Teil 2: Was treibt Ihr Gegenüber am Verhandlungstisch aktuell eigentlich gerade an?

Ob Neuabschluss oder Renewal: Für jedes Unternehmen stehen regelmäßig Vertragsverhandlungen mit seinen strategischen Software-Herstellern sowie Software- oder Cloud-Providern an. Ein schwieriges Feld, denn bei diesen Gesprächen geht es oft um große Investitionen, die Verhandlungen sind zudem aufgrund der Vielzahl von Faktoren, die eine Rolle spielen, in der Regel auch recht komplex.  

Auch Teil 2 unserer neuen Blogreihe gibt Hinweise und Tipps, wie man die mitunter schwierige Verhandlungen mit Software-Herstellern erfolgreich zum Abschluss bringt. 

Auf das richtige aber vor allem auch rechtzeitige Asset Management kommt es an.

Kunden stehen bei direkten Verhandlungen mit großen Software-Herstellern vor diversen Herausforderungen. Eine davon ist die Folgende: Der Erfolg der Cloud beruht ja unter anderem auch darauf, dass sie eine einfache und schnelle Verlagerung von Arbeitslasten von einem Provider zu einem andern - scheinbar ohne Probleme - ermöglicht. Scheinbar, denn hier gilt es zu differenzieren. Was bei einem einfachen Backup- oder Speichersystem durchaus zu bewerkstelligen ist, kann sich im Falle großer, komplexer und gut integrierter Unternehmenssysteme als gewaltige Herausforderung erweisen.  

Damit wird der Wechsel des Anbieters in der Realität zu einer großen und mühsamen Aufgabe. Hier gilt es genau abzuwägen, ob ein Wechsel wirklich als Alternative im Raum steht, oder ob es nicht besser und einfacher ist, das bestmögliche Angebot mit Ihrem aktuellen Anbieter auszuhandeln – vorausgesetzt natürlich, dass Ihr Anbieter weiterhin alle strategischen Vorteile bietet, die Sie ursprünglich bewogen haben, sich für dessen Angebot zu entscheiden.

Bereiten Sie sich rechtzeitig vor: Nach dem Vertragsabschluss ist vor dem Vertragsabschluss

Warten Sie deshalb niemals bis zur letzten Minute, um mit den Verhandlungen zu beginnen. Vor allem warten Sie auch nicht, bis Sie das Angebot des Anbieters erhalten – das bedeutet nämlich, dass dieser seine Vorbereitungsarbeiten bereits abgeschlossen hat - Sie mit der Ihren aber möglicherweise noch gar nicht begonnen haben. Bei größeren Verträgen empfehlen wir Ihnen, tatsächlich 6–12 Monate vor dem eigentlichen Start der Verhandlungen mit Ihrer Vorbereitung zu beginnen. Das mag auf den ersten Blick als ein sehr großzügig angesetzter Zeitrahmen erscheinen – tatsächlich aber spiegelt diese Vorgabe den aller Erfahrung nach notwendigen Arbeitsaufwand wider. Bedenken Sie, dass Sie Daten benötigen, die Sie meist als Zuarbeit aus anderen Units erhalten. Zudem müssen Sie mit den wichtigen Stakeholdern in Ihrem Unternehmen natürlich darüber sprechen, wie die Planung für die Zukunft aussieht und welche Software-Anforderungen sich daraus ergeben werden. 

Eine umfangreiche Infrastruktur potenziert die Komplexität von Verträgen

Die schnelle Digitalisierung und die als Ergebnis entstandene Welt des einfachen Zugangs in die Cloud bietet diverse Vorteile, um die sich ebenfalls schnell entwickelnden Geschäftsanforderungen umzusetzen. Es gibt aber auch Herausforderungen, wie etwa die Gefahr von Schatten-IT. Auch ist die Anzahl der Softwareanbieter, mit denen ein durchschnittliches Unternehmen zu tun hat, explosionsartig angestiegen. Damit gewinnt aber auch das Thema Verhandlungen über Software-Verträge – verglichen mit der Zeit vor nur wenigen Jahren -  immer mehr an Komplexität.

Zunehmend ist es für Kunden schwierig, genau zu erkennen, was sie erhalten. Sie können oftmals kaum einschätzen, ob ihnen ein Standardvertrag oder eine vielleicht viel weniger vorteilhafte Vereinbarung angeboten wird. Gerne resultieren die zunehmende Quantität der Verträge bei steigender Komplexität darin, dass den Geschäftsbedingungen bei Verhandlungen nicht genügend Aufmerksamkeit gewidmet werden kann – ebenso wie dem Spielraum, der für bessere Konditionen eigentlich immer vorhanden ist – wenn man weiß, wo man beim jeweiligen Provider den Hebel ansetzen muss. 

Zwei Punkte, die Sie sich für Verhandlungen immer vor Augen führen müssen

Um erfolgreich über Bedingungen verhandeln zu können, müssen Sie zwei Punkte unbedingt beachten:

1. Wie groß ist eigentlich die Anzahl möglicher Alternativen? Wie unterschiedlich sind die Verträge verschiedener Provider wirklich? 
2. Welcher der Provider oder Hersteller, mit denen Sie gerade verhandeln, wird möglicherweise eher bereit sein, Ihnen entgegen zu kommen?

