Licenční smlouva: Jak spravovat právní rizika?

Změny související se SAP, jako je přechod na SAP S/4HANA, mohou mít významný dopad na licenční prostředí organizace. Mnoho společností si klade otázku, zda je jejich licenční prostředí optimální a zda jsou připraveny na softwarový audit SAP. V SoftwareOne jsme proto připravili sérii článků, která má společnostem pomoci minimalizovat riziko nedodržení licenčních podmínek.

Licenční smlouva na software je specifický předpis založený na zákonných ustanoveních a zásadách výrobce. V tomto článku se zaměříme na oblasti, které mohou pro zákazníka představovat právní a provozní rizika.

Licenční smlouva – Správa právních rizik

Licenční smlouva je specifická smlouva založená na ustanoveních práv duševního vlastnictví. Stručně řečeno, vlastník autorských práv umožňuje nabyvateli licence používat software v rozsahu, který stanovil. V tomto okamžiku je v takové dohodě již patrná nerovnováha mezi smluvními stranami. Pokud je navíc vlastníkem velká globální korporace, tato rovnováha je dále vychýlena. Při používání softwaru konkrétního dodavatele, v tomto případě SAP, je proto důležité dát si pozor na rizika, která v souvislosti s licenční smlouvou mohou vyvstat. V následující části článku se pokusíme vysvětlit některé problémy, které vznikají ve smlouvách se SAP.

License metrics and usage metrics

V praxi nejvíce problémů vzniká v souvislosti s (ne)pochopením a používáním metrik (tedy základu pro výpočet poplatků za používání řešení SAP). Problém s metrikami pramení především z množství jejich typů. Můžeme se setkat s metrikami počítanými z různých uživatelů, výnosů, dokumentů, smluv, gigabajtů, instalací a mnoho dalšího. Každá z těchto metrik má své nuance a nejednoznačnosti. Každý podnik navíc funguje svým vlastním jedinečným způsobem, takže jednotné typy metrik budou mít na výpočet poplatků za použitý software různý dopad.

Prvním příkladem je metrika tržeb, jež se vztahuje na rostoucí počet produktů SAP (výše poplatku se vypočítává na základě tržeb společnosti). Definice výnosu je roční příjem, který společnost získá z běžného podnikání, a další příjem z úroků, dividend, licenčních poplatků a jiných zdrojů. Taková definice je velmi široká a může mít za následek nadměrné poplatky. Při podpisu licenční smlouvy je potřeba dbát na to, aby byly z definice výnosu vyloučeny situace související s fúzemi a akvizicemi, interní převody v rámci kapitálové skupiny, výnosy (maloobchod) nebo slevy. U metriky příjmů se také vyplatí zajistit, aby základ pro výpočet licenčního poplatku byl omezen pouze na obchodní oblast, v níž je aplikace/produkt používán.

Na tomto místě stojí za zmínku problém nepřímého přístupu (Digital Access), který vznikl ze základní licence jmenovaného uživatele. Po mnoho let společnost SAP předpokládala, že každému jednotlivci s přímým nebo nepřímým přístupem k softwaru SAP by měla být přidělena pojmenovaná uživatelská licence. Problém nastal v době vývoje a větší složitosti IT prostředí související s množstvím rozhraní či zvýšenou automatizací práce. Tato otázka se dokonce stala základem soudního sporu ve Spojeném království, kde SAP zažaloval svého zákazníka Diageo. Případ rezonoval na celém trhu IT, což vedlo k rostoucí nespokojenosti mezi zákazníky SAP. To přimělo dodavatele, aby navrhl novou licenci Digital Access. Teoreticky má tato licence zvýšit bezpečnost zákazníků, ale v praxi se lze setkat s řadou nových problémů a rizik spojených s tímto řešením. Každý zákazník by si měl individuálně ověřit, jak licence Digital Access ovlivní jeho prostředí SAP a poplatky za software.

SOFTWAROVÝ AUDIT: Připravte se včas!

Díky spolupráci se SoftwareOne získáte:

• 80% snížení poplatků za nedodržení licenčních podmínek
• 100% podpora při vyjednávání a zajišťování RISE kontraktů
• 100% shoda prostředí IT s licencováním SAP.

Rozšířená definice zákazníka

Kdo může zakoupený software používat? Pokud nakupujete software nejen pro potřeby jedné společnosti, ale i pro koncerny (mateřská společnost, SSC), měli byste si takovou možnost zajistit již ve fázi podpisu smlouvy. V opačném případě bude držitelem licence pouze společnost, která je oprávněným subjektem, a použití jinými společnostmi bude porušením nejen příslušné smlouvy, ale i zákona.

Území (právo EU)

Na toto právní riziko by si měly dát pozor subjekty, které mají pobočky nebo dceřiné společnosti v zahraničí. Pokud v licenční smlouvě nerozšíříte území, lze software používat pouze na území zakoupené licence. Potenciální problém může nastat i v případě, že zaměstnanci používající mobilní zařízení, na kterém je nainstalován software daného dodavatele, budou pobývat v zahraničí a budou tento software používat. Taková situace může představovat porušení licenčních podmínek.

Runtime licence

Licenční podmínky vás obvykle opravňují k použití runtime licence pouze ve spojení a za účelem spuštění aplikace, s níž byla zakoupena. Příkladem může být runtime databáze (například HANA runtime) pro licenci aplikace SAP, kupříkladu S/4 HANA, Business Warehouse nebo úložiště zákaznických aktivit. V tomto scénáři je zakázáno využívat runtime licenci HANA, zejména za účelem provozování zcela jiného softwaru. Velmi důležitým problémem u runtime databází je to, že pro aplikace mimo prostředí SAP neexistuje žádné oprávnění k přímému připojení k těmto databázím, jakákoli komunikace musí probíhat prostřednictvím aplikace přidružené k dané databázi. Odchýlení se od této podmínky může být porušením licenční smlouvy se společností SAP a může mít za následek dodatečné náklady.

Umístění instalace softwaru

V praxi existují licenční smlouvy SAP, které jasně udávají, že software může být instalován pouze v prostorách zákazníka (tedy držitele licence) nebo být v přímém vlastnictví zákazníka. Všechny ostatní případy, například SSC, kolokace, hosting či cloud, vyžadují písemný souhlas společnosti SAP. Za této situace byste měli zajistit, aby byla do smlouvy zahrnuta možnost instalace softwaru nejen ve vašich provozovnách.

Cloudové služby – prostoje

Společnost SAP ve svých podmínkách předpokládá nedostupnost systému. Je však třeba poznamenat, že byly rozlišeny dva typy takových prostojů – jeden předem pokrytý SLA, jehož nedodržení může vést k odpovědnosti společnosti SAP, a druhý prostoj definovaný vágním způsobem, za který společnost SAP nenese odpovědnost. Z pohledu zákazníka je tento druhý typ prostojů velmi rizikový. Výpadky, které se nezapočítávají do smlouvy SLA, jsou: servisní okna, velké upgrady (v těchto dvou případech musí přijít 5 dní předem upozornění) a „nedostatek dostupnosti kvůli faktorům, které SAP nemůže ovlivnit“ či „nepředvídané události, kterým nebylo možné se vyhnout navzdory přiměřenému úsilí“. V praxi se můžeme setkat s častými odkazy na druhý případ, například na cloudové aktualizace na straně hyperscaleru, o nichž zákazníci SAP nejsou informováni včas nebo vůbec.