Umgeben wir uns alle nicht gerne mit modernen Gadgets? Gefallen wir uns in der Rolle des Early Adopters, gerade von IT-Anwendungen? Im Rahmen von Unternehmen kann das zur Falle werden.
Doch. Diese Geschichte beruht auf Beobachtungen der Consultants von SoftwareOne.
Da gibt es Unternehmen, die sind in der Beschaffung sehr gut aufgestellt. Die Prozesse werden gelebt und die Lizenzen vor dem Kauf auf Nutzung und Geschäftsanforderung geprüft. Die Preise werden validiert, die Verträge gepflegt und vollumfänglich genutzt. Wie sollte in diesem professionellen Setting überhaupt ein Problem auftreten?
Das Problem nennt sich Luxus. Es muss oftmals stets das Neueste vom Neuesten sein. Kosten sind dabei in der Regel tatsächlich nebensächlich - auch wenn sie jeweils gründlich geprüft werden und nichts unüberlegt beschafft wird.
So weit ist alles im grünen Bereich. Das, was im Hintergrund jedoch gerne einmal auch extreme Kosten verursacht, ist der Offboarding-Prozess. Alte Lizenzen werden nicht berücksichtigt. Es werden einfach neue gekauft. Das ist so, als würde man sich immer ein neues Auto kaufen, wenn der Tank leer ist. Durch die Unterstützung von Experten, das Aufdecken des Problems und die Implementierung eines End-of-Life-Prozesses sowie durch die Einbindung eines UseSoft-Partners könnten solche Unternehmen riesige Summen einsparen.
Ein Märchen? Eine Fabel? So hört es sich an, aber genau so geschieht es in vielen Unternehmen.
Apropos Fabel. Die Hydra ist ein Fabelwesen. Schlägt man ihr einen Kopf ab, wachsen statt diesem zwei neue. Das gleiche Phänomen lässt sich im Zuge der Digitalisierung häufig beobachten – auch ohne, dass Luxus-Ambitionen im Spiel sind. Das Fortschreiten der Digitalisierung führt zur stetigen Einführung neuer Anwendungen, die den Transformationsprozess fördern sollen.
In diesem Kontext wird es für Unternehmen jedoch zunehmend schwieriger, Transparenz und damit die Kontrolle über ihre Anwendungslandschaft zu bewahren. Mit der wachsenden Bedeutung von Softwarelösungen steigt auch der Bedarf an zusätzlichen Anwendungen für den Geschäftsbetrieb. Dies bringt jedoch eine große Herausforderung mit sich: Den sogenannten „Application Sprawl“, bei dem sich der Einsatz von Anwendungen unkontrolliert ausweitet.
Unternehmensumgebungen werden durch digitale Technologien ständig mit neuen Tools erweitert. Neben etablierten Lösungen haben Benutzer heute die Möglichkeit, eigenständig Software zu erwerben und zu implementieren – oft nur durch eine schnelle Onlinesuche und wenige Klicks. Selbst wenn diese Anwendungen nicht mehr benötigt werden, bleiben sie oft aktiv und beanspruchen weiterhin Ressourcen, ohne echten Nutzen zu bringen.
Ein Beispiel für dieses Problem sind Unternehmen, die Excel-Tabellen zur Verwaltung ihrer Software nutzen. Dieser Ansatz führt oft zu ungenauen und veralteten Daten. Eine ganzheitliche Übersicht über das Anwendungsportfolio wird daher immer wichtiger, um Effizienz und Aktualität zu gewährleisten.
Das sogenannte Application Portfolio Management, kurz APM, bietet hier Abhilfe. Es liefert Unternehmen in Echtzeit Daten und Analysen, die eine optimale Verwaltung der gesamten Softwarelandschaft ermöglichen. Dadurch können Kosten besser zugeordnet, Anwendungen effizienter genutzt und Risiken minimiert werden, indem klar ersichtlich ist, welche Programme obsolet sind. Diese Erkenntnisse sind entscheidend, damit IT-Architekten die aktuelle Infrastruktur nicht nur verwalten, sondern auch zukunftsorientierte Strategien entwickeln können.
