Online ondertekenen, gebruikt jouw organisatie het al?

Voordelen van digitaal ondertekenen

Een volledige digitale werkstroom is de ideale oplossing als het gaat om op tijd, geld en moeite te besparen. Met dit proces kun je snel documenten aanbieden voor ondertekening. Daarnaast is het proces zeer toegankelijk, met één druk op de knop kun je via mobiel, tablet of laptop het document ondertekenen en wordt deze direct retour gestuurd naar de verzender. Het volgen en beheren van documenten gebeurt vanuit een dashboard. Dit betekent dat er nooit meer documenten verdwijnen of een pagina per ongeluk wordt vergeten.

Online ondertekenen

Wat is het verschil tussen een digitale en een elektronische handtekening?

Je hebt de termen misschien voorbij horen komen, digitale handtekeningen of elektronische handtekeningen. Met een elektronische handtekening geef je aan dat je akkoord gaat met een document, dit via een gewone elektronische handtekening of een gekwalificeerde elektronische handtekening. Bij digitale handtekeningen wordt op basis van certificaten van een Trusted Service Provider de ondertekenaar geverifieerd. Digitale handtekeningen worden middels een grafische handtekening gekoppeld aan het document.

Wet- en regelgeving voor de Europese Unie

De Verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten (eIDAS-verordening 910/2014/EG) is een enkele, gestandaardiseerde verordening die geldt voor alle EU-lidstaten. Deze verordening biedt eindelijk een consistent juridisch kader voor het accepteren van elektronische identiteiten en handtekeningen. Daarnaast worden digitale zegels voor bedrijven geïntroduceerd. Sinds de komst van eIDAS doen Europese organisaties er alles aan om hun bedrijfsprocessen zo snel mogelijk volledig te digitaliseren.

(Bron: Adobe)

 

"Premium"-verificatiemethoden voor ondertekenaars *

Sommige organisaties hebben de voorkeur voor een twee-factor authenticatie, daarvoor zijn de premium opties beschikbaar.

• Knowledge based
  De ondertekenaar moet een aantal willekeurige vragen beantwoorden die uit openbare databases worden gehaald
• Telefoon (sms)
  Er wordt een verificatiecode naar het telefoonnummer van de ontvanger verzonden
• Overheids-ID
  De ontvanger moet een rechtsgeldig identiteitsbewijs van de overheid en een selfie verschaffen

* Voor deze verificatiemethoden kunnen per ontvanger kosten in rekening worden gebracht.

Verschillende oplossingen en integraties

Hoewel er vele verschillende oplossingen zijn op het gebied van digitaal ondertekenen krijgen wij toch de meeste vragen van klanten over de onderstaande drie oplossingen.

Integraties met AdobeSign, DocuSign en SignDoc

Hoewel er talloze standaard integraties worden aangeboden kan het zijn dat de applicaties die jullie gebruiken er niet tussen staan. Niet getreurd, want er kunnen verschillende integraties worden gemaakt met gebruik van open API’s.

Bij Adobe Sign geven API’s de mogelijkheid om Sign binnen een externe applicatie te gebruiken. Het is het ook mogelijk om Sign voor externe applicaties te gebruiken door de UI binnen deze applicatie te bouwen.

SignDoc van Kofax biedt geen standaard integraties, deze kunnen echter wel worden opgezet met Swagger. Onderstaand vind je een overzicht van de meest voorkomende integraties voor Adobe Sign, DocuSign en SignDoc.

Wat is de beste oplossing voor jouw organisatie?

Op elke organisatiesamenstelling past een andere oplossing, naar mijn mening hangt dit af van de manier van uitrollen, de look and feel van de oplossing en de kosten. Een digitale oplossing is essentieel, al helemaal in deze tijd. Bespaar tijd en kosten door het digitaal in te richten, de oplossing is gebruiksvriendelijk, snel en ook nog eens eco-vriendelijk.