Gütesiegel für moderne Unternehmens-IT

Über den Kunden

Die VdS Schadenverhütung GmbH (VdS) mit ca. 500 Mitarbeitern und Hauptsitz in Köln ist ein Unternehmen des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft e.V. (GDV). Weltweit gehört die VdS zu den renommiertesten Institutionen für Unternehmenssicherheit mit den Schwerpunkten Brandschutz, Einbruch-Schutz, Naturgefahrenprävention sowie Cyber-Security. Die Dienstleistungen umfassen Risikobeurteilungen, Prüfungen von Anlagen, Zertifizierungen von Produkten, Firmen und Fachkräften sowie ein breites Bildungsangebot. Zu den Kunden zählen Industrie und Gewerbebetriebe aller Branchen, international führende Hersteller und Systemhäuser, Fachfirmen sowie Banken und Versicherer.

Die Herausforderung

Bereits seit Mai 2015 besteht zwischen SoftwareOne und der VdS im Bereich SharePoint und SharePoint nahen Themen eine intensive, vertrauensvolle und fortlaufende Zusammenarbeit von der Anforderungsaufnahme über die Konzeption und Umsetzung bis hin zur langjährigen Betriebsunterstützung. Von Beginn an stand die Modernisierung des unternehmensweiten Intranets sowie mehrerer Business-Applikationen verschiedener Fachbereiche im Mittelpunkt, die auf Microsoft SharePoint und NINTEX (Workflows & Forms) Technologien basierten. Mit Beratung, Konzeption und Professional Services zur Planung und Umsetzung umfangreicher Migrationen der SharePoint-Farm der Versionen 2010 über 2013 bis 2016 hatte SoftwareOne der VdS stets zur Seite gestanden. Damals wie heute bestand der Anspruch des Versicherungsunternehmens, sich stetig weiterzuentwickeln und modernste Technologien zu nutzen, um neuen Anforderungen gerecht zu werden, am Markt wettbewerbsfähig zu bleiben und ein attraktiver Arbeitsgeber zu sein.

In jüngster Zeit hatte es mehrere Faktoren gegeben, die der VdS deutlich machten, dass der Weg in die Microsoft Cloud der folgerichtige Schritt ist, um die nötigen Voraussetzungen zu schaffen, damit weiterhin erstklassiger Kundenservice angeboten werden kann und gleichzeitig den Mitarbeitenden der VdS optimale Arbeitsbedingungen zu ermöglichen: Der Einsatz von Lösungen verschiedener Hersteller wie Microsoft und NINTEX, zudem On-Premises, verwaltet in einer Private Cloud, brachten stetig steigende Kosten und Administrationsaufwände mit sich. Eine veraltete intern entwickelte Anwendung konnte, im Zuge von Service- und Produktänderungen des Unternehmens, neue Anforderungen nicht mehr abbilden. Mit den Bestrebungen zahlreiche manuelle Arbeitsabläufe einer weiteren geschäftskritischen Anwendung mit Kundenschnittstelle zu automatisieren, war die VdS schließlich an die Grenzen der SharePoint-Technologie gestoßen.

In dieser Situation, entschied sich die VdS für die schrittweise Konsolidierung von SharePoint, SQL und NINTEX mittels der Cloud-Technologie von Microsoft 365 als Software-as-a-Service, um vor allem die hohen Kosten und Aufwände für die IT der VdS zu reduzieren und für alle Mitarbeitenden das bestmögliche Arbeitsumfeld mit performanten Anwendungen und modernen Kommunikationstools zu schaffen.

Die Lösung

Als Microsoft Gold Partner und langjähriger Trusted Advisor für die VdS im SharePoint-Umfeld war SoftwareOne erneut Partner der Wahl und unterstützte mit Beratung, Konzeptionierung und Umsetzung des Umzugs in die Microsoft 365 Cloud inklusive fortlaufender Betriebsunterstützung.

Um ein zukunftsfähiges Intranet für unternehmensweiten Austausch inklusive moderner Kollaborationstools wie z.B. Teams und anderen Microsoft 365-Diensten verfügbar zu machen, entschied sich die VdS für die Migration ihrer SharePoint 2016 Farm auf SharePoint Online. Alle relevanten Inhalte konnten wie gewünscht in die neue, skalierbare Umgebung übertragen werden – die bisher genutzte kostenintensive Private Cloud, welche die alte SharePoint-Umgebung verfügbar gemacht hatte, konnte abgestellt werden. Mittlerweile werden die kollaborativen Dienste von Microsoft 365, unternehmensweit genutzt.

Die verschiedenen individuellen Geschäftsanwendungen und Portallösungen, die in den Fachbereichen zum Einsatz kommen, wurden ebenfalls schrittweise von SharePoint 2016 nach Microsoft 365 umgezogen. Auch die Fach-Applikationen, die überwiegend auf NINTEXTechnologie basierten, wurden erfolgreich auf Microsoft 365 kombiniert, mit der Microsoft Power Platform migriert. Dank der cloudbasierten Tools wie Power Automate und PowerApps erfolgte eine reibungslose Integration automatisierter Workflows sowie benutzerdefinierter Anwendungen in die neue IT-Umgebung, um sie den Mitarbeitenden der VdS schnell zur Verfügung zu stellen.

Auf Wunsch der VdS entwickelte SoftwareOne zusätzlich zu den SharePoint, NINTEX sowie Microsoft 365-Applikationen, eine webbasierte Anwendung auf Basis von Microsoft .NET mit dem Namen „MyCertification“. Die Hauptaufgabe von „MyCertification“ ist die bisher rein analoge Verarbeitung von Kundenanträgen zu digitalisieren und zu vereinfachen.

Um notwendige Zertifizierungen z.B. ihrer Produkte zu erhalten, mussten Kunden ihre Anträge bei der VdS bisher in Papierform einreichen, die daraufhin manuell in weitere Fachanwendungen wie z.B. SAP, SharePoint, Active Directory usw. übertragen wurden. Für die VdS war diese Vorgehensweise sehr zeit- und ressourcenintensiv sowie fehleranfällig. Für Kunden konnte der sehr lange Bearbeitungsprozess nicht transparent genug dargestellt werden. Ein vollständig IT-gestützter Verfahrensablauf würde den Zeitaufwand für die Verwaltung der Daten deutlich verringern, automatisierte Prüfverfahren würden für bessere Qualität der Daten sorgen. Der Versuch, mittels Einsatz von SharePoint-Technologie, diesen Verfahrensablauf in Form einer Portal-Lösung zu automatisieren, hatte allerdings gezeigt, dass nicht alle Prozesse umsetzbar sind: das gilt z.B. für die Bearbeitung der Verlängerung einer bereits ausgestellten Zertifizierung für Kundenprodukte, welche die Inhaber idealerweise selbst online einsehen, verlängern oder ändern können. Bei derzeit ca. 7.000 bis 8.000 durch die VdS ausgestellten Zertifizierungen stieß jedoch SharePoint an die Grenzen, genug User-Berechtigungen sowohl für die Kundenschnittstelle als auch für die VdS zu erteilen. Als Folge dieser Erkenntnisse bekam SoftwareOne die Freigabe der VdS, diese Portal-Lösung – die Web-Applikation „MyCertification“ auf Basis von Microsoft .NET zu entwickeln. Mit dem Einsatz der SoftwareOne Application Services Teams konnte das bestehende Problem gelöst werden: die Fach-Applikation kann alle benötigten User-Berechtigungen erteilen und bietet den Kunden der VdS seit Bereitstellung von „MyCertification“ den vollen Überblick über den Status ihrer bisher erlangten Zertifizierungen, inklusive der Möglichkeit notwendige Änderungen oder Verlängerungen direkt online zu beantragen. Für die VdS bedeutet diese modernisierte Applikation vor allem weniger Bearbeitungszeit und Kostenminimierung sowie die Möglichkeit einen kundenfreundlicheren Service bereitzustellen.