APM analysiert den gesamten Softwarebestand eines Unternehmens und bietet eine detaillierte Übersicht über alle eingesetzten Anwendungen, eingebettet in die Gesamtstrategie des Unternehmens.
Verringerung von Risiken: Ein wesentlicher Nutzen von APM ist die Beschäftigung mit Risiken, die durch nicht mehr genutzte Anwendungen entstehen können. Sobald Anwendungen ihr Lebensende erreichen, stellen sie potenzielle Sicherheitslücken dar. Mit APM lassen sich klare End-of-Life-Pläne erstellen, um diese Risiken zu vermeiden. Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, verwenden oft Hunderte von Anwendungen. APM hilft dabei, diese Anwendungen den Geschäftsprozessen zuzuordnen und ineffiziente Software zu identifizieren, die keinen Mehrwert mehr bietet. Dies erleichtert es, ungenutzte Tools zu entfernen und sicherzustellen, dass jede Anwendung einen positiven Beitrag zum Geschäft leistet.
Detaillierte Einblicke in die Funktion und Abhängigkeiten von Anwendungen: Dies unterstützt IT-Transformationen und ermöglicht es Führungskräften, fundierte Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten zu treffen. So kann die IT-Strategie stets an die Geschäftsziele angepasst werden. Ein wesentlicher Vorteil der Klassifizierung und Bewertung von Anwendungen ist, dass Unternehmen leichter erkennen können, welche Maßnahmen notwendig sind. Sie können ihren Technologiebestand besser verwalten und Prioritäten festlegen. Es wird klar, welche Programme bald ersetzt werden müssen und wie diese Entscheidungen mit den allgemeinen Unternehmenszielen und -strategien abgestimmt werden können.
Veraltete Technologien, unnötige Redundanzen und bestehende Lücken: Diese Faktoren können die Effizienz von Geschäftsprozessen erheblich beeinträchtigen. Anwendungsportfolio-Management identifiziert solche Engpässe und bietet konkrete Lösungen an, um die Arbeitsabläufe zu verbessern und maximale Produktivität zu erzielen. Durch die zentrale Verwaltung aller Anwendungen und Tools entsteht eine einheitliche Informationsquelle („Single Source of Truth“) für die Funktionen und Investitionen in die Software. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen den Verantwortlichen und verhindert unnötige IT-Anschaffungen oder den Einsatz überflüssiger Programme.
Der Prozess ermöglicht es Unternehmen, ihre Anwendungslandschaft zu dokumentieren und effizient zu steuern. Die Umsetzung einer APM-Lösung erfolgt in mehreren Schritten, die oft nicht sofort ersichtlich sind. Hier ist eine Übersicht der wichtigsten Phasen für ein erfolgreiches System:
Erfassung des Anwendungsbestands: Zu Beginn ist es entscheidend, einen vollständigen Überblick über alle genutzten Softwareanwendungen zu erhalten. Dies umfasst nicht nur die aktiv genutzten Anwendungen, sondern auch solche, die möglicherweise inaktiv sind, aber weiterhin Ressourcen beanspruchen. Um eine umfassende Erfassung zu gewährleisten, sollten alle Abteilungen einbezogen werden. Es ist wichtig, Informationen wie Vertragsdaten, Lizenzkosten, Nutzungsrechte und technische Details zu sammeln. Diese Daten bilden die Grundlage für spätere Analysen und Entscheidungen. Ein zentrales Repository oder eine Datenbank kann dabei helfen, diese Informationen strukturiert und zugänglich zu halten.
