SoftwareOne Case Study

Stadt Frankfurt am Main und SoftwareOne setzen neue Maßstäbe im Lizenzmanagement

Die Metropole Frankfurt am Main ist nicht nur ein bedeutender Finanzplatz und Sitz der Europäischen Zentralbank, sondern auch die bevölkerungsreichste Stadt des Landes Hessen und die fünftgrößte Stadt Deutschlands. Entsprechend komplex gestaltet sich die IT-Landschaft der Stadtverwaltung, die eine Vielzahl von Softwareherstellern und Lizenzen umfasst. Um den Überblick zu behalten, ist professionelle Unterstützung und ein effektives Lizenzmanagement-Tool unerlässlich. Doch schon die Implementierung eines solchen Tools erfordert sorgfältige Planung und Berücksichtigung spezifischer Regelungen des öffentlichen Dienstes, die sich von denen eines Unternehmens unterscheiden.

Kostenkontrolle
Genaue Erfassung vermeidet unnötige Kosten für doppelte oder nicht genutzte Lizenzen
Compliance
Einhaltung aller Lizenzbedingungen
Budgetplanung
Langfristigen Planung und Prognose zukünftiger Ausgaben möglich

Kunde: Stadt Frankfurt am Main
Branche: Öffentlicher Sektor
Services: Einführung und Implementierung eines Lizenzmanagement-Tools
Land: Deutschland

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Vor der Einführung des Lizenzmanagement-Tools fehlten uns effiziente Werkzeuge und klare Prozesse. Unser Ziel war es, ein operatives Lizenzmanagement mit vollständigem technischem und kaufmännischem Bestand und den dazugehörigen Prozessen zu etablieren.

Susanne Junkel
strategische Lizenzmanagerin bei der Stadt Frankfurt am Main

Dezentrale Strukturen und manuelle Prozesse

Die Stadt Frankfurt am Main stand vor der Herausforderung, dass es kein zentrales Tool und keine definierten Prozesse für ein stadtweites operatives Lizenzmanagement gab. Lizenzzählungen, z.B. für ein Microsoft True-Up, wurden mit einer Vielzahl dezentraler Inventarisierungslösungen oder sogar manuell und somit sehr zeit- und ressourcenintensiv durchgeführt. Die Stadt Frankfurt am Main benötigte daher eine umfassende Lösung, die sowohl eine automatisierte Inventarisierung als auch eine exakte Erfassung und Verwaltung aller Softwarelizenzen ermöglicht.

Die eingeschränkte Übersicht und Kontrolle über die Lizenznutzung hatten zu potenziellen Compliance-Risiken geführt. Außerdem war es schwierig, den Überblick über die Softwareausgaben zu behalten, um unnötige Kosten zu vermeiden. Aus diesem Grund entschied sich die Stadt Frankfurt am Main, mit einem geeigneten Partner ein Lizenzmanagement-Tool einzuführen, um das stadtweite Lizenzmanagement zu optimieren.

Die professionelle Projektkoordination und detaillierte Planung während des gesamten Projektes hat uns beeindruckt. SoftwareOne ist es gelungen, die komplexen prozessualen Herausforderungen im Öffentlichen Dienst zu meistern, um uns effektiv zu unterstützen.

Dr. Ines Grützner

Projektleiterin bei der Stadt Frankfurt am Main

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Erfolgreiche Implementierung des Snow License Managers

Die Stadt Frankfurt am Main suchte nach einem effizienten Lizenzmanagementsystem, das sowohl die technischen als auch die kaufmännischen Anforderungen erfüllen konnte. Nach sorgfältiger Evaluierung entschied sie sich für das Tool von Snow, da es die spezifischen Bedürfnisse genau abdeckte. Bei der Implementierung wurde die Stadt von SoftwareOne unterstützt, die sich durch ihre zertifizierte Expertise als besonders geeigneter Partner erwies.

