La ayuda indispensable que ofrece una herramienta de Field Service Management al Facility Manager

Una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil, y si su negocio aspira a crecer, las soluciones de software en las que se respalde deben habilitarlo y empoderarlo, en lugar de generar nuevas limitaciones. Cuándo, dónde y cómo se entrega un servicio, por quién y en qué condiciones; todo influye en la experiencia y satisfacción del cliente. Las herramientas basadas en la movilidad y la productividad, por lo tanto, son elementos importantes para maximizar la eficacia de la prestación de servicios.

Las empresas basadas en servicios tienen éxito o fracasan en función de cómo gestionan la complejidad frente al aumento de la competencia. Hoy en día, las organizaciones de servicios de primer nivel no sólo responden rápidamente a las demandas del mercado, sino que también se anticipan a las necesidades y agregan valor de manera proactiva a sus clientes. Si un negocio va a competir, o incluso se plantea crecer a corto o medio plazo, entonces su software de Field Service Management (FSM) debe ayudar a automