Isolierte IT Asset Management Systeme: Wann und wie soll man sie modernisieren?

Durch Transparenz Verständnis schaffen und damit fundierte Entscheidungen ermöglichen, zugleich aber auch die erzielten Erfolge nachweisen: Die Anforderungen, die in den Unternehmen an ein modernes IT Asset Management System gestellt werden, sind recht eindeutig. Dennoch wird eine Umsetzung zur Herausforderung, weil sich viele verschiedene Themenbereiche zu einem Gebilde summieren, das überaus komplexe Strukturen und vor allem zahlreiche Schnittstellen aufweist.

Über die Notwendigkeit, sich jetzt mit dem Herzstück der Softwareverwaltung auseinanderzusetzen und warum isolierte Lösungen in Zukunft einen schwierigen Stand haben werden, schreibt Drazen Vukadin, ITAM Managed Service Lead DACH bei SoftwareOne, in diesem Blogbeitrag.

SAM und SLM als Teil von ITAM

Im Folgenden geht es dabei speziell um diejenigen Tools, die in den Unternehmen als Teil eines IT Asset Management-Frameworks (ITAM) zur effizienten Umsetzung von Software Asset Management (SAM) und Software Lifecycle Management (SLM) dienen. 

ITAM selbst beinhaltet natürlich wesentlich mehr sowie auch weitergehende Funktionen - etwa die Cloud betreffend - und definiert, beziehungsweise inkludiert - in diesem aktuellen, größeren Rahmen natürlich auch Verantwortlichkeiten vollkommen neu. Und damit stellt sich die erste Frage:    

Wer ist für das IT Asset Management System eigentlich zuständig?

Unternehmen befinden sich im stetigen Wandel – gerade heute, durch immer schnellere Go-To-Market Prozesse, die Digitalisierung – und vielleicht auch der Ungeduld der Kunden. Also ist man ständig auf der Suche nach Optimierung, Konsolidierung, Vereinfachung und das alles idealerweise in Verbindung mit mehr Effizienz und weniger Kosten.

Doch spulen wir etwas zurück. Wer ist eigentlich verantwortlich? 
Hardware Management war stets Sache der IT-Infrastruktur Teams; das Applikationsmanagement lag bei den IT-Applikationen und Lizenzmanagement gerne bei einer Stabstelle in der IT oder im Einkauf. 

So wollte jeder für seine Aufgaben und Anforderungen die beste Lösung haben. Stellen wir uns dazu jetzt auch noch ein internationales Unternehmen vor, mit einer Vielzahl von Niederlassungen und dezentralen Strukturen: Dann wundert es nicht, dass plötzlich eine regelrechte Armada an Systemen und Lösungen im Unternehmen auftaucht! Systeme und Lösungen, die meist nicht vollumfänglich genutzt wurden und schon gar nicht, oder wenn überhaupt, dann viel zu wenig mit anderen Systemen interagierten. 

Was war das Resultat? Hohe Kosten für Software und Personal - ohne damit die oben genannten Ziele erreicht zu haben. 
Was muss also geschehen? Ganz einfach: Gefordert ist jetzt eine Team-übergreifende Denkweise sowie modulare Lösungen, die mit ihren Anforderungen wachsen können. 

Der aktuelle Wandel – Stichwort, die digitale Transformation – stellt neue Anforderungen. Vorhandene Insellösungen können diese neuen Anforderungen nicht oder nur ungenügend erfüllen. Kunden denken agiler, sie wollen schnell entscheiden können und erwarten dementsprechend auch Lösungen und Systeme, die ihr Tempo mitgehen können. 

Somit müssen Insellösungen entweder in der Lage sein, Brücken schlagen zu können, oder - sie sind vom Aussterben bedroht und bekommen den Namenszusatz «Legacy Systeme» verliehen.
Da es mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten an Hardware sowohl wie auch Software gibt, die im Rahmen von Private-/Public-/Hybrid-Cloud bereitgestellt werden kann, fragen sich viele Unternehmen zurecht:

• Können wir die bestehenden Tools weiterhin nutzen und wenn ja, mit welchen Anpassungen ist das verbunden. Und lohnt sich das überhaupt?
• Wo ist der Punkt erreicht, an dem die Beschwerlichkeiten größer werden als der Nutzen?
• Was muss ich bei einer neuen Beschaffung bzw. Ablösung beachten und wie sieht dabei das ideale Vorgehen aus?

