Les bonnes pratiques pour une réunion efficace avec Teams

Et si je vous demandais combien de réunions à distance vous avez effectué depuis 1 an ? 20, 100, 500, 3000 ? Et oui, on ne compte plus le nombre de réunions qui défile. Le télétravail s’est accentué avec la crise sanitaire, ce qui a obligé beaucoup d’entre nous à changer notre méthode de travail et à adopter le travail à distance.

Malheureusement, beaucoup font l’erreur de penser que les réunions à distance ont le même principe que les réunions en présentiel…. Pas du tout. Beaucoup d’éléments entrent en jeu dans les réunions à distance et risquent de la rendre contre-productive : manque de préparation, distraction, non-participation des collègues, manque de suivi après la réunion. Les participants ont généralement du mal à prêter attention en raison des distractions numériques, du multitâche, de la mauvaise qualité du son ou de la vidéo et des perturbations de leur environnement.

A noter également que les réunions à distance sont plus fatigantes que celles en présentiel :

• L’absence de langage corporel : posture, mimiques du visage… sont difficiles à percevoir en vidéoconférence (encore plus si le présentateur n’active pas sa caméra).
• Les superpositions de voix (prise de parole de plusieurs participants à la fois) et les silences génèrent des malaises et ajoutent de la confusion.

Tous ces éléments, et d’autres encore, imposent aux participants à redoubler d’efforts pour rester concentrer mais cela génère une fatigue plus importante qu’en présentiel.

Il est impératif de prendre en considération ces éléments pour mettre en place des bonnes pratiques afin de faciliter le télétravail. Une des solutions phares pour travailler efficacement à distance est Microsoft Teams qui propose une plateforme collaborative sécurisée pour les réunions à distance. Néanmoins, il faut respecter quelques bonnes pratiques pour rendre vos réunions Teams efficaces :

# Avant la réunion

1. Ne faire des réunions que si c’est indispensable : c’est le premier réflexe à avoir, est-ce que votre réunion est nécessaire ? Peut-être qu'un appel Teams ou un Chat sur Teams suffit ?
2. Rédiger un ordre du jour : l'efficacité d'une réunion se travaille en amont avec la rédaction d'un ordre du jour soigné. Faute de quoi, tout le monde ressort frustré, agacé, voire dépité d'avoir perdu autant de temps. Construire et rédiger un ordre du jour permet de faire passer le message que la réunion sera bel et bien productive.
3. Bien choisir les participants : il est nécessaire de bien identifier les personnes qui doivent participer à la réunion et non pas inviter toute l’organisation.
4. Fixer la date et l’heure en prenant en considération les disponibilités des participants : il suffit de regarder l’onglet « Assistant de planification » lors de la création de la réunion.

5. Préparer la réunion : préparer les données de la réunion telles que les documents, tableaux ou rapports et les mettre à disposition des participants qui pourront les consulter en amont.

# Pendant la réunion

1. Respecter le timing : définissez une heure de début et une heure de fin… et tenez-les à tout prix ! Organisez-vous pour bien terminer à l’heure. Tout le monde vous sera reconnaissant. N’oubliez pas de prévoir une petite marge afin de vous assurer de ne pas déborder.
2. Activer la caméra quand il le faut : il est utile d’activer votre caméra pour que les participants puissent vous voir et percevoir une partie du langage corporel. Il est impératif de le faire si vous être le présentateur. Pour les participants, vous pouvez l’activer en début de réunion ou tout au long si possible, car il est en effet plus agréable de voir à qui l’on s’adresse. Il n’est pas nécessaire de l’activer à toutes vos réunions, cela vous permettra de diminuer la fatigue due à l’obligation de garder une bonne posture professionnelle.
3. Préserver votre environnement privé en utilisant un arrière-plan ou tout simplement en floutant ce dernier.

4. Limiter les bruits de fond : installez-vous dans une pièce calme et désactivez votre micro lorsque vous n’intervenez pas. Il existe également une nouvelle fonctionnalité Teams qui permet de réduire les bruits de fond (les enfants qui jouent bruyamment à proximité, bruits de chantier à l’extérieur ou chez les voisins, bruit de l’aspirateur à côté,...).

5. Distribuer la parole de façon structurée : pour cela vous pouvez demander aux participants de couper les micros et d’utiliser l’option « lever la main » de Teams lorsqu’ils souhaitent prendre la parole.

6. Enregistrer la réunion : n’oubliez pas de lancer l’enregistrement en début de réunion pour la mettre à disposition des personnes qui n’ont pas pu y participer.

# Après la réunion

1. Partager les documents, le CR, les notes et l’enregistrement de la réunion avec les participants afin qu’ils puissent les étudier et les compléter.
2. Récupérer des feedbacks pour améliorer vos réunions : vous pouvez créer un petit formulaire avec Microsoft Forms et l’envoyer aux participants. On a toujours des pistes d’amélioration à apporter à ces nouvelles pratiques !

Voilà, vous êtes maintenant bien équipé pour assurer l’efficacité de vos prochaines réunions. A vous de jouer !