode criar salas de reunião tanto nas reuniões do Teams como em seus canais de equipes. Dessa forma, você pode facilitar as discussões com mais facilidade e incentivar sessões de discussões de ideias com mais flexibilidade.

Se você mesmo estiver organizando a reunião, poderá alternar entre as salas de sessão de grupo, entregar anúncios individualmente ou todos de uma vez e até mesmo trazer todos de volta para a sala de reuniões principal. Além disso, se alguém compartilhar um arquivo em uma sala de reunião, ele também poderá ser compartilhado na sala de reunião principal e estará disponível no bate-papo após a reunião.

Outra grande novidade é a introdução de notificações de fim de reunião. Agora, os participantes da reunião serão notificados 5 minutos antes que sua reunião seja marcada para terminar. Assim, você pode sempre garantir que todos estão no caminho certo e saberão encerrar a chamada antes de chegar no tempo. No entanto, vale destacar que esta função não encerrará sua reunião automaticamente.

Além disso, há agora uma nova experiência de pré-reunião do Teams para os usuários. Isto significa a melhoria das configurações de áudio, vídeo e dispositivos antes de os usuários participarem de uma reunião. Em vez de ajustar os dispositivos de reunião em configurações, você pode simplesmente mudar o que você precisa na experiência de pré-reunião.

Se você quiser criar um ambiente de reunião seguro e inclusivo, os organizadores da reunião podem escolher entre três configurações de bate-papo - “Portador de deficiência”, impedindo que o organizador e os participantes utilizem o bate-papo da reunião. Alternativamente, eles podem ser ajustados para “Somente durante a reunião”, permite aos participantes enviar mensagens somente durante a reunião e ao organizador enviar mensagens a qualquer momento. Por último, o padrão será definido como “Habilitado”, permitindo chats para todas as plataformas de reunião a qualquer momento.

Isso é importante, pois as reuniões são a oportunidade perfeita para facilitar o trabalho, discutir ideias e discutir ideias sobre novos projetos. Para que todas essas atividades se tornem realidade, pode ajudar - em um primeiro passo - a reduzir as dificuldades para participar da reunião e - em um segundo passo - a evitar interrupções para que as pessoas possam se concentrar exclusivamente na reunião.

O novo modo desenvolveu algumas grandes novidades para a chamada, que você já pode aproveitar. Agora existe a possibilidade de discagem de múltiplos números, permitindo associar vários números a um único contato. Este recurso facilitará o início de uma chamada com essaa pessoa, já que você terá todas as suas informações de contato.

Agora também foi incluído legendas ao vivo disponíveis para chamadas 1:1. Todos sabem que, hoje em dia, o ruído ao fundo de uma chamada pode ser um fator de distração, e muitas vezes, em home office não pode ser evitado, as legendas facilitam a comunicação com esses usuários, você pode simplesmente colocar uma legenda ao vivo para que você nunca mais perca uma observação importante.

Além disso, a Microsoft agora fornece um número global de discagem para ser usado de praticamente qualquer dispositivo móvel ou discador para ajudar outros participantes a participarem de uma reunião com Áudio Conferência.

Isso é imporrtante, pois produtividade é a chave para nós - e ao fornecer múltiplas maneiras de se conectar, significa que não precisamos mais trocar de plataformas e programas para procurar detalhes de contato e as distrações são reduzidas para que nossos fluxos de trabalho permaneçam eficientes.

Você já foi procurar dentro de suas mensagens, mas não consegue encontrar o que está procurando? Com o buscador melhorado no Teams, você sempre será capaz de encontrar exatamente o que você precisa. Na próxima vez que você for pesquisar suas mensagens, você notará que as três principais mensagens são geradas e ordenadas por relevância, em vez de cronologicamente. Este modelo de relevância recentemente desenvolvido foi projetado para aprender as características mais relevantes de uma mensagem. Os dados são coletados em sinais ativos e passivos, tais como com quem você conversa mais frequentemente, e depois são usados para lhe entregar as recomendações mais relevantes.

Além disso, agora você pode acessar arquivos enquanto estiver off-line a partir de seu dispositivo móvel. Usando o aplicativo móvel do Teams para iOS, você pode selecionar quaisquer arquivos que precisará acessar no futuro. Desta forma, você pode sempre acessar uma versão baixada do arquivo diretamente em seu telefone.

