Wie evaluiert man das ideale, zur eigenen Strategie passende ITAM-Tool?

Immer mehr Unternehmen entwickeln oder optimieren ihre IT Asset Management-Strategie. Da ITAM den gesamten Lebenszyklus von Hardware, Software und Cloud Assets umfasst – von der Beschaffung bis zur Außerdienststellung - sind viele verschiedene Abteilungen eines Unternehmens beteiligt. Diese müssen wie die vielen kleinen Rädchen eines Uhrwerks präzise zusammenarbeiten, damit die beste Software zum besten Preis genutzt, gleichzeitig aber auch die Compliance sichergestellt ist. Die geeignete Strategie positioniert alle Rädchen an der richtigen Stelle – das geeignete Tool setzt das IT Asset Management operativ um und betätigt quasi die Zeiger der Uhr. Wie aber sieht das ideale Tool aus?
Nach den beiden Blogbeiträgen über die Schritte zur Entwicklung einer effizienten und nachhaltigen Strategie geht es in zwei weiteren Artikeln nun um ITAM-Tools. Im ersten Teil fragen wir dabei: Was ist eigentlich ein ITAM-Tool?

Abgrenzung: Eine Grundvoraussetzung zur ITAM-Tool Evaluation

Es ist zwar eine Binsenweisheit, aber: Das ITAM-Tool muss zur ITAM-Strategie passen. Also sollte man die Punkte, die in Teil 1 und Teil 2 unserer Blogartikel-Reihe über eine ITAM-Strategie aufgezeigt wurden, geklärt haben: Man muss die Implikationen wichtiger Faktoren, wie der IT-Strategie, der Hersteller und Prozesse, bereits kennen. Ohne klare ITAM-Strategie und entsprechendes Betriebskonzept macht die Evaluierung eines ITAM-Tool keinerlei Sinn. Ist man an diesem Punkt angekommen, sieht man sich am Markt aber erst einmal einer verwirrenden Vielfalt gegenüber. Nun bedarf es einer genauen Definition zur Abgrenzung:

Was ist überhaupt ein ITAM-Tool?

Es gibt alle möglichen Tools, die im Kontext von ITAM relevant sein können.
Im unteren Spektrum haben wir zum Beispiel Excel oder Deployment-Lösungen, wie den Microsoft System Center Configuration Manager. Diese können durchaus verwendet werden, um etwa Lizenzbilanzen zu erstellen. Diese Lösungen würden wir aber nicht als ITAM-Tools bezeichnen, da sie Prozesse wie die Bilanzerstellung, die zu einem effizienten ITAM erforderlich sind, zwar manuell, nicht aber automatisiert unterstützen.
Im oberen Spektrum finden wir Lösungen wie ServiceNow oder Matrix 42 vor, die zwar vor allem auf IT Service Management (ITSM) ausgelegt sind, vollwertige ITAM-Funktionalitäten aber dennoch über Zusatzmodule bieten. Hier könnten die Weichen für die ITAM-Tool Evaluation bereits gestellt werden – und zwar dann, wenn bereits eines dieser Tools eingesetzt wird und die entsprechenden Voraussetzungen, wie zum Beispiel das Configuration Management und die Pflege der CMDB erfüllt werden.
Dazwischen gruppieren sich die klassischen ITAM-Tools wie Snow License Manager oder Flexera One, deren Kernfunktionalität auf die Inventarisierung von IT Asset Daten und deren Auswertung in Berichten, wie etwa Lizenzbilanzen ausgerichtet ist. Auch diese Hersteller bieten zusätzliche Funktionalitäten, die über die bloße Erstellung von Lizenzbilanzen hinausgehen. Dazu zählen neben anderen Applikationsmanagement oder Request Fulfillment.

Wie genau ist IT Asset Management definiert? 

Ein weitere Punkt ist die Fragestellung, ob man neben Software Asset Management (SAM) auch Hardware Asset Management (HAM) oder Mobile Device Management unterstützen will. Viele Tools sind dazu imstande und decken damit das gesamte IT Asset Management ab – und darum geht es in unserer Blogreihe schließlich. Des Weiteren gibt es noch andere spezialisierte Tools, etwa LeanIX, das Aspekte von ITAM unterstützt, da es dafür ausgelegt ist, Applikationen im Rahmen des Enterprise Architecture Managements zu verwalten. Tools dieser Art würden wir aber nicht als ITAM-Tools bezeichnen, auch wenn sie darauf spezialisiert sind, Software und deren Komponenten zu erkennen und zu verwalten.

ITAM für die Cloud

Wichtig ist natürlich auch das Management von Cloud Software (SaaS, PaaS, IaaS) und die Unterstützung der FinOps-Methodik oder anderen Cloud Financial Management Prozessen. Auch dazu bieten die meisten ITAM-Tools Lösungen an. Hier wird allerdings SaaS meist separat betrachtet, das heißt, es wird eine Unterscheidung zu vollständigen Applikationen, die in der Cloud betrieben werden, wie etwa Microsoft 365 oder Adobe Creative Cloud, vorgenommen.
SaaS wird von den meisten ITAM-Tools gut unterstützt: Die entsprechenden SaaS Portale oder APIs können an die ITAM Tools angebunden und verwaltet werden. Im Bereich SaaS gibt es weitere spezialisierte Tools wie zum Beispiel das von Beamy, einem der innovativen Partner von SoftwareOne.
Die gerade genannten Tools legen den Fokus aber ausschließlich auf SaaS und sind daher in unserem Sinne entsprechend auch nicht als vollwertigen ITAM-Tools anzusehen.
Betreffend IaaS und PaaS muss man weiter differenzieren: Für die Verwaltung und Anbindung von Public Cloud-Plattformen wie Azure, AWS und GCP sind spezifische Funktionalitäten notwendig, die dazu dienen, Cloud Ressourcen und deren Kosten zu verwalten - also über das klassische ITAM weit hinaus gehen. Auch hier bieten einige der oben genannten ITAM-Tools Funktionalitäten an, die für FinOps oder Cloud Cost Management verwendet werden können. Einige der ITAM-Tools bieten sogar Module an, die FinOps zertifiziert sind – so wie etwa das von Flexera.

ITAM-Tools in der Wahrnehmung einer neutralen Institution: Gartner 

Abschließend noch ein Tipp: Um sich überhaupt ein Bild der vorhandenen, am Markt relevanten ITAM-Tools zu machen oder vorhandenes Wissen zu vertiefen, empfehlen wir immer auch einen Blick auf den „Gartner Magic Quadrant for Software Asset Management Tools“.