Der Austausch digitaler Dokumente und die Zusammenarbeit daran wird in der Regel mit Dateien im PDF-Format umgesetzt – und damit sind wir schon bei Adobe, dem Erfinder dieses Formats.
Die Adobe Document Cloud ermöglicht die komplette Digitalisierung papiergebundener Prozesse – und ist ein wichtiger Schritt hin zum papierlosen (Heim-)Büro.
Dabei bietet Adobe zwei Versionen von Adobe Acrobat in der Document Cloud an: Adobe Acrobat Standard und Adobe Acrobat Professional. Denn man kann mit einem PDF so viel mehr machen, als es nur zu lesen.
PDF-Dokumente erstellen, bearbeiten, kommentieren und konvertieren – all dies sind Funktionen von Adobe Acrobat, die die meisten Anwender kennen und viele sicher auch regelmäßig nutzen. Um es deutlich zu sagen: Ich meine damit nicht den kostenfreien Adobe Reader/Acrobat Reader zum Betrachten von PDF-Dokumenten. Ich spreche hier vom kostenpflichtigen Produkt Adobe Acrobat, dass in diversen Lizenzprogrammen erworben werden kann.
Zugriff auf diese Basis-Funktionen erhalten Sie bereits mit der Standard-Version von Adobe Acrobat. Doch die Software kann mehr – in der Pro-Version.
Fünf dieser aus meiner Sicht sehr nützlichen Funktionen möchte ich Ihnen heute vorstellen.
Wenn Sie Adobe Acrobat Pro öffnen, sehen Sie im oberen Bereich bereits die Icons der am häufigsten genutzten Funktionen.
Mit Klick auf „See all tools“ können Sie die Icons für alle Funktionen einblenden. Diese werden dann nach Kategorien gruppiert aufgelistet. Die Suchfunktion erleichtert Ihnen das Auffinden bestimmter Funktionen. Klicken Sie auf „Open“, um die gewünschte Funktion zu aktivieren oder auf die drei Punkte, um mehr darüber zu erfahren.
Im Folgenden stelle ich nun fünf besondere Funktionen der Pro-Version heraus, die den Büroalltag so viel einfacher machen.
Sie möchten Informationen dauerhaft aus einem PDF-Dokument entfernen? Dafür stehen Ihnen die „Redact Tools“ zur Verfügung, wobei Sie die Funktion sowohl auf Texte als auch auf Bilder anwenden können.
Wählen Sie das entsprechende Werkzeug. Sie können sowohl einzelne Elemente eines Dokuments als auch ganze Seiten schwärzen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen oder mehreren Wörtern oder Phrasen zu suchen und diese dann zu schwärzen. Der schwarze Balken, der entsprechend Ihrer Einstellungen über den zu entfernenden Inhalt gelegt wird, löscht diesen tatsächlich unwiederbringlich aus dem Dokument, sodass er auch beim Rückkonvertieren in z.B. Word nicht wieder sichtbar wird. Zusätzlich können Sie nicht sichtbare Inhalte wie Metadaten, versteckte Kommentare usw. aus dem Dokument entfernen, welche ebenfalls Rückschlüsse auf den Originalinhalt zulassen würden.
Um Menschen mit körperlichen Einschränkungen wie z.B. motorischen Einschränkungen oder Sehbehinderungen den Zugang zu PDF-Dokumenten zu ermöglichen oder zu erleichtern, setzt ein digitales Dokument Barrierefreiheit voraus. Die gesetzlichen Grundlagen dazu stehen u.a. im deutschen Behindertengleichstellungsgesetz (BGG), detailliertere Regelungen in der Barrierefreien Informationstechnik-Verordnung (BITV).
Das Icon „Prepare for accessibility“ finden Sie in der Kategorie „Prepare“.
Mit Adobe Acrobat können Sie barrierefreie PDFs erstellen, Dokumente hinsichtlich der Einhaltung von Standards in Bezug auf Barrierefreiheit überprüfen sowie automatisiert Berichte mit den Ergebnissen der Überprüfung erzeugen. Für die Erstellung von barrierefreien PDFs bietet Ihnen auch Adobe Acrobat in der Standard-Version unterschiedlichste Funktionen. In der Pro-Version werden Sie jedoch von einem Setup-Assistenten unterstützt, was Ihnen viel Zeit und Arbeit spart. Außerdem stellen Sie mit der Nutzung des Assistenten sicher, dass Sie alle wichtigen Aspekte für ein barrierefreies Dokument berücksichtigt haben.