Por último, mas não menos importante, a Microsoft agora permite que você crie e compartilhe um calendário com membros e canais específicos. Este recurso proporciona a todos os membros dentro do canal, exceto usuários convidados, visibilidade para os próximos eventos.

Por que isso é importante: Saber quem são seus contatos mais relevantes é crucial para ajudar a agilizar seu fluxo de trabalho. Ao ter conversas relevantes na palma da mão, compartilhar calendários dentro do Teams e obter acesso off-line a arquivos importantes lhe permite concentrar em suas atividades principais de uma maneira tranquila.

Obtenha aprovações muito mais rapidamente iniciando seu fluxo de aprovação diretamente no Teams - seja por bate-papo, em uma conversa no bate-papo, ou a partir do próprio aplicativo de aprovação. Basta selecionar um tipo de aprovação, adicionar detalhes, anexar arquivos e escolher os aprovadores. Uma vez submetidos, os aprovadores são notificados e podem rever e agir de acordo com o pedido.

Por que isso é importante: Ter o processo completo de aprovação em um só lugar pode ter um enorme impacto no seu desempenho e no de sua equipe, já que os processos que consomem tempo usando várias ferramentas não são mais necessários. Além disso, os fluxos de notificações automatizadas apoiam a transparência e aceleram todo o processo de aprovação.

A Microsoft queria aumentar a colaboração entre o Teams e o SharePoint, por isso várias novas funcionalidades foram implementadas para facilitar a experiência dos usuários. Para uma melhor colaboração, experimente os mini-painéis disponíveis para conteúdo do grupo. Você pode adicionar páginas, notícias, links e mais diretamente em seu próprio painel que sua equipe pode então usar diretamente em seus respectivos canais. Esta é uma ótima maneira de demonstrar seu plano de projeto e conectar todos os recursos em um único ponto de acesso.

Agora também haverá uma aba dedicada ao SharePoint dentro do Teams que lhe permitirá adicionar bibliotecas de documentos, páginas e muito mais a um canal da plataforma. Você também pode identificar notícias, listas, e outros itens. Ao identificar recursos úteis, você pode sempre manter os membros de sua equipe informados sobre as últimas novidades da organização.

Por que isso é importante: O processo mais demorado para um único membro da equipe é frequentemente coletar informações relevantes e pesquisar diferentes fontes para encontrar o que eles precisam. Ao reunir todos os diferentes pontos de dados e recursos de conhecimento em um único local, você reduz novamente a interrupção do projeto e ajuda a alcançar os objetivos em um prazo definido.

Com o Power App no Teams, você pode desenvolver aplicativos personalizados para cada necessidade de negócio. Embora os power apps não sejam um recurso novo, há algumas novas funcionalidades que vale a pena testar. Estes aplicativos de low code podem agora ser usados diretamente no Teams e você pode dar acesso a todos o seus clientes. Esta função específica permite que você forneça a toda sua organização aplicativos personalizados de volta pela Dataverse para o Teams. No geral, se sua organização ainda não aproveitou esse recurso, você está perdendo. Certifique-se com suas equipes e veja onde estão as oportunidades para construir aplicativos personalizados que podem facilitar o dia-a-dia de todos.

Aqueles que trabalham em casa provavelmente serão divididos entre computadores Windows e Mac. Agora, você pode restringir a entrada de equipes tanto em dispositivos gerenciados pelo Windows quanto pelo Mac. Isso ajuda a garantir que os funcionários não possam se conectar a um cliente de uma organização diferente usando as credenciais do cliente de sua organização. Através deste recurso, você também pode configurar o acesso às contas pessoais dos usuários.

Há algumas medidas adicionais de segurança, conformidade e privacidade que também foram acrescentadas ao Teams. Agora, somente usuários convidados podem participar de uma reunião diretamente com a nova configuração do Lobby. Esta configuração garantirá que somente as pessoas que você convidou para sua reunião poderão participar diretamente. Todos os outros usuários serão enviados para o lobby para esperar até que o anfitrião os deixe entrar.

Além disso, não deixe de verificar a chave do cliente para as equipes. Esta camada adicional de criptografia está atualmente disponível para Exchange Online, SharePoint Online, e OneDrive. Agora, este fator extra de segurança estará disponível para você usar no Teams.

Por que isso é importante: Embora a colaboração entre dispositivos seja crucial para manter a produtividade de sua força de trabalho, a segurança sempre deve ser mantida em primeiro lugar. Ter processos automatizados para apoiar a verificação e a autenticação limita os riscos de ser atacado.