Contrato UDD de SAP, ¿cuál es el truco?

Gestionar sus licencias SAP puede ser complejo y requerir mucho tiempo. Este es el caso especialmente de las grandes empresas y multinacionales con una huella mundial. Hay muchos factores que influyen en el cumplimiento del software. Algunos de estos se relacionan con los empleados, como la incorporación y la desincorporación de los sistemas SAP de nuevos trabajadores y personas que abandonan la empresa. Otros se relacionan con la transformación digital, como las nuevas aplicaciones y tecnologías específicas de la industria. Si a esto se añaden las fusiones, adquisiciones y desinversiones que se producen con frecuencia, comprenderá que la gestión de licencias SAP puede resultar muy complicada.

Para reducir la complejidad y el tiempo necesario para gestionar las licencias, algunas empresas optan por el Contrato Ilimitado durante la Implementación (UDD) de SAP. Pero, ¿garantiza realmente el cumplimiento?

Contrato Ilimitado durante la Implementación de SAP

El contrato UDD de SAP es un contrato de licencia que cubre un conjunto específico de productos durante un período predefinido a un precio establecido para la compra inicial, así como para la tarifa de mantenimiento anual. El UDD aplica únicamente a los productos locales. Al igual que cualquier otro contrato SAP, el contrato UDD especifica una métrica y una cantidad para cada uno de los productos incluidos, donde la cantidad refleja el número actual de licencias acordadas contractualmente para los diferentes programas. Sin embargo, independientemente de las cantidades contratadas, un cliente puede desplegar cualquier cantidad de los productos cubiertos durante el período del contrato, sin tener que pagar cargos adicionales.

Comprensiblemente, el contrato incluirá una cláusula que especifica si y en qué medida cualquier entidad adicional que se adquiera durante el término del contrato puede hacer uso del UDD. Añadir un nuevo afiliado o filial sin duda significará que se requiere un anexo al contrato, incluido el pago adicional.

Antes del vencimiento del contrato, el cliente debe informar de su uso actual de los programas tal como se incluye en el contrato UDD. Si el uso es menor o igual a los números de contrato UDD, no se requiere ningún pago adicional. Sin embargo, si el uso real excede el número contratado de licencias según el UDD, el cliente estará sujeto a pagar una licencia adicional y, a continuación, la tarifa de mantenimiento actual a partir de la fecha de finalización del contrato UDD.

¿UDD elimina el riesgo de no ser compatible?

Por lo tanto, ¿UDD hace más fácil mantenerse en conformidad? Lamentablemente, la respuesta no es un simple “sí” o “no”. Con demasiada frecuencia, los clientes descuidan la situación de cumplimiento de las licencias, creyendo que son seguras y que no se enfrentan a un riesgo de incumplimiento.

Los productos que se encuentran bajo el contrato UDD se pueden desplegar hasta el número máximo de licencias según las cantidades definidas sin consecuencias financieras. Por lo tanto, redunda en interés del cliente utilizar plenamente estos productos durante el período del contrato. Al mismo tiempo, es importante no utilizar accidentalmente más de las cantidades de UDD. En nuestra experiencia, los clientes se centran menos en los productos que caen bajo el UDD, creyendo falsamente que UDD los cubrirá completamente, sin darse cuenta de que esto causará mayores costos durante el período de restablecimiento. Para garantizar el cumplimiento, comprenda que, al optar por un contrato UDD o ya tener un contrato UDD, se seguirá necesitando la supervisión activa continua de todos los productos de software SAP en uso.

Conclusión

Los contratos Ilimitados Durante la Implementación (UDD) permiten el uso ilimitado de un conjunto de productos específicos, solo durante un período limitado. Pueden ser una buena opción en tiempos de cambio, cuando no está claro lo alto que será el uso de los productos SAP. Pero tenga en cuenta que al final del período del contrato, se llevará a cabo una auditoría para determinar su uso actual. Si su uso es superior a las cantidades en el contrato UDD, el precio se ajustará adecuadamente. Los contratos UDD rara vez cubren todos los productos en uso, así que no olvide supervisar y gestionar activamente el uso de los productos que están fuera del alcance del contrato UDD.

Evite sorpresas desagradables y lleve a cabo una auditoría interna seis a 12 meses antes de que termine el plazo del UDD. De esta forma, detectará los posibles problemas con suficiente antelación como para solucionarlos. Si necesita ayuda con su auditoría interna y/o para prepararse para la renovación de un contrato, los expertos de SoftwareOne pueden ayudarle.