Coup de tonnerre dans les directions des systèmes d’information. En mars 2022, Office 365 E1 augmente ses tarifs de 25 %. Des prix qui grimpent encore de 11 % en 2023 pour les licences Microsoft Office 365. L’évolution des technologies et les nouveaux modèles économiques rendent cruciale l’anticipation de ces hausses tarifaires. Angélique Hérault et Benoît Lafont, experts chez SoftwareOne, expliquent les facteurs derrière ces augmentations et donnent des conseils pour optimiser ses contrats.
« Les hausses de prix chez Microsoft peuvent se produire tous les six mois, souvent autour des 1ᵉʳˢ avril et 1ᵉʳˢ octobre » Cette revalorisation des prix serait-elle une initiative isolée de Microsoft ? Certainement pas. Microsoft n’est pas le seul à avoir imposé des augmentations tarifaires pour ses solutions. En février 2023, Google a également annoncé ajuster ses tarifs de 30 % pour Google Workspace.
Les hausses de prix chez Microsoft ne sont pas arbitraires et peuvent être attribuées à plusieurs facteurs clés. L'un des principaux est la fluctuation du taux de change euro-dollar.« Dans un souci de transparence et prédictibilité, Microsoft a communiqué en juillet 2023 sa future stratégie d’augmentation des tarifs en tenant compte des fluctuations relatives au dollar US », explique Angélique Hérault. « Les innovations et les nouvelles fonctionnalités ajoutées aux produits Microsoft justifient également ces augmentations. Beaucoup de clients n'utilisent qu'une fraction des capacités de leurs outils, ignorant souvent les nombreuses mises à jour et améliorations continues. Il y a beaucoup de nouveautés dans les produits, ce qui fait qu’il faut considérer des hausses de prix », précise Angélique Hérault.
Sur quel pied danser pour les directions des systèmes d’information ? Microsoft fonctionne généralement avec des contrats de trois ans, durant lesquels les prix sont fixes. « Cette stratégie d’engagement sur trois ans permet aux entreprises de stabiliser leurs coûts durant les trois années, mais nécessite une vigilance accrue à l'approche du renouvellement », considère Benoît Lafont. Que ce soit des PME ou des multinationales, toutes les entreprises doivent alors se tenir prêtes pour les nouvelles grilles tarifaires.
Pour anticiper les augmentations tarifaires, il est essentiel de prévoir une marge inflationniste dans leur budget. « En surveillant attentivement les périodes critiques, notamment le 1ᵉʳ avril et le 1ᵉʳ octobre, les entreprises peuvent mieux se préparer aux changements tarifaires », recommande Angélique Hérault. « Il faut a minima prévoir une hausse annuelle d'environ 4 % », estime-t-elle. Bien que toutes les catégories de produits et services Microsoft peuvent subir des augmentations, certaines sont plus exposées que d'autres. Microsoft encourage ses clients à migrer vers le Cloud - ce qui lui garantit des revenus réguliers grâce aux abonnements. Aussi, « tout ce qui est solution on-premise va forcément subir des hausses de prix », estime Angélique Hérault.
Au moment de renouveler leurs contrats, les entreprises doivent adopter une méthode proactive et bien se préparer. Une démarche qui ne s’improvise pas. Pour les aider à gérer les augmentations tarifaires, SoftwareOne propose des services d'optimisation. Les consultants vont analyser et vérifier l’adéquation des contrats avec les besoins réels de l’entreprise, accompagner l’entreprise lors de la négociation avec Microsoft, éviter les coûts cachés… De quoi faire baisser l’addition. Et les sommes en jeu sont considérables. Un exemple concret ? « Cette année, nous avons accompagné une société de gestion de maisons de repos. En consolidant plusieurs contrats en un seul, SoftwareOne a permis de leur faire économiser 596 000 euros », partage Angélique Hérault. La gestion des actifs logiciels (Software Asset Management) joue un rôle clé dans cette démarche en permettant de suivre l'utilisation des logiciels dans la durée, d'identifier les licences superflues ou sous-utilisées et d'optimiser les dépenses.
Au-delà des gains financiers, l’accompagnement de partenaires comme SoftwareOne est la garantie d’une conformité de l’entreprise dans l’utilisation de ses licences. « Les règles des licences changent régulièrement, et il est crucial pour les entreprises de s'assurer qu'elles respectent ces règles pour éviter des coûts imprévus lors d'audits. Car il faut savoir que tous les trois ou cinq ans, il y a des cabinets qui se rapprochent des clients finaux et qui réalisent un audit afin de vérifier s’ils respectent bien ces règles. Le non-respect de celles-ci peut entraîner des coûts supplémentaires conséquents », explique Benoît Lafont. « En somme, grâce à une préparation adéquate, une surveillance attentive des cycles tarifaires et l'aide d'experts comme ceux de SoftwareOne, les entreprises peuvent mieux gérer les hausses de Microsoft, optimiser leurs contrats et rester en conformité avec les licences », conclut Benoît Lafont. Nous voilà prévenus.
Découvrez comment nos experts peuvent vous aider à anticiper les hausses tarifaires et à maîtriser les coûts liés à vos licences.
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