Damit können Sie z.B. Änderungen am Kontrast im Dokument vornehmen, die Leserichtung definieren oder festlegen, wie mit besonders großen Dokumenten verfahren werden soll.
Mehrseitige Verträge, Fachtexte, Nutzungsbedingungen – ständig erscheinen neue oder geänderte Versionen und oft ist nicht auf einen Blick ersichtlich, was sich geändert hat. Das Vergleichen von zwei Dokumenten kann Adobe Acrobat Pro für Sie übernehmen.
Die Funktion „Compare files“ finden Sie in der Kategorie „Share and review“.
Wählen Sie im nächsten Schritt die zwei Dateien aus, die Sie vergleichen möchten. Sollen alle Bestandteile des Dokumentes in den Vergleich einbezogen werden, lassen Sie den Haken im Kästchen „Compare text only“ weg. Setzen Sie den Haken, wenn Sie tatsächlich nur den Text vergleichen möchten. Klicken Sie dann auf „Compare“. Im Ergebnis erhalten Sie einen detaillierten Report über alle Änderungen zwischen Dokument 1 und Dokument 2 inklusive der Information, ob etwas ergänzt, geändert oder gelöscht wurde. Die Dauer des Vorgangs hängt natürlich vom Umfang des Dokuments ab, liegt bei ca. 10-seitigen Dokumenten unter 2 Minuten.
Die internationale Organisation für Normung (ISO) hat u.a. Standards definiert, die sich auf den Austausch von Informationen unter Nutzung des PDF-Formats beziehen. Mit Adobe Acrobat Pro können Sie PDF-Dateien erstellen, die bestimmten ISO-Normen entsprechen. Dazu zählen z.B. die Formate PDF/A für die Langzeitarchivierung, PDF/X für den Datenaustausch mit Druckereien oder PDF/E für den interaktiven Austausch von technischen Dokumenten. Neben dem Erstellen von Dokumenten in diesen Formaten können Sie auch prüfen, ob ein Dokument einer bestimmten Norm entspricht und formatspezifische Informationen wieder entfernen.
Aufgrund der Unmenge an Informationen, die tagtäglich auf alle von uns einströmt, können wichtige Details schnell übersehen werden. Viele Menschen nehmen sich nicht mehr die Zeit, lange Texte zu lesen. Was im Netz und noch spezieller in den sozialen Netzwerken schon lange an der Tagesordnung ist, gilt immer mehr auch für Dokumente. Mit interaktiven Elementen oder Video können wir eher die Aufmerksamkeit des „Lesenden“ gewinnen und ihn auch länger bei uns halten.
Das Icon „Add rich media“ zum Einbetten von Video oder Audio-Dateien in PDF-Dokumente mit Adobe Acrobat Pro finden Sie in der Kategorie „Edit“.
Die damit verknüpften Funktionen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Inhalte durch Ergänzung um interaktive Komponenten für den Leser interessanter zu gestalten. Dabei ist zu beachten, dass nur bestimmte Dateiformate wie MPEG-4 mit den aktuellen Versionen von Adobe Acrobat abgespielt werden können. Alternativ zum Einbetten von Dateien können Sie auch mittels Links auf Videos oder Sound verweisen.
Adobe Acrobat Pro ist unter anderem im Rahmen der Adobe Document Cloud im Value Incentive Plan (kurz VIP) erhältlich. In unserem kostenlosen Whitepaper werden die Mehrwerte der Document Cloud sowie die verschiedenen Formen der Lizenzierung detailliert erklärt. Lesen Sie außerdem, wie Acrobat DC die Administration und Nutzerverwaltung flexibler gestaltet sowie die Produktivität für Ihre Endanwender mit neuen Funktionen verbessert. Weitere Informationen zum Thema Adobe erhalten Sie auch auf unserer Beratungsseite.
Haben Sie die Vorteile der Adobe Acrobat Pro-Funktionen überzeugt? Dann lassen Sie sich doch von unseren Experten zur Document Cloud beraten.
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