El salto al Cloud y la colaboración de LLYC

Sobre el Cliente

Fundada en 1995, LLYC ayuda a sus clientes en la toma de decisiones estratégicas, contribuyendo a que alcancen sus metas de negocio a corto plazo y a fijar una ruta para defender su licencia social para operar y aumentar su prestigio.

LLYC se crea hace más de 25 años, como empresa de consultoría de comunicación y asuntos públicos para ayudar a sus clientes en la toma de decisiones estratégicas de forma proactiva, con la creatividad, innovación y experiencia necesarias.

A lo largo de todos estos años evolucionando con el mercado ha ido ampliando oferta en paralelo a la evolución del mundo y añadiendo nuevas áreas como el Marketing e Influencia Digital y la Inteligencia Artificial.

Actualmente opera en más de 15 países entre Europa y América con oficinas en 12 países con más de 1.100 consultores.

Desafío

Optimizando colaboración y costes

Cuando LLYC inició su transformación digital, partía de un sistema basado en infraestructura interna, con servidores en cada una de las sedes, almacenamiento local y conexiones VPN. Esto suponía altos costes económicos y de tiempo con el consiguiente  impacto negativo en el progreso de la compañía.

Necesitaba iniciar un proceso de transformación tecnológica que les llevase de un entorno on-premise a adoptar un sistema basado en el Cloud; un cambio que favoreciese la adopción de sistemas más seguros, con mayor disponibilidad y propiciando además una reducción de costes.

La toma de decisiones se basó en alcanzar los siguientes objetivos:

• Optimización de costes. El hecho de poder contar con herramientas Cloud favorecía el pago por servicios, así como ahorros en horas de gestión y mantenimiento. Se buscaba la ruptura de la dependencia de infraestructura física y la consecuente reducción de costes operativos.
• Colaboración como principio básico de cohesión y trabajo en y entre equipos. Necesitaban un canal de comunicación que les permitiera trabajar de forma coordinada y colaborativa. Tal y como apunta Tiago Vidal, Partner & Managing Director en LLYC Portugal “la propia idiosincrasia de LLYC es la que marca la necesidad de cambio en este sentido. Contamos con 18 áreas de práctica de especialidad distintas. Necesitábamos que los equipos pudieran trabajar de forma transversal. Contamos con equipos multidisciplinares, multipaís, con diferentes zonas horarias que necesitan trabajar con documentos compartidos para ser más eficientes”.
• Movilidad. Para asegurar el crecimiento internacional de una compañía, es necesario que sus trabajadores puedan desarrollar sus funciones desde cualquier lugar, con la mayor seguridad y disponibilidad posible. La restricción de poder conectarse con un único dispositivo y utilizando una conexión VPN para poder acceder a unos datos que podían no estar sincronizados, era un riesgo que se quería evitar. La premisa era poder prestar sus servicios allá donde estuviesen sus profesionales. Esa flexibilidad les permitiría adaptarse mejor a las necesidades de sus clientes, ya estuvieran dentro o fuera de las oficinas físicas de LLYC.
• Seguridad. El hecho de tener sus aplicaciones on-premise, con una puerta abierta a Internet, requería un nivel de seguridad muy elevado que era difícil de mantener al día de las nuevas amenazas.
• Escalabilidad. LLYC estaba experimentando un rápido crecimiento, con nuevas incorporaciones a través de la adquisición de diferentes empresas. Necesitaban poder crecer sin depender de la compra de infraestructura. La rapidez con la que podrían aumentar su infraestructura o servicios en un entorno cloud como el de Google, les permitiría ser mucho más rápidos y eficientes para la ejecución de sus tareas profesionales.

Más adelante comprobarían cómo de sencillo les resultaría remontar la curva de aprendizaje que supuso el cambio y los enormes beneficios que traería consigo.

Solución

El camino a la colaboración como empresa global y en crecimiento

Los primeros pasos de esta transformación digital al entorno Cloud de Google se enfocaron únicamente en la migración del correo electrónico que estaba alojado en servidores on premise en las oficinas de LLYC. Por aquel entonces junto con SoftwareOne, llevó a cabo un proyecto piloto, incorporando usuarios progresivamente para evaluar el rendimiento del sistema Google. Después del éxito de dicho piloto, se realizó la migración completa de los 320 usuarios que, en aquel momento, formaban la compañía.

Durante un tiempo, siguieron gestionando el almacenamiento de archivos mediante servidores de ficheros, cada operación tenía el suyo de manera independiente. Aún no existía un sistema de colaboración absoluta a nivel global, cada operación era ciega a las demás y había una gran cantidad de información duplicada cuando había equipos que trabajaban para el mismo cliente desde distintos países. No se trabajaba en un verdadero entorno colaborativo a nivel global, había mucha falta de comunicación entre países.

Cuando apareció la opción de apuntarse al programa Early Adopters de Google para Unidades Compartidas de Drive, LLYC de la mano de SoftwareOne, no dudó en que éste era el segundo gran paso hacia una transformación definitiva. Se comenzó a migrar toda la información desde los servidores de ficheros locales hacia el nuevo repositorio, basado en grupos de trabajo. El proceso funcionó perfectamente y ese movimiento permitió a LLYC dar un enorme paso en el trabajo colaborativo y empezar a hablar de una disponibilidad real, global y efectiva. Ya se podía trabajar desde cualquier ubicación y utilizando cualquier dispositivo.

El acierto de aquella decisión pudo comprobarse con la aparición de la pandemia provocada por el COVID-19. Gracias a estos pasos previos, podemos decir que LLYC tuvo un impacto muy contenido en sus actividades. Fue precisamente durante la pandemia cuando los pasos de esa transformación se aceleraron aún más. Con la incorporación de funcionalidades Google Workspace, como el uso de Meet que les permitió poder prescindir de aplicaciones de videoconferencia pensadas más para eventos grandes o salas de reuniones, manteniendo la comunicación en todo momento.

Este proceso sigue en marcha, siendo ejemplo de ello el reciente proyecto de incorporar 3 nuevas empresas a LLYC: CHINA, Apache Digital y BESO. Casi 100 personas más en Madrid con las dos primeras y otras 200 de la tercera incorporándose desde México. A primeros de este 2022 se logró coordinar la integración de la primera de ellas, que además venía de un entorno no Google. Un proyecto finalizado con éxito, que ahora acaban de repetir de nuevo con la integración a su entorno de sus compañeras y compañeros de BESO.