Adoptie van Microsoft 365

Voorbereiden van de IT omgeving

Een succesvolle onboarding begint bij de huidige IT omgeving; is deze technisch op orde voor het uitrollen van Microsoft 365? Technische obstakels zorgen vaak voor frustraties bij eindgebruikers. Daarom is het cruciaal om als IT-afdeling de nieuwe software goed te testen alvorens de Microsoft 365 Champions de nieuwe functionaliteiten zullen gaan uitproberen. Maar waar moet je opletten?

• IT performance: identificeer onderbrekingen en pas deze gelijk aan bij testing.
• Service desk: zorg dat jouw organisatie is voorbereid om support calls en tickets op te vangen.
• Welke informatiestromen zijn het meest in gebruik en welke gebruikers betreft dit.
• Op welk apparaat werkt de eindgebruiker (laptop, tablet, mobiel).

Antwoord op deze vragen zorgen dat je een weloverwogen beslissing kunt nemen op het gebied van richtlijnen, processen en de beveiliging van jouw bedrijfsinformatie in de cloud.

Toegang voor early adopters

Betrokkenheid van medewerkers is de verbindende factor. Zorg daarom dat jouw organisatie weet wat er staat te gebeuren. Dit kan je o.a. doen via interne communicatiekanalen zoals: social media, de interne nieuwsbrief of distribution groups. Let hierbij op enthousiaste medewerkers die graag de nieuwe functionaliteiten willen ontdekken en betrek ze als ‘Microsoft 365 Champions’ in het adoptieprogramma. Ook een kick-off launch en user-guide zorgen dat de nieuwe software op de juiste manier wordt omarmd.

Besteed aandacht aan vragen als: ‘Wat brengt mij de nieuwe software?’ en ‘Hoe zorgt de technologie dat ik mijn werkzaamheden sneller kan uitvoeren?’. Neem tijd om de toegevoegde waarde zo goed mogelijk te beantwoorden.

Aandachtspunten

Ook het trainingsprogramma dient afgestemd te worden op de organisatie. Neem daarbij de huidige software mee voor het bepalen van een strategie. Als medewerkers een verouderde versie zoals Office 2010 gebruiken dient er meer aandacht te worden besteed aan training. Ook hoeft men het wiel niet opnieuw uit te vinden. Kijk naar voorgaande migratieplannen en neem hetgeen mee wat je kunt gebruiken voor de nieuwe strategie.

Ook is het belangrijk om te kijken naar het technisch niveau van jouw medewerkers. Zo zullen er een aantal zijn die snel aan de slag kunnen in de nieuwe systemen, maar ook een aantal die niet weet wat ze overkomt. Extra ondersteuning is dan nodig. Zorg dat dit goed is ingeregeld lettend op de beschikbaarheid van de IT helpdesk.

Tot slot wil je dat jouw migratie de volle aandacht krijgt. Zorg daarom voor een goed tijdstip en raadpleeg de interne planning voor grote aankomende organisatorische veranderingen .

Bepaal jouw Microsoft 365 Champions

Je bent niet op zoek naar Microsoft 365 experts, maar naar enthousiaste medewerkers die veel kennis hebben en de nieuwe functionaliteiten willen delen met andere collega’s. De medewerkers die onderdeel zijn van het Microsoft 365 Champions team vormen een weerspiegeling van de organisatie en zorgen ervoor dat iedereen geïnspireerd en betrokken blijft. Ook de feedback op het gehele proces wordt gaandeweg verzameld binnen dit team, zodat er één aanspreekpunt is.

Zodra het IT team, trainingen en het Championsteam is bepaald is het tijd om aan de slag te gaan. Vooral in een tijd van thuiswerken zijn online en on-demand trainingen belangrijk voor een goede kans van slagen. Maar eigenlijk is het vooral belangrijk om continu top-of-mind te zijn. Voorheen organiseerde we met SoftwareOne diverse lunch-en-learn sessies voor onze medewerkers, maar ook voor onze klanten. Hoe gebruik je Microsoft Teams in je dagelijkse werkzaamheden?

Nu we massaal op afstand werken zijn de thuiswerkscenario’s als ‘vergaderen op afstand’ en ‘efficiënt samenwerken’ in één klap realiteit geworden. 

Meer weten?

Mocht je technische ondersteuning nodig hebben of aanvullende vragen over jouw adoptieprogramma, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Bij SoftwareOne weten we hoe belangrijk de onboarding is. Ook bieden we met onze Digital Workplace Essentials dienstverlening een nog snellere manier om aan de slag te kunnen met Microsoft 365. Met een toegewijde Customer Succes Manager voor jouw organisatie ontdekken medewerkers snel alle voordelen van de nieuwe technologie, ondersteund door 24/7 support.