Bereiten Sie sich rechtzeitig vor: Nach dem Vertragsabschluss ist vor dem Vertragsabschluss
Warten Sie deshalb niemals bis zur letzten Minute, um mit den Verhandlungen zu beginnen. Vor allem warten Sie auch nicht, bis Sie das Angebot des Anbieters erhalten – das bedeutet nämlich, dass dieser seine Vorbereitungsarbeiten bereits abgeschlossen hat - Sie mit der Ihren aber möglicherweise noch gar nicht begonnen haben. Bei größeren Verträgen empfehlen wir Ihnen, tatsächlich 6–12 Monate vor dem eigentlichen Start der Verhandlungen mit Ihrer Vorbereitung zu beginnen. Das mag auf den ersten Blick als ein sehr großzügig angesetzter Zeitrahmen erscheinen – tatsächlich aber spiegelt diese Vorgabe den aller Erfahrung nach notwendigen Arbeitsaufwand wider. Bedenken Sie, dass Sie Daten benötigen, die Sie meist als Zuarbeit aus anderen Units erhalten. Zudem müssen Sie mit den wichtigen Stakeholdern in Ihrem Unternehmen natürlich darüber sprechen, wie die Planung für die Zukunft aussieht und welche Software-Anforderungen sich daraus ergeben werden.
Eine umfangreiche Infrastruktur potenziert die Komplexität von Verträgen
Die schnelle Digitalisierung und die als Ergebnis entstandene Welt des einfachen Zugangs in die Cloud bietet diverse Vorteile, um die sich ebenfalls schnell entwickelnden Geschäftsanforderungen umzusetzen. Es gibt aber auch Herausforderungen, wie etwa die Gefahr von Schatten-IT. Auch ist die Anzahl der Softwareanbieter, mit denen ein durchschnittliches Unternehmen zu tun hat, explosionsartig angestiegen. Damit gewinnt aber auch das Thema Verhandlungen über Software-Verträge – verglichen mit der Zeit vor nur wenigen Jahren - immer mehr an Komplexität.
Zunehmend ist es für Kunden schwierig, genau zu erkennen, was sie erhalten. Sie können oftmals kaum einschätzen, ob ihnen ein Standardvertrag oder eine vielleicht viel weniger vorteilhafte Vereinbarung angeboten wird. Gerne resultieren die zunehmende Quantität der Verträge bei steigender Komplexität darin, dass den Geschäftsbedingungen bei Verhandlungen nicht genügend Aufmerksamkeit gewidmet werden kann – ebenso wie dem Spielraum, der für bessere Konditionen eigentlich immer vorhanden ist – wenn man weiß, wo man beim jeweiligen Provider den Hebel ansetzen muss.
Zwei Punkte, die Sie sich für Verhandlungen immer vor Augen führen müssen
Um erfolgreich über Bedingungen verhandeln zu können, müssen Sie zwei Punkte unbedingt beachten:
- Wie groß ist eigentlich die Anzahl möglicher Alternativen? Wie unterschiedlich sind die Verträge verschiedener Provider wirklich?
- Welcher der Provider oder Hersteller, mit denen Sie gerade verhandeln, wird möglicherweise eher bereit sein, Ihnen entgegen zu kommen?
Klar - hier den Überblick zu haben oder vor allem zu behalten, ist schwierig – schließlich beschäftigt man sich nicht tagein-tagaus mit diesen Vereinbarungen, sondern vielleicht nur einmal im Jahr oder sogar lediglich in größeren Intervallen.
Vielleicht haben Sie gute Kontakte zu Verantwortlichen, die in anderen Unternehmen vor den gleichen Herausforderungen stehen, wie Sie selbst? Eine gute und offene Beziehung zu einem Vergleichsunternehmen kann ja vielleicht durchaus auch einmal den Austausch über Erfahrungen mit Herstellern beinhalten? Allerdings sind solche Kontakte schwierig zu bekommen und noch schwieriger zu pflegen. Das Problem ist, dass der Teufel im Detail steckt – nur bei vollständiger Übereinstimmung von Anforderungen und Bedingungen ist ein Vergleich wirklich hilfreich. Und das ist wohl leider eher selten der Fall.
Die Mannschaft steht auf dem Papier – wie aber ist tatsächlich die Tagesform?
Ebenso ist es natürlich fast unmöglich vorab zu wissen, was an einem bestimmten Tag die Hauptantriebskräfte für das Vertriebsteam eines Software-Herstellers sind; bzw. den Mitarbeiter treiben, mit dem Sie gerade konkret verhandeln. Da gibt es neben anderen Mengenrabatte, regionale oder branchenspezifische Ziele, Provisionssätze für Vertriebsmitarbeiter und Abrechnungszeiträume, wie das berühmte Fiskaljahres-Ende – alle diese Faktoren können Auswirkungen haben.