Caso de Éxito

Vocento mejora su comunicación interna gracias a Google Workspace y SoftwareOne

Descubra cómo un importante grupo de medios de comunicación español recurrió a SoftwareOne para mejorar la distribución de sus noticias agilizando la comunicación y colaborando en tiempo real en más de 100 empresas.

En el sector de los medios de comunicación, las noticias nunca se detienen. Es un negocio 24x7 que abarca múltiples canales. El grupo español de medios de comunicación Vocento, propietario de periódicos diarios y cadenas de televisión en la mayoría de las provincias españolas, tenía que encontrar una forma de que los periodistas colaboraran en las noticias y compartieran actualizaciones en directo a medida que se producían.

Recurrió a SoftwareOne para adoptar un enfoque completamente nuevo utilizando Digital Workplace Services y Google Workspace para impulsar la colaboración en todas sus publicaciones.

+100
empresas de todo el Grupo transformaron la comunicación y agilizaron los procesos
Agilizaron
la creación y distribución de noticias en todos sus canales
Ahorraron costes
utilizando Google Drive para el almacenamiento en lugar de servidores físicos

Cliente: Vocento
Industria: Media and communications
Plataforma: Google Cloud
Servicios: Workplace Modernization, Google Workspace
País: España

Google Workspace nos ha permitido abordar una transformación cultural enfocada en mejorar la comunicación y colaboración entre las sociedades del grupo. La edición colaborativa nos permite optimizar nuestros procesos internos y tener una gestión documental homogénea, rápida y eficaz. El soporte y la profesionalidad de SoftwareOne han sido clave para abordar con éxito el proceso de migración.

Raquel Laina
Responsable Oficina de Proyectos y Gestión del Cambio

Mejorando la colaboración entre más de 100 empresas

Vocento es uno de los grupos líderes de medios de comunicación en España, formado por más de 100 empresas con amplia presencia en prácticamente todas las provincias.

Cuenta con publicaciones de reconocido prestigio como los diarios ABC, El Correo, El Diario Vasco, El Norte de Castilla y muchos más. También opera en los mercados digital y audiovisual. La empresa quería mejorar la colaboración dentro de cada negocio individual, así como entre las distintas empresas del grupo. Todos los periodistas, fotógrafos, equipos de rodaje, periódicos y cadenas de televisión asociados necesitaban poder intercambiar información más rápidamente y en cualquier momento, y crear, editar, actualizar y distribuir sus historias y noticias en estrecha colaboración. Pero las distintas herramientas de colaboración y sistemas de gestión de documentos que se utilizaban en la empresa dificultaban la colaboración interdisciplinar, la hacían lenta, propensa a errores y costosa.

Para resolver este problema, SoftwareOne recomendó a la empresa que integrara todos sus diversos sistemas internos en Google Cloud mediante los servicios Digital Workplace de SoftwareOne y Google Workspace.

A group of people in a conference room using video conferencing.

Plantar las semillas de una transformación en el puesto de trabajo

Para dar el pistoletazo de salida a su transformación de la comunicación, Vocento seleccionó uno de sus diarios y la cadena de televisión asociada 'Diario La Rioja' para que sirviera de piloto para todo el grupo. Los métodos aplicados y las mejores prácticas aprendidas se aplicarían después a otras publicaciones del grupo.

Google Workspace se probó en varios escenarios para mejorar la comunicación entre diferentes grupos, como editores y fotógrafos para el modelado de las previsiones de noticias, y equipos de filmación, periodistas y otras partes interesadas que trabajan para el departamento de televisión asociado. Mediante el uso de documentos colaborativos en tiempo real con Google Drive, el tiempo de comunicación se redujo drásticamente al tiempo que se garantizaba una única versión de cada documento.

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Al mismo tiempo, se migró el sistema de correo a Gmail. Durante este proceso, se realizaron sesiones de formación y gestión del cambio para asegurar que la nueva plataforma de comunicaciones fuera utilizada de forma eficiente por todos los empleados que trabajan para Diario La Rioja.

El proceso de implantación consistió en:

Planificación diseño funcional y estrategia core IT
Sesiones de identificación de casos de uso
Early Adopters
Ejecución
Formación
Puesta en marcha

El proceso de transformación digital para el Diario La Rioja se terminó satisfactoriamente sirviendo de modelo en la compañía para replicarlo en el resto de las cabeceras del Grupo Vocento.

Google Workspace nos ha abierto los ojos a una nueva forma de trabajar. La colaboración entre los equipos de las diferentes empresas del Grupo Vocento ha mejorado sustancialmente. Gracias a funciones como Google Meet y Google Drive, que nos permiten compartir información fácilmente y editar archivos en tiempo real, podemos centrarnos en mantener la maquinaria informativa en funcionamiento de una forma más rápida y eficiente. Al utilizar Google Cloud como plataforma central, también hemos mejorado la seguridad de nuestra gestión de la información.

– comenta Raquel.

Google Workspace Migration & Deployment
Somos el primer Premier Partner de Google con la especialización Work Transformation que acredita nuestro amplio expertise con más de 350 implantaciones de Google Workspace y la altísima calidad de nuestro servicio.
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Menos emails, menos costes, mejores procesos

Beneficios obtenidos al utilizar Google Workspace:

Colaboración en tiempo real: El uso de Google Drive, un repositorio basado en la nube, en las más de 100 empresas de Vocento mejoró radicalmente la velocidad de creación, distribución y actualización de noticias.
Mejora de la comunicación y reducción de los costes de desplazamiento: Vocento utilizó Google Meet para diversas actividades, como la formación, la coordinación de proyectos entre grupos de diferentes ubicaciones, la asistencia personalizada, la comunicación con terceros y la contratación.
Reducción significativa del tráfico de correo electrónico: Gracias a Google Meet y Google Chat, los empleados pueden comunicarse rápidamente y obtener respuestas instantáneas, al tiempo que se reduce el volumen de correo electrónico.
Ahorros de costes mediante:

Disminución en el número de licencias gracias al uso de grupos de correo electrónico.
Ahorro en el coste de almacenamiento a través del uso de Google Drive, disminuyendo drásticamente la necesidad de los servidores locales.

El nivel de satisfacción con Google Cloud es tan alto que el Grupo Vocento ya planea utilizar Google Cloud Platform para desarrollos de automatización. Su intención es comenzar con las APIs de Google Drive en el departamento de gestión documental. A continuación, tiene previsto continuar con el inventario de vídeo, utilizando el almacenamiento en la nube y las funciones de aprendizaje automático para proporcionar acceso al inventario a través de un motor de búsqueda inteligente.