Compra inteligente de activos digitales

La mayoría de las empresas invierten grandes cantidades en software, y probablemente la suya no sea una excepción. Ya sea que invierta en la compra de licencias, en cuotas de mantenimiento y soporte técnico continuas o en suscripciones a la nube, la inversión en software ocupa gran parte del presupuesto general de TI. Según nuestra experiencia, la mayoría de las empresas quieren reducir este gasto, y es muy probable que usted tenga los mismos objetivos. También es probable que esté refinando o definiendo su estrategia de TI, considerando cómo y cuándo pasar a la nube. Además, posiblemente quiera asegurarse de que los costos de software se asignen a los departamentos y equipos correctos, así como salir airoso de cualquier auditoría de licencias. Todos estos factores son importantes, pero ¿por dónde empezar?

Lo primero es lo primero

El punto de partida de todos los puntos mencionados es el mismo: tener conocimiento de las licencias. Necesita conocer su patrimonio de licencias actual para tener una buena base para decisiones futuras. La definición de conocimiento es "una comprensión precisa y profunda", pero vemos con demasiada frecuencia que las decisiones sobre licencias se basan en suposiciones, información incompleta y datos inexactos. Trate sus decisiones de licencias como lo haría con cualquier otra gran inversión: báselas en información completa y precisa.

Para hacer una analogía sencilla: imagine que quiere comprar una casa. Antes de buscar en el mercado, empezaría por evaluar sus necesidades. ¿Quiere un departamento, un dúplex, una casa individual? ¿Debe estar en un pueblo pequeño o en una gran ciudad? ¿Hay colegios cerca y tienen una buena reputación? Esta lista puede ser exhaustiva cuando se trata de hacer una inversión tan grande. Desde otro punto de vista, supongamos que decide comprar una casa que necesita mejoras. También querría saber el alcance de las mejoras y el costo antes de tomar una decisión acertada.

¿Por qué su proceso debería ser diferente cuando se trata de su inversión en TI? Antes de comprar cualquier licencia nueva, debería entender cuáles son las que ya tiene y, posiblemente, reasignarlas, si es necesario. O si tiene licencias en desuso que sería mejor dar por terminadas que seguir pagando su soporte. Tal vez su organización esté buscando migrar a la nube. Independientemente de la situación en la que se encuentre, necesita conocer su patrimonio de licencias para determinar qué opción es la mejor.

¿Por qué es necesario tener conocimientos?

Evaluar sus necesidades y conocer su situación actual en materia de licencias puede ahorrarle una gran cantidad de dinero. ¿Qué tipo de información necesita? Sus datos deben ser completos y precisos. Además, debe asegurarse de que sus datos procedan de todos los sistemas relevantes. Si no sabe exactamente para qué productos de software tiene licencias y cuáles utiliza, no podrá hacer ningún ajuste en su inversión y, en última instancia, reducir sus gastos. Precisión significa disponer de datos fiables que pueda interpretar correctamente. Convertir los datos en información relevante que pueda utilizar es lo que se denomina "tener conocimientos".

¿Por qué se pasa por alto la obtención de conocimientos cuando se trata de la inversión en TI? Se podría argumentar que lleva demasiado tiempo; y eso es parcialmente cierto, ya que efectivamente lleva tiempo. El tiempo significa dinero, por lo que definitivamente hay un costo asociado a la obtención de conocimientos. Sin embargo, no dedicar el tiempo y el dinero necesarios para tomar decisiones basadas en otra cosa que no sea una visión real conducirá a decisiones desfavorables, en el mejor de los casos, y a malas decisiones en el peor. Las decisiones relacionadas con las TI afectan a toda la organización. Una vez que haya tomado una decisión desfavorable, revertirla será costoso y frustrante, y llevará tiempo. En resumen: asegúrese de empezar con la base correcta y tómese el tiempo necesario para obtener la información que necesita para evitar perder tiempo y dinero. Lea nuestro próximo artículo de esta serie para obtener más información.