Cost Saving, Cost Avoidance und Cost Optimization: Ihre spezielle Bedeutung im IT Asset Management und Fragen zu ihrer kurz- bis langfristigen Umsetzung

Wie auf allen Fachgebieten, so begegnet man auch im Bereich des IT Asset Management, kurz ITAM, diversen Fachwörtern. Und wie so oft, handelt es sich auch hier um Begriffe, die ebenfalls unzähligen anderen Feldern zugeordnet werden könnten – in diesem Falle von der kleinen Familie bis zum global aufgestellten Großkonzern: Wo schließlich sind Cost Saving, Cost Avoidance und Cost Optimization – Kosteneinsparung, Kostenvermeidung und Kostenoptimierung – kein permanent angestrebtes Ziel? ITAM wäre aber kein hochkomplexes Fachgebiet, wenn man Cost Saving, Cost Avoidance und Cost Optimization in diesem speziellen Zusammenhang mit nur zwei Worten erklären könnte. Dazu braucht es wenigstens einen, wenn auch nur kurzen, Blogbeitrag: Nämlich den hier folgenden.

Schon vor Jahren, im Bereich des Software Asset Managements, kurz SAM, sowie natürlich auch heute, im weiter definierten und umfassender wirkenden ITAM, spielen Kosteneinsparung, Kostenvermeidung und Kostenoptimierung eine entscheidende Rolle. 

Kein Wunder. Auch in vergangenen Zeiten, denen man in der Rückschau nicht unbedingt einen Krisencharakter zuschreiben würde, suchten Unternehmen kontinuierlich nach Möglichkeiten, ihre Ausgaben für Softwarelizenzen zu reduzieren und diese effizienter zu nutzen. Und heute – erst recht!

Genau in diesem Zusammenhang sind Konzepte des Cost Saving, der Cost Avoidance und natürlich der Cost Optimization von Bedeutung. Die verschiedenen, unter den jeweiligen Begriffen subsummierten Ansätze unterstützen Unternehmen dabei, ihre Lizenzen sowohl in der On-Premises- wie auch in der Cloud-Umgebung effektiv zu verwalten und damit Kosten zu kontrollieren.

Cost Saving  

Cost Saving bezieht sich auf Maßnahmen, die ergriffen werden, um bei der Beschaffung von Softwarelizenzen direkte Kosteneinsparungen zu erzielen. Die Möglichkeiten sind hier zahllos – nur vier Beispiele: 

1. Möglich ist beispielsweise der Kauf großer Stückzahlen, auf die entsprechende Rabatte gewährt werden, wie etwa bei den klassischen Volumenlizenz-Verträgen. 
2. Eine weitere Option wäre der Einsatz von Open-Source-Software. 
3. Auch SaaS findet immer mehr Befürworter: Hier lassen sich Kosten einsparen, indem man etwa bestehende Subscriptions reduziert. Allerdings muss man Metriken und Status der Subscriptions genau unter Kontrolle haben. 
4. Als letztes Beispiel sollen hier die Verhandlungen mit Herstellern angeführt werden. Hier gewinnt zunehmend die Erkenntnis Raum, dass man durch gute Vorbereitungen auf die Verhandlungen mit Software-Herstellern eher als Sieger vom Tisch geht, wogegen man schlecht präpariert, ohne Strategie, schnell zum Spielball wird. 

Durch gezieltes Verhandeln und die Nutzung von Rabatten oder Sonderangeboten können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen und ihre Ausgaben für Lizenzen deutlich reduzieren.

Cost Avoidance

Cost Avoidance hingegen konzentriert sich darauf, potenzielle Kostenfallen und unnötige Ausgaben im Zusammenhang mit Softwarelizenzen zu vermeiden. Dies wird erreicht, indem Unternehmen proaktiv sicherstellen, dass sie nur die Lizenzen erwerben, die sie wirklich benötigen, um die Compliance-Anforderungen einzuhalten. Durch eine genaue Überwachung der Softwarenutzung können es Unternehmen auf der einen Seite vermeiden, Geld für ungenutzte Lizenzen auszugeben, auf der anderen aber empfindliche Strafen zu zahlen, die fällig werden, wenn bei Audits Unterlizenzierung, also Nicht-Compliance aufgedeckt wird.