All dies ist ein ganz natürlicher Vorgang im Zusammenhang mit IT-Lösungen. In diesem speziellen Bereich wird der Vorgang aktuell durch die Cloud und die damit verbundenen, ganz neuen Anforderungen allerdings in bisher noch nicht gekannter Weise beschleunigt!

Doch gehen wir der Reihe nach vor.

Was ist eigentlich Legacy?

Das englische Wort Legacy kann man mit Vermächtnis oder Erbe übersetzen. Im Bereich der IT bezeichnet man mit Legacy Systeme, Anwendungen oder Tools, die irgendwann einmal installiert wurden und auch noch in Betrieb sind, obwohl sich die entsprechende Technologie seither mehr oder weniger rasant weiterentwickelt hat. 

Ist die Verwendung von Legacy-Systeme ein Nachteil?

Alt-Systeme zu verwenden muss kein Nachteil sein, wenn sie den Business-Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Allerdings wird dieser Betrieb naturgemäß mit fortschreitender Zeit immer schwieriger. Der Grund: Obwohl die Funktionen vielleicht einwandfrei ihren Dienst erfüllen, wird die Überwachung der möglichen Schnittstellen zu anderen Systemen immer mehr zu einem Problem. 
Die Frage stellt sich, wann man auf eine neue Lösung schwenkt: Nicht zu früh, um die einmal getätigte Investition optimal zu nutzen; jedoch auch nicht erst dann, wenn sich Legacy – durch komplette Inkompatibilität – schon vom Erbe zur Altlast gewandelt hat. 

Legacy gibt es in allen Bereichen der IT. Wie verhält es sich im Falle von Legacy IT Asset Management-Tools?

Wann werden Legacy IT Asset Management-Tools zur Altlast? 

Was wir ganz klar feststellen können ist, dass im Bereich Hardware- und Software Asset Management die bestehenden Tools mit ihren Funktionalitäten mittlerweile an ihre Grenzen stoßen: Die Vielfalt, mit der Software in verschiedenen Umgebungen lizenziert werden kann, stellt die Tools vor eine schwierige Prüfung. 
Es geht dabei in erster Linie gar nicht einmal mehr um das Messen, Zählen oder Wiegen, sondern viel mehr um intelligente Lösungen, die eine Sichtbarkeit der IT Soft Assets über den gesamten End-to-End-Lifecycle ermöglichen und so Transparenz schaffen. 
Für Unternehmen ist es jedoch extrem schwierig, bestehende „Silo“ Systeme miteinander so zu verknüpfen, dass sie den gewünschten Output erreichen. 
Und zudem, Hand aufs Herz, gibt es auch Anbieter, die ihre bestehenden Produkte, lediglich um den Anforderungen der Software-Lizenzierung gerecht zu werden, entsprechend weiterentwickeln und um neue Features erweitern. 

Auch hier stand irgendwann – wie bei jeder Art von Legacy-Einsatz – die Entscheidung über eine alternative Lösung an. Durch den Wechsel in die Cloud hat die Notwendigkeit, eine Klärung herbeizuführen, jedoch massiv an Dynamik gewonnen. 

Die Klage: „Ich habe so viele lokale Tools. Was soll ich damit nur tun?“ hört man von den Verantwortlichen in den Unternehmen daher immer häufiger. 

Was sind die konkreten Herausforderungen bei Legacy IT Asset Management-Tools?

Wir müssen uns zuerst einmal die folgenden Fragen stellen:

• Was ist mein Business Ziel?
• Wie tragen die Tools zu der gesetzten Zielerreichung bei?

Wenn wir von ITAM-Tools sprechen, gibt es auf dem Markt sehr viele Angebote, die die Verwaltung der Lizenzierung von on-Premises und Cloud-Diensten wirklich hervorragend bewerkstelligen können. Diese sind, so nenne ich sie jetzt einfach mal, die „Heroes“.