Neben der strategischen ITAM-Beratung überzeugte SoftwareOne durch umfassendes kaufmännisches Know-how, das die korrekte Integration von Verträgen und Lizenzen in das neue Tool sicherstellte. Ebenso war technisches Fachwissen für die erfolgreiche Implementierung des Snow License Managers von großer Bedeutung. Darüber hinaus vermittelten die Projektteilnehmer der SoftwareOne den Administratoren und Anwendern in verschiedenen Schulungen das notwendige Wissen und die erforderlichen Kenntnisse zum eigenständigen Betrieb des gesamten Snow Systems mit all seinen Komponenten.

Ein erfahrenes Projektmanagement sorgte von Beginn an für eine sorgfältige Planung und Konzeption sowie eine kontinuierliche Projektbegleitung. Dies war notwendig, um die prozessualen Herausforderungen zu meistern und die administrativen Regelungen einzuhalten. Darüber hinaus mussten zahlreiche Abstimmungen mit allen beteiligten Ämtern und Verantwortlichen organisiert werden.

Das Ergebnis spricht für sich: Mit der Implementierung des Snow License Managers kann eine umfassende technische Bestandsaufnahme auf gesamter Stadtebene sowie die Integration kommerzieller Verträge und Lizenzen durchgeführt werden. In Snow werden technische und kaufmännische Daten stets aktuell gegenübergestellt, um die Compliance zu gewährleisten, Lizenzbilanzen zu erstellen und ein effektives Lizenzmanagement nach definierten Prozessen sicherzustellen.

Zusätzlich führte die SoftwareOne zahlreiche Schulungen für die Mitarbeitenden aus den Bereichen Administration und Anwendungsbetrieb der Stadt Frankfurt am Main durch. Dieses umfassende Training stellt sicher, dass sie mit dem neuen System vertraut sind und es effektiv nutzen können.

Die Zusammenarbeit zwischen der Stadt Frankfurt am Main und SoftwareOne zeigt, wie durch gezielte Planung, technisches Know-how und umfassende Schulungen ein effizientes und rechtskonformes Lizenzmanagement etabliert werden kann.

Susanne Junkel

strategische Lizenzmanagerin bei der Stadt Frankfurt am Main

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Effizientes Lizenzmanagement in der Praxis

Kostenkontrolle: Das Lizenzmanagement-Tool von Snow hilft der Stadtverwaltung, die Kosten für Softwarelizenzen besser zu überwachen. Durch die genaue Erfassung der Lizenzen kann die Stadt in Zukunft vermeiden, für nicht genutzte oder doppelt vorhandene Lizenzen zu zahlen.
Compliance: Die Stadt Frankfurt am Main muss sicherstellen, dass sie alle Softwarelizenzen gemäß den gesetzlichen und vertraglichen Vereinbarungen nutzt. Dabei unterstützt sie ab sofort das neue Tool und hilft bei der Einhaltung der Lizenzbedingungen, um das Risiko rechtlicher Konsequenzen aufgrund von Lizenzverstößen zu minimieren.
Effiziente Verwaltung: Der Snow License Manager ermöglicht die zentrale Verwaltung sämtlicher relevanter Hard- und Softwarekomponenten, was den Überblick erleichtert und den Verwaltungsaufwand reduziert. Es lässt schnell erkennen, welche Lizenzen vorhanden sind, welche genutzt werden und welche eventuell fehlen.
Identifikation von Konsolidierungspotenzialen: Durch die Analyse dezentraler Beschaffungsprozesse können Potenziale zur zukünftigen Vertragskonsolidierung identifiziert werden, was zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion beiträgt.
Zentralisierung stadtweit genutzter Produkte: Einheitlich genutzte Produkte im gesamten Stadtgebiet ermöglichen eine optimierte Ressourcenverwaltung und effizientere Kostenkontrolle.
Budgetplanung: Ein umfassender Überblick über die vorhandenen Lizenzen und deren Nutzungsgrad unterstützt die Kommune bei der langfristigen Budgetplanung und der Prognose zukünftiger Ausgaben für Softwarelizenzen.