Cost Optimization

Cost Optimization schließlich beschreibt Maßnahmen und Prozesse der kontinuierlichen Kostenoptimierung; hier bezieht sich der Begriff auf stetige Verbesserungen und Anpassungen im Lizenzmanagement, um so die bestmögliche Nutzung der vorhandenen Lizenzen zu gewährleisten und gleichzeitig die Kosten zu minimieren. 
Enthalten ist hier die Optimierung von Lizenz-Metriken, das Right Sizing von Cloud-Ressourcen, die Umstellung auf kosteneffizientere Lizenzmodelle sowie der Einsatz von Automatisierungstools, die Lizenzen selbsttätig überwachen und verwalten. 
Nur durch die kontinuierliche Überprüfung und Anpassung des Lizenzbestands können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Ausgaben optimieren, gleichzeitig aber auch den Anforderungen ihrer Softwarenutzer gerecht werden.

Welche Methode bietet sich an? 

Die Frage wird oft gestellt. Tatsächlich aber ist es auch hier wieder, um nochmals das Beispiel vom Anfang aufzugreifen, wie in der Familie, die am Ende des Monats noch Geld übrig haben möchte, idealerweise aber sogar für Urlaub, Auto- oder gar Hauskauf noch Reserven bilden kann: In beiden Fällen macht es allein die ausgewogene Mischung aus Cost Saving, Cost Avoidance und Cost Optimization, die über den letztendlichen Erfolg des ITAM Projekts im Unternehmen entscheidet; also, ob es vollumfänglich gelingt, die Lizenzkosten zu reduzieren, Compliance sicherzustellen und die Effizienz in der Nutzung von Softwarelizenzen zu maximieren. Sowohl bei der On-Premises- als auch bei der Cloud-Lizenzierung bieten diese Konzepte wertvolle Möglichkeiten, um Ressourcen zu schonen und das finanzielle Ergebnis eines Unternehmens zu verbessern.

Wie schnell sind Cost Saving, Cost Avoidance oder Cost Optimization umsetzbar?

Relativ schnell lassen sich in den meisten Unternehmen tatsächlich Quick Wins realisieren. Das ist natürlich kein Konzept für die Ewigkeit, je nach Zielsetzung des Verantwortlichen können diese recht spontanen Sparmaßnahmen aber natürlich auch andere Stakeholder von der Notwendigkeit zur Implementierung eines nachhaltigen, effizienten ITAM überzeugen. 
Zu den Themen, die eher einen langen Atmen erfordern, zählt etwa der Abschluss von ein- oder mehrjährigen Lieferverträgen. Selbst um eine Cost Avoidance umzusetzen, sind Abhängigkeiten von Technologie und Ressourcen zu klären, die eher nur mittelfristig möglich sind. Doch gleich ob kurz-, mittel- oder langfristig: Zur Umsetzung ist ein fundiertes Know-how notwendig, das etwa durch personellen Wechsel, überhaupt aber durch Mangel an geeigneten personellen Ressourcen – in den Unternehmen, vor allem aber auch auf dem Arbeitsmarkt – nur sehr schwer aufzubauen und zu halten ist. 

Lohnt sich hier ein Managed Service? 

Immer mehr Unternehmen überlassen Maßnahmen zu Cost Saving, Cost Avoidance oder Cost Optimization daher Experten, die über die entsprechende Expertise und viele Jahre Erfahrung in dem ebenso speziellen wie auch hochkomplexen Umfeld – ITAM – verfügen: So wie die Mitarbeiter der entsprechenden Managed Services von SoftwareOne. 
Wir sollten darüber sprechen, wie auch Sie professionell Kosten einsparen, vermeiden und optimieren können!