Wir stellen aber fest, dass mehr und mehr Unternehmen lieber weniger Tools einsetzen möchten, um den End-to-End-Lifecycle zu vereinfachen. Was heißt das genau?
Wer schon mal versucht hat, Software Asset Daten aus verschiedenen Tools und Datenquellen zu sammeln und diese längerfristig Up to Date zu halten, der weiß genau, wie zeitaufwändig dies ist. 
Die häufigsten Legacy- „Alters-Wehwehchen“, die man beobachten kann, sind: 

• Legacy IT Asset Management Tools (einschließlich der in diesem Bereich immer noch massiv eingesetzten Tabellenkalkulationen) sind nicht mit ITSM/ITIL-Lösungen verbunden und/oder haben keine Verbindung zur CMDB.
• Die Verwendung unterschiedlicher IT Asset Management Tools führt dazu, dass wichtige Datenelemente nicht ganzheitlich sichtbar sind.
• Die Fähigkeit, die Wiederherstellung ungenutzter Software zu automatisieren und Deinstallationen durchzuführen, ist entweder eingeschränkt oder fehlt ganz.
• Es ist nicht ohne sehr komplizierte Verfahren möglich, Lizenzverträge und Finanzunterlagen im Sinne einer geordneten Buchführung miteinander zu verbinden. 

Aus diesen Fakten lassen sich Fragen ableiten, die die wahrscheinlich anstehende Entscheidung – Legacy-Einsatz oder nicht – möglicherweise schon beantworten:  

• Kann man Softwarekosten zuordnen, obwohl sich Lizenzzuweisungen und Nutzungsdaten in dem einem System befinden, Budgets und Ist-Werte aber in einem anderen? 
• Kann man ohne diese Verknüpfung feststellen, ob die Softwareausgaben im Verhältnis zu den aktuellen Business Anforderungen stehen?

In der Regel lautet die Antwort: Das ginge zwar irgendwie, aber nur mit einem riesigen, manuellen Aufwand, der mit Effizienz nichts mehr zu tun hat. 

Wird nun entschieden, das System zu modernisieren, stellt sich die nächste Frage: Wie geht man dabei vor? Wie entwirrt man das Knäuel aus irgendwie miteinander verzahnten, aber allein operierenden Systemen und Prozessen?

Ein Lösungs-Ansatz: Die Modernisierung der IT Asset Management Tools

Ein möglicher Ansatz, um diese Herausforderung zu meistern, könnte wie folgt aussehen.
Das A und O ist, wie so oft, auch hier die Schaffung von Transparenz. Eine IST Aufnahme und Analyse des aktuellen E2E-Lifecycles (siehe Beispiel) muss daher der erste Schritt sein. 

• Wie beschafft das Unternehmen aktuell Software und Hardware? 
• Wie erfolgt der Genehmigungsprozess?
• Wie wird geprüft, ob es Lizenzen bereits gibt? Ist dies ein manueller oder ein automatischer Prozess?
• Welche Tools werden für die Inventarisierung der Assets und welche für die Verwaltung der Lizenzverträge eingesetzt?
• Wie werden die Cloud-Dienste verwaltet? Welche Form des Managements existiert hier? 
• Welche Tools werden hierzu eingesetzt? 
• Sind diese Tools miteinander verbunden? Und wenn ja, wie? 
• Wo bestehen bei Tools oder Prozessen Lücken?
• Gibt es Tools und Systeme, die die eigenen Business Needs nicht in der gewünschten Weise unterstützen?

Damit wäre die IST-Analyse abgeschlossen. Ein wichtiger, erster Schritt. Wie aber geht es weiter?

Greenfield Ansatz oder die bestehenden Systeme bzw. Prozesse optimieren?

Bei der Entscheidung, die jetzt ansteht, müssen Unternehmen eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen. Welchen Weg soll man gehen?  

Die Greenfield-Strategie beginnt, wie der Name sagt, on the green field, also auf der grünen Wiese. Das heißt: alles Alte raus, komplett neue Planung, weiter mit vollkommen neuen Tools, neuen Prozessen etc. In der Regel nicht die günstigste Lösung und in der Praxis ganz schwierig umzusetzen. 

Wie sieht es mit der Optimierung der bestehenden Tools und Prozessen aus?
Die Schritt-für-Schritt Anpassung orientiert sich am Lifecycle. Aus der IST-Situation gewonnene Erkenntnisse werden priorisiert und etappenweise eingeführt. Dabei wird der Fokus auf Interoperabilität der Tools gelegt.

Oder ist ein Mix-Ansatz möglich und tatsächlich die beste Art und Weise, um mit den eignen Legacy IT Asset Management Tools zu verfahren?