Managed Services liegen in vielen Bereichen voll im Trend: Ressourcen und Know-how nur dann zu nutzen, wenn wirklich Bedarf besteht, hat unbestreitbare Vorteile. Gilt dies auch im Bereich des IT Asset Managements?
Generell nutzen immer mehr Unternehmen in immer mehr Bereichen Managed Services, um ganze Unternehmensteile durch externe Dienstleister betreuen zu lassen.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
Diese Vorteile erhöhen die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.
Wie sieht es mit Mangaged Services in der IT und hier genau im IT Asset Management aus? Welche Schwerpunkte sind es, in denen ein Managed Service in diesem speziellen Bereich besonders effektiv wirken kann?
Im Bereich des IT Asset Managements (ITAM) sind die Konzepte Cost Saving, Cost Avoidance und Cost Optimization von zentraler Bedeutung. Diese Felder spielen eine wesentliche Rolle, wenn es darum geht, die Verwaltung von Softwarelizenzen und IT-Ressourcen effizient zu gestalten und die Kosten nachhaltig zu senken. Doch was bedeutet dies im Detail, und wie lassen sie sich von einem Managed Service von der Theorie in die Praxis umsetzen?
Cost Saving beschreibt Maßnahmen, die direkt zu einer Reduktion der IT-Ausgaben führen. Besonders im ITAM-Kontext bedeutet dies oft eine strategische Beschaffung und Nutzung von Softwarelizenzen. Beispiele für Cost Saving sind:
Volumenlizenzen: Unternehmen können durch den Kauf von größeren Lizenzpaketen Preisnachlässe erzielen. Volumenlizenzverträge bieten oft flexible Nutzungsmöglichkeiten und Rabatte, die mit Einzelkäufen nicht erreichbar wären. Dies spart nicht nur Geld, sondern ermöglicht auch eine effizientere Verteilung der Lizenzen innerhalb des Unternehmens.
Open-Source-Software: Der Einsatz von Open-Source-Lösungen kann erhebliche Lizenzkosten einsparen. Viele dieser Lösungen sind lizenzfrei oder deutlich günstiger als kommerzielle Produkte, ohne dabei an Funktionalität oder Sicherheit zu verlieren. Unternehmen sollten prüfen, wo Open-Source-Software als Alternative zu kostenpflichtigen Anwendungen eingesetzt werden kann.
Optimierung von SaaS-Abonnements: Software as a Service (SaaS) bietet Flexibilität, birgt jedoch die Gefahr von überflüssigen oder zu umfangreichen Subscriptions. Durch gezielte Überwachung und Anpassung der Abonnements lassen sich unnötige Ausgaben schnell identifizieren und einsparen. Beispielsweise kann das Herunterstufen von Nutzern oder das Beenden ungenutzter Abonnements kurzfristige Einsparungen bringen.
Effektive Verhandlungen mit Softwareherstellern: Gute Vorbereitung auf Lizenzverhandlungen kann ein Unternehmen in eine starke Verhandlungsposition bringen. Es ist von Vorteil, die Nutzungsdaten und Lizenzanforderungen genau zu kennen, um Rabattmöglichkeiten auszuschöpfen. Unternehmen, die proaktiv auf Hersteller zugehen und gezielt verhandeln, können oft bessere Konditionen aushandeln.
Cost Avoidance zielt darauf ab, zukünftige Ausgaben zu vermeiden und finanzielle Risiken zu minimieren, die aus ineffizientem Lizenzmanagement oder mangelnder Compliance entstehen können. Hier geht es weniger um unmittelbare Einsparungen, sondern um das Vermeiden von unnötigen oder unerwarteten Kosten. Zu den Maßnahmen der Kostenvermeidung zählen:
Lizenzüberwachung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie nur für Lizenzen zahlen, die tatsächlich genutzt werden. Überlizenzierung ist ein häufiges Problem, bei dem Unternehmen mehr Lizenzen kaufen, als sie benötigen, und dadurch unnötige Kosten verursachen. Andererseits kann Unterlizenzierung bei Audits zu hohen Strafen führen. Ein effizientes Monitoring-System hilft, die genaue Nutzung der Software zu überwachen und den Lizenzbedarf optimal anzupassen.
Compliance-Management: Eine zentrale Komponente der Cost Avoidance ist das Risikomanagement im Bereich Compliance. Viele Unternehmen unterschätzen die finanziellen Folgen von Lizenz-Audits durch Softwareanbieter. Durch proaktives Compliance-Management können Unternehmen hohe Bußgelder und Nachzahlungen vermeiden, die bei Nicht-Einhaltung der Lizenzbedingungen drohen.
Vermeidung von übermäßigen Lizenzkäufen: Unternehmen sollten sich regelmäßig die Frage stellen, ob eine Lizenz wirklich benötigt wird. Dies erfordert eine genaue Analyse der Arbeitsabläufe und Nutzungsstatistiken. Durch präzise Bedarfsermittlung kann verhindert werden, dass unnötige Lizenzen angeschafft werden.
Cost Optimization geht über einfache Einsparungen hinaus und umfasst kontinuierliche Optimierungen, um den langfristigen Einsatz von Softwarelizenzen und IT-Ressourcen zu maximieren. Im Gegensatz zu punktuellen Einsparungen handelt es sich bei der Kostenoptimierung um einen fortlaufenden Prozess, der auf Effizienzsteigerung und Ressourcennutzung abzielt. Zu den wichtigsten Strategien gehören:
Optimierung von Lizenzmetriken: Lizenzmetriken – also die Art und Weise, wie die Nutzung von Software gemessen und abgerechnet wird – bieten oft Optimierungspotenzial. Unternehmen sollten ihre bestehenden Metriken regelmäßig überprüfen und anpassen, um sicherzustellen, dass sie nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen bezahlen. Beispielsweise kann der Wechsel von nutzerbasierten zu ressourcenbasierten Modellen Einsparungen ermöglichen, wenn weniger Nutzer auf eine Anwendung zugreifen, als ursprünglich angenommen.
Right Sizing von Cloud-Ressourcen: In Cloud-Umgebungen kann es durch ungenutzte oder ineffizient genutzte Ressourcen zu erheblichen Mehrkosten kommen. Durch das "Right Sizing" – also die Anpassung der Ressourcen an den tatsächlichen Bedarf – können Unternehmen unnötige Kosten vermeiden und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre IT-Umgebung effizient arbeitet.
Umstellung auf kosteneffizientere Lizenzmodelle: Je nach Nutzungsmuster kann es sich lohnen, auf ein anderes Lizenzmodell umzusteigen. Unternehmen sollten kontinuierlich ihre Optionen prüfen, um Modelle zu finden, die besser zu ihren aktuellen Anforderungen passen. Beispielsweise könnten nutzungsbasierte Abrechnungsmodelle für Unternehmen vorteilhafter sein, die in bestimmten Zeiten mehr Ressourcen benötigen.
Automatisierung der Lizenzverwaltung: Durch den Einsatz moderner ITAM-Tools können viele Aspekte des Lizenzmanagements automatisiert werden. Diese Tools überwachen die Lizenznutzung in Echtzeit, identifizieren Optimierungspotenziale und unterstützen Unternehmen dabei, ihre Lizenzkosten dauerhaft zu optimieren.
Die beste Strategie ist eine ausgewogene Kombination aus Cost Saving, Cost Avoidance und Cost Optimization. Jede dieser Methoden spielt eine wichtige Rolle und sollte je nach den individuellen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens angewendet werden. Kurzfristige Einsparungen durch Cost Saving können dazu beitragen, schnell sichtbare Ergebnisse zu erzielen. Gleichzeitig sollten Unternehmen jedoch sicherstellen, dass sie langfristig Kosten vermeiden und ihre Ressourcen optimal nutzen, um den größtmöglichen Nutzen aus ihren IT-Investitionen zu ziehen.
Soll der Einsatz eines Managed Service Providers Erfolg haben, muss dieser – beziehungsweise natürlich seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - auf allen genannten Gebieten über tiefgehende Expertise und idealerweise langjährige Erfahrung verfügen. Sie entwickeln auch die Umsetzungszeithorizonte: Also die Frage, ob kurz-, mittel- und langfristige Maßnahmen Sinn nachen. Während Cost Saving oft kurzfristige Erfolge ermöglicht, wie etwa durch die Reduktion von SaaS-Abonnements, sind Cost Avoidance und Cost Optimization eher langfristige Strategien. Die Umsetzung von Cost Avoidance kann eine sorgfältige Planung und eine genaue Analyse der vorhandenen IT-Ressourcen erfordern, bevor Maßnahmen ergriffen werden können. Langfristige Verträge und tiefgehende Compliance-Maßnahmen benötigen mehr Zeit und sorgfältige Abstimmung, bevor sie Wirkung zeigen.
Da ITAM ein komplexes und spezialisiertes Gebiet ist, kann die Auslagerung an Managed Services erhebliche Vorteile bieten. Managed Service Provider verfügen über umfassende Expertise und jahrelange Erfahrung im Bereich ITAM. Sie können Unternehmen dabei unterstützen, effizient Kosten zu sparen, Kostenfallen zu vermeiden und eine fortlaufende Optimierung der Lizenzverwaltung sicherzustellen. So entlasten sie interne IT-Teams und helfen dabei, die IT-Kosten dauerhaft zu senken. Ein Managed Service für ITAM kann also der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung von Cost Saving, Cost Avoidance und Cost Optimization sein.
Mehr über die auf ITAM ausgerichteteten Managed Services der SoftwareOne erfahren Sie hier.
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