Klar - hier den Überblick zu haben oder vor allem zu behalten, ist schwierig – schließlich beschäftigt man sich nicht tagein-tagaus mit diesen Vereinbarungen, sondern vielleicht nur einmal im Jahr oder sogar lediglich in größeren Intervallen.

Vielleicht haben Sie gute Kontakte zu Verantwortlichen, die in anderen Unternehmen vor den gleichen Herausforderungen stehen, wie Sie selbst? Eine gute und offene Beziehung zu einem Vergleichsunternehmen kann ja vielleicht durchaus auch einmal den Austausch über Erfahrungen mit Herstellern beinhalten? Allerdings sind solche Kontakte schwierig zu bekommen und noch schwieriger zu pflegen. Das Problem ist, dass der Teufel im Detail steckt – nur bei vollständiger Übereinstimmung von Anforderungen und Bedingungen ist ein Vergleich wirklich hilfreich. Und das ist wohl leider eher selten der Fall. 

Die Mannschaft steht auf dem Papier – wie aber ist tatsächlich die Tagesform? 

Ebenso ist es natürlich fast unmöglich vorab zu wissen, was an einem bestimmten Tag die Hauptantriebskräfte für das Vertriebsteam eines Software-Herstellers sind; bzw. den Mitarbeiter treiben, mit dem Sie gerade konkret verhandeln. Da gibt es neben anderen Mengenrabatte,  regionale oder branchenspezifische Ziele, Provisionssätze für Vertriebsmitarbeiter und Abrechnungszeiträume, wie das berühmte Fiskaljahres-Ende – alle diese Faktoren können Auswirkungen haben. 

Wichtige Punkte zu Verhandlungen nochmals in der Zusammenfassung 

Richtige Dimensionierung oder „Right Sizing“  

Oft fehlen Kunden Daten über die eigene Nutzung und damit natürlich auch die Möglichkeit, die zukünftige Nutzung abzuschätzen. Bei Verträgen mit einer Laufzeit von drei Jahren ist dies ja auch keine ganz triviale Angelegenheit. Die richtige Dimensionierung bedeutet auf der einen Seite, die Bestellung einer Überkapazität zu vermeiden. Auf der anderen Seite wird durch Beschaffung der mindestens erforderlichen Anzahl von Lizenzen auch das Risiko von Audit- oder Compliance-Problemen minimiert. Unternehmen unterliegen aller Erfahrung nach gerne der Versuchung, „auf Nummer sicher“ zu gehen und lieber die etwas teurere Option zu wählen. Dadurch hoffen sie, sowohl vor Audits geschützt, wie auch auf ein unerwartet hohes Wachstum von Nutzung oder Mitarbeiterzahl vorbereitet zu sein.  

Benchmarks – fehlende Messdaten haben fatale Auswirkungen 

Fehlen dem Unternehmen generell Benchmarking-Daten oder wissen die Verantwortlichen nicht genau, was der aktuelle Vertrag vorsieht und selbst ob alle beinhalteten Vorteile in vollem Umfang genutzt werden, dann können sie nicht einschätzen, ob sie einen günstigen oder einen Wuchervertrag haben. Ein Rabatt von 30 % kommt solchen Kunden dann großartig vor – andere Vertragspartner des gleichen Herstellers erhalten in der Regel jedoch viel größere Nachlässe.  

Die andere Seite kennen oder die Treiber und Motivationen des Anbieters verstehen 

Kunden müssen verstehen, was den Hersteller und seinen Vertrieb aktuell motiviert und wie sich dies auf die Strategie bei Vertrags- oder Renewal-Verhandlungen auswirkt. Steht der Anbieter vielleicht unter dem Druck, mehr Kunden in die Cloud zu verlagern? Würde ein Cloud-Vertrag – selbst einer von geringfügigem Volumen oder ein gar nicht genutzter – Rabatte für die restliche Vertragslaufzeit ermöglichen? Soll der Hersteller-Vertrieb Kunden auf neue Plattformen wie etwa SAP RISE umstellen? Ist das Ende eines Quartals oder  Fiskaljahres erreicht? Müssen Zahlen geschrieben werden, um Ziele und damit Boni zu erreichen? 

Wie man den Verhandlungsknoten löst: Mit einem Negotiation Service! 

Erfahrung und Branchenwissen sind das A und O bei Verhandlungen. Beides können wir bei SoftwareOne vorweisen: Wir haben viele tausend Kunden in allen Branchen und verfügen über die wichtigsten, stets auf dem aktuellen Stand gehaltenen Daten und Informationen zu Vertragsbedingungen, Preisen und verfügbaren Rabatten. Wir wissen, wie viel Ihre Marktbegleiter zahlen und was Sie anstreben sollten. 
Wir wissen, wie wir die benötigten Daten zur aktuellen Nutzung erfassen und sie auf bestehenden Verträge abbilden. Wir können Ihnen dabei helfen, den zukünftigen Bedarf zu ermitteln und eine optimale Stückliste zu erstellen. Und wir können Ihnen dabei helfen, Flexibilität in Verträge zu integrieren, um Projekte der geschäftlichen Transformation oder strategischen Veränderungen wie Fusionen oder Übernahmen Rechnung zu tragen. 
Aber wir verstehen mehr als nur Sie und Ihr Unternehmen. Wir wissen, wohin die Reise der großen Software-Hersteller geht und auch, wie dort die Mitarbeiter entlohnt werden.