Quais são seus gastos com serviços de nuvem? Descubra e melhore o ROI!
Os diversos gastos com serviços de nuvem complementares ou substitutivos podem acabar com os benefícios do cloud computing para sua empresa. Essa afirmação é o resultado de um estudo que constatou que um ambiente multicloud mal gerenciado é capaz de diminuir o retorno sobre o investimento (ROI) em TI e aumentar a vulnerabilidade dos ativos a ataques virtuais.
Segundo o estudo, esse cenário já afeta 40% das empresas, mas pode ser rapidamente revertido ao se adotar algumas atitudes estratégicas na gestão de TI. Continue lendo e confira quais são as boas práticas que devem orientar a utilização da computação em nuvem em sua organização!
Estabeleça um comitê de Governança de TI
Formar um pequeno comitê para regulamentar o uso dos aplicativos e tecnologias é o primeiro passo para retomar o controle sobre os gastos com serviços de nuvem e garantir o ROI dessas aplicações.
Uma boa prática é reunir entre três a cinco profissionais que façam parte das principais áreas do negócio, com experiências e conhecimentos distintos para assumir a função de autorizar o uso de determinado serviço em nuvem por um setor. Após ser capacitada e seguindo as melhores práticas de governança de TI, essa equipe multidisciplinar terá facilidade para compreender as reais necessidades das pessoas e da empresa e tornará as decisões de TI mais alinhadas com a estratégia do negócio.
Mapeie todos os sistemas utilizados pelos colaboradores
O maior vilão do controle do ROI e dos gastos com serviços de nuvem é a Shadow IT, ou a tendência das pessoas e dos departamentos corporativos em adquirir sistemas e soluções de TI sem uma aprovação formal da diretoria ou do responsável pela governança tecnológica.
Um exemplo de Shadow IT seria a contratação de uma ferramenta de disparo de e-mail marketing, sem a avaliação técnica da área de TI, nem a aprovação de algum executivo. Nesse caso, a lista de contatos dos clientes da empresa poderia ser acessada pelo fornecedor do sistema de envio de e-mails ou, ainda, ficar exposta, caso a ferramenta não adote boas medidas de segurança.
Mapear todas as aplicações utilizadas na empresa pode parecer uma tarefa impossível, pois boa parte dos serviços de nuvem precisam apenas de um navegador de internet para serem acessados. Contudo, o monitoramento da rede, somado ao diálogo com os colaboradores de cada área, ajuda os profissionais de TI a identificar esses aplicativos.
O principal objetivo dessa atividade é coletar dados sobre os fornecedores de cada serviço e a justificativa dos usuários para utilizarem cada aplicação, porque isso ajudaria a descobrir se pessoas diferentes não contrataram serviços similares para executar as mesmas tarefas.
Também é importante questionar quais funcionalidades do serviço estão ligadas a quais necessidades do negócio. Afinal, nem sempre o desejo de um colaborador precisa ser atendido para satisfazer a demanda da empresa. Por exemplo, um profissional de marketing poderia pedir a contratação de uma ferramenta para organizar os projetos da sua área, mas a empresa já tem a licença que engloba o Microsoft Project, ferramenta sugerida pela equipe de TI.
Identifique as necessidades da contratação
Agora que sua equipe entende as razões para a utilização de cada software e conhece as funcionalidades mais mencionadas pelos usuários, é possível diagnosticar quais serviços de nuvem são complementares, ou até substitutivos, e definir quais devem ser descontinuados.
Por exemplo, a área de TI ou de governança poderia indicar a descontinuidade de uso de um sistema de e-mail marketing por verificar que o setor já tem um software de automação de marketing com um módulo específico para o envio de comunicações em massa. Ou seja, um sistema seria substitutivo do outro.
A vantagem de executar essa tarefa é otimizar os gastos com serviços de nuvem ao eliminar aqueles que são excedentes e administrar melhor as despesas com licenças que muitas vezes variam de preço conforme o perfil do profissional que a utiliza. Outro benefício é o de facilitar a apuração do ROI de uma aplicação ao avaliar se ela cumpre com as necessidades de determinada área e gera os retornos esperados.
Centralize a gestão dos aplicativos e hardwares
A nossa quarta dica é operacional e rotineira. Para evitar que diversas pessoas interajam com o suporte de um fornecedor e gastem tempo com a abertura e o acompanhamento de chamados é viável centralizar a gestão de todos os serviços de nuvem na área de TI.
Dessa forma, a empresa controlará melhor as integrações entre tecnologias e diminuirá possíveis vulnerabilidades criadas pelo aumento da superfície tecnológica do seu ambiente. Também obterá um melhor gerenciamento sobre os dados de clientes, fornecedores, colaboradores e do seu negócio, mitigando as chances de vazamento de informações estratégicas para seus concorrentes.
Utilize bons parceiros de TI
A facilidade de aquisição de aplicativos em nuvem criou um desafio adicional para o gestor da área de TI: o de criar uma estratégia e um roadmap de longo prazo que alinhe os objetivos empresariais e as necessidades do negócio com a compra de produtos de software adequados para o estágio de desenvolvimento das operações.
A ajuda de um parceiro para apoiar esse desafio é imprescindível. Por exemplo, a SoftwareONE oferece o Software Procurement Services – SPS, um serviço que apoia a aquisição de novas aplicações, gerencia o ciclo de vida do software, oferece consultoria especializada sobre os melhores cenários e modelos de licenciamento e otimiza os gastos com serviços de nuvem.
A vantagem em contar com um parceiro especializado para esse tipo de serviço é a de amadurecer rapidamente os processos de aquisição de software e de responder de forma mais rápida e eficiente as questões relacionadas ao ROI de TI.
O ambiente multicloud tem facilitado a compra de infraestrutura e sistemas, acelerando a possibilidade de troca de ERP, CRM e outras aplicações tradicionais. Paralelamente, a simplicidade de contratação tem criado certo descontrole sobre os gastos com serviços de nuvem. Contudo, ao seguir essas boas práticas sua empresa conseguirá obter o ROI planejado, sem abrir mão da segurança e agilidade na adoção de novos aplicativos e inovações.
Quer descobrir a melhor forma de otimizar seus gastos com serviços de nuvem? Então, entre em contato conosco e confira as soluções que oferecemos para sua empresa manter um controle centralizado das tecnologias e não perder a agilidade na adoção de novas aplicações!
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