As plataformas que permitem a colaboração entre as equipes se tornaram uma necessidade para as empresas. Até porque, houve uma grande ascensão do trabalho remoto durante a pandemia.
Nesse cenário, conhecer as vantagens do Google Workspace é fundamental para potencializar os resultados do seu negócio. Afinal, estamos falando de uma solução que pode impactar diretamente na sua produtividade.
O Google Workspace foi desenvolvido pensando, justamente, no trabalho remoto das equipes. Ele conta com uma gama de ferramentas colaborativas que possibilitam aos funcionários trabalharem no mesmo projeto, mesmo que estejam distantes um do outro. Quer saber mais sobre essa plataforma? Neste post, nós te mostraremos quais são as suas maiores vantagens. Confira!
O que é Google Workspace?
Até 2020, o Google Workspace era conhecido como G Suite. Ele é definido como um conjunto de ferramentas virtuais configuradas para auxiliar na colaboração dos funcionários nas empresas. A partir dessa plataforma, os colaboradores podem trabalhar na construção de uma mesma planilha, por exemplo, mesmo estando em locais diferentes.
Na prática, o Google Workspace funciona como uma solução de comunicação, colaboração e produtividade. É uma ferramenta que pode ser utilizada por empresas de todos os tamanhos que queiram organizar e agregar praticidade à execução de suas tarefas. Baseada em nuvem, a nova versão permite integrações que melhoram a acessibilidade e flexibilidade do ambiente de trabalho com muita segurança.
Como funciona esse recurso?
O Google Workspace utiliza o sistema de armazenamento em pool. Assim, ele consegue comportar as ferramentas colaborativas e permitir a edição de documentos por diferentes usuários simultaneamente.
Dessa forma, os arquivos armazenados podem ser compartilhados entre as pessoas credenciadas, otimizando os processos de gerenciamento e alocação dos itens.
A capacidade de armazenamento depende da assinatura escolhida pela empresa, bem como das licenças adquiridas. Como os arquivos e as ferramentas ficam armazenados na nuvem, os usuários podem acessá-los usando diferentes dispositivos conectados à internet, como computador, tablet ou celular.
O ambiente de arquivos pode ser compartilhado por diferentes níveis de acesso entre os usuários. Além disso, a plataforma promove a integração total entre os aplicativos. O gestor pode convocar a sua equipe para uma reunião pelo e-mail e até mesmo editar documentos em conjunto durante uma videoconferência, por exemplo.
Quais são os benefícios de usá-lo?
Na rotina corrida das empresas, o recurso é considerado sinônimo de praticidade. Afinal, ele ajuda os gestores a ter mais controle do ambiente de trabalho, além de conectar os colaboradores para trabalharem de forma alinhada. Veja, a seguir, quais são as vantagens do Google Workspace.
1. Facilidade para gerenciar dispositivos e contas
Ao assinar o Google Workspace, a empresa recebe uma conta chamada ‘’Admin Console’’, que funciona como administrador. Essa conta possibilita a criação de outros usuários e o gerenciamento dos níveis de acesso de cada um deles.
Como administrador, você também tem a opção de bloquear as extensões não confiáveis. Além disso, autorizar logins a partir de códigos de verificação em outros dispositivos e ativar o processo de verificação em duas etapas. Portanto, pode-se efetuar alterações em contas específicas ou em massa, conforme a sua necessidade.
2. Colaboração em tempo real
O trabalho home office é uma tendência mundial. No entanto, ele só é viável para as empresas que possuem uma estrutura flexível. A implementação do Google Workspace facilita essa modalidade, uma vez que possibilita a colaboração em tempo real.
Várias pessoas podem acessar a plataforma e trabalhar no mesmo arquivo simultaneamente. A equipe pode, por exemplo, se conectar pelo Google Meet e criar apresentações em conjunto. Todas as alterações realizadas ficam no histórico de atualização do documento, simplificando eventuais recuperações.
3. Utilização de dispositivos diferentes
O uso da plataforma do Google traz um grande ganho em termos de flexibilidade. Isso porque os colaboradores não ficam mais condicionados a trabalhar somente nos computadores da empresa. Afinal, eles podem acessar os arquivos e e-mails por meio de dispositivos móveis.
Isso agrega muito mais mobilidade para o seu negócio. Assim, proporciona agilidade para que os colaboradores possam solucionar problemas e garantir a atualização das informações armazenadas na nuvem. Dessa forma, evita erros na execução das tarefas.
4. Melhora a segurança
As operações de uma organização dão origem a um grande volume de dados, incluindo informações sensíveis e sigilosas. Por isso, eles devem ser mantidos em total segurança para que não caiam nas mãos de pessoas mal-intencionadas.
A segurança com Google Workspace pode ser feita pelo Google Vault. É um aplicativo que armazena os dados gerados pelas contas, tanto das ativas quanto das inativas, pelo tempo que a empresa desejar. O recurso evita a perda de dados nas situações em que o colaborador se desliga da empresa. Além disso, serve de comprovante em eventuais processos jurídicos.
Outro ponto que merece destaque é que a ferramenta tem a estrutura Google de segurança, que conta com tecnologia de ponta a ponta com muito foco em preservar a segurança de seus usuários. O aprendizado que a nuvem Google tem é constante, o que significa que ela identifica e neutraliza potenciais ameaças com maior rapidez e eficiência, evitando que se convertam em perigo real para os seus negócios.
5. Comunicação unificada
Um dos principais objetivos do Google Workspace é otimizar os processos dos negócios. Considerando isso, a plataforma oferece uma comunicação unificada, o que significa que os aplicativos podem ser integrados e acessados em tempo real.
A sua equipe vai se reunir para trocar ideias sobre um projeto? Os colaboradores podem fazer uma videoconferência e editar o documento simultaneamente. Isso dispensa a necessidade de trocar inúmeros e-mails até que o projeto seja concluído. Essa ferramenta ainda reduz as chances de ruídos de comunicação e, consequentemente, de retrabalhos.
6. Aumento da produtividade
O Google Workspace faz com que o ambiente de trabalho se torne mais flexível. Assim, os colaboradores podem desenvolver as suas atividades de qualquer lugar do mundo e se comunicarem com maior facilidade. Dessa forma, o recurso contribui para o aumento significativo da produtividade da empresa.
Como começar a usar o Google Workspace?
Como se trata de uma plataforma com diversos aplicativos, a implementação do Google Workspace pode se tornar complexa. Sendo assim, é essencial contar com o suporte de uma equipe especializada e que ajude a aproveitar melhor os benefícios oferecidos pelo recurso.
Esse é o caso da SoftwareONE. Somos uma parceira consultiva do Google e temos um time de especialistas que faz avaliações técnicas e estuda as demandas de cada cliente. Nós garantimos o sucesso da sua jornada de migração e implementação para que você se preocupe apenas com as questões do seu negócio.
A flexibilidade e produtividade andam de mãos dadas, especialmente em um momento em que o trabalho remoto chegou para ficar. Como você pôde perceber, o Google Workspace é um grande aliado na otimização da colaboração entre seus funcionários. Além disso, potencializar os seus resultados.
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