Zuordnung der Verantwortlichen: Nachdem der Anwendungsbestand erfasst wurde, müssen die Anwendungen den jeweiligen Verantwortlichen zugeordnet werden. Diese Personen sind in der Regel die Hauptnutzer oder die IT-Verantwortlichen, die für die Verwaltung und Wartung der Anwendungen zuständig sind. Es ist wichtig, dass diese Verantwortlichen über die Ziele und den Nutzen des APM-Prozesses informiert werden, um ihre Unterstützung und Zusammenarbeit zu sichern. Zertifizierungs-Workflows können dabei helfen, die Qualität der Anwendungsdaten zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Informationen aktuell und korrekt sind. Dies optimiert die Nutzung der Anwendungen und erleichtert die Verwaltung.
Definition von Anwendungslebenszyklen: Jede Softwareanwendung durchläuft einen Lebenszyklus, der von der Einführung über die aktive Nutzung bis hin zur Stilllegung reicht. Es ist wichtig, diesen Lebenszyklus klar zu definieren, um die Verwaltung der Anwendungen zu erleichtern. Dazu gehört die Festlegung von Kriterien für die Einführung neuer Anwendungen, die regelmäßige Überprüfung der Nutzung und der Nutzenbewertung sowie die Planung für die Stilllegung oder den Ersatz veralteter Software. Ein gut definierter Lebenszyklus hilft dabei, Ressourcen effizient zu nutzen und sicherzustellen, dass nur Anwendungen im Einsatz sind, die einen echten Mehrwert bieten.
Bewertung der Anwendungsnutzung: Nicht alle genutzten Anwendungen bieten denselben Mehrwert für das Unternehmen. Daher ist es wichtig, die Nutzungshäufigkeit und die Relevanz der Anwendungen für die Geschäftsprozesse zu analysieren. Dies kann durch die Erfassung von Nutzungsdaten, Benutzerfeedback und die Bewertung der Integration in die Arbeitsabläufe erfolgen. Anwendungen, die selten genutzt werden oder keinen wesentlichen Beitrag zu den Geschäftsprozessen leisten, sollten kritisch hinterfragt und gegebenenfalls entfernt werden. Diese Analyse hilft dabei, die Effizienz der IT-Infrastruktur zu steigern und unnötige Kosten zu vermeiden.
Bestimmung des Geschäftsnutzens: Nach der Bewertung der Nutzungshäufigkeit ist es wichtig, den Geschäftsnutzen jeder Anwendung zu ermitteln. Dies umfasst die Analyse der Betriebskosten, der Lizenzgebühren und der Wartungskosten im Vergleich zum geschäftlichen Nutzen, den die Anwendung bietet. Anwendungen, die hohe Kosten verursachen, aber nur geringen Nutzen bringen, sollten überprüft und gegebenenfalls durch kosteneffizientere Alternativen ersetzt werden. Diese Bewertung ermöglicht es, fundierte Entscheidungen über zukünftige Investitionen zu treffen und sicherzustellen, dass die IT-Ressourcen optimal genutzt werden.
Fokussierung auf Prozessmanagement: Im letzten Schritt wird ein Framework für die kontinuierliche Überprüfung und Optimierung des Anwendungsportfolios implementiert. Dies umfasst regelmäßige Audits, die Überwachung der Nutzung und die Anpassung der IT-Strategie an die sich ändernden Geschäftsanforderungen. Ein effektives Prozessmanagement stellt sicher, dass die IT-Infrastruktur stets auf dem neuesten Stand ist und optimal zur Unterstützung der Geschäftsziele beiträgt. Durch die kontinuierliche Überprüfung können Engpässe identifiziert und behoben, Redundanzen vermieden und die Effizienz der Geschäftsprozesse gesteigert werden.
Application Portfolio Management ist eine Lösung, um Risiken zu minimieren, Compliance zu sichern und Einsparungen zu realisieren. Für den Einsatz von APM gibt es – wie die eingangs geschilderte Beobachtung aus der Praxis zeigt – viele verschiedene Ebenen und damit Ansatzpunkte. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Herausforderung aus luxuriösen Ansprüchen resultiert oder als Begleiterscheinung der Digitalisierung.
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