Wer am schnellsten ist, macht das Rennen

Qualifizierte Nachwuchskräfte gesucht

Alle Bewerberinnen und Bewerber der Fachhochschule der Polizei Sachsen-Anhalt müssen sich unter anderem einer Sicherheitsprüfung unterziehen, Sport- sowie Sprachtests absolvieren und somit nachweisen, dass sie die Anforderungen für den Polizeidienst erfüllen. Wer die Tests nicht besteht, scheidet aus. Es gilt also, zahlreiche Termine für die verschiedenen Tests zu koordinieren, möglichst schnell die Besten aufzuspüren und diese umgehend zu informieren.

Diese Daten wurden bisher in mehreren Excel-Tabellen ausgewertet, was wiederum für die Recruiter einen Mehraufwand bedeutete, um schnell auf die nötigen Informationen zuzugreifen. Nachdem trotz intensiver Suche keine passende Standardlösung gefunden wurde, beschloss die Fachhochschule Sachsen-Anhalt mit ihrem langjährigen Partner SoftwareOne, gemeinsam eine moderne Applikation zu entwickeln, um zukünftig den Bewerbungsprozess schnell und professionell abwickeln zu können.

Individuallösung für das Bewerber-Management

Als Spezialist für Anwendungsentwicklung und -modernisierung hat SoftwareOne umfangreiche Erfahrung, wie sich Altanwendungen effektiv ablösen, neugestalten und Prozesse optimieren lassen. Beide Partner starteten mit einem Anforderungsworkshop, in dem die Ausrichtung der Lösung definiert wurde. Anschließend schätzte SoftwareOne die Aufwände für die gewünschte On-Premises-Lösung.

Wichtigste Prämisse war, den kompletten Bewerbungsprozess zu automatisieren. Damit sollte sichergestellt werden, dass das Auswahlverfahren möglichst fehlerfrei abläuft. Die Fachhochschule kann sich somit besser auf die Bewerberinnen und Bewerber konzentrieren, den aktuellen Status des Prozesses jederzeit einsehen und passende Termine festlegen. Zugleich ist gewährleistet, dass Datenschutz, Datensicherheit und Compliance-Vorgaben jederzeit eingehalten werden.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, setzte SoftwareOne auf aktuelle Microsoft-Technologien, unter anderem das neueste Net-Framework, SQL-Server und die Programmiersprache C#. Für die Einbindung der unterschiedlichen Testergebnisse der Kandidaten war zudem die Integration von Drittanbietern erforderlich. Gewünscht war auch eine Verbindung zur Office-IT. Denn sobald eine Bewerbung eingeht, sollte automatisch eine Rückmeldung im Word-Format erstellt werden. Bevor diese verschickt wird, sollte es die Option geben, die Antwort nachträglich noch individuell bearbeiten zu können.

Effizientes Bewerberauswahlverfahren

Beim Thema Bewerbungsmanagement hat sich die Fachhochschule der Polizei Sachsen-Anhalt inzwischen zum digitalen Vorreiter entwickelt. Das im September 2020 gestartete Projekt „Bewerberdatenbank“ befindet sich derzeit in der Finalisierung und kann seine Vorteile bereits in der Praxis ausspielen: Abgebildet ist der gesamte Prozess, von der Aufnahme der Bewerbung – postalisch oder online – über die externe Einbindung der Eignungstests bis hin zur Rückmeldung an die jeweiligen Kandidatinnen und Kandidaten, ob es geklappt hat oder nicht.

Das Ergebnis: Die Kommunikation mit den Bewerbern ist deutlich optimiert, Fristen werden eingehalten, Medienbrüche vermieden und die Compliance zu jederzeit eingehalten. Darüber hinaus werden die erforderlichen Statistiken für Bund und Land ebenfalls automatisiert erstellt – wodurch sich Arbeitsabläufe zusätzlich vereinfachen.

Ein Folgeprojekt beschäftigt sich mittlerweile mit weiteren Wünschen, die unter anderem unterschiedliche Reporting-Funktionen für das Management umfassen. Dazu gehört ein besserer Überblick über Anzahl der Bewerber, Dauer der Bewerbung sowie eine Übersicht zu den Laufbahngruppen. Weitere Anforderungen betreffen das vereinfachte Handling der Lösung. Ein Wartungsvertrag gewährleistet, dass die Software im Hinblick auf die gesetzlichen Vorgaben und Aktualisierungen stets auf dem neuesten Stand ist und eventuell auftretende Bugs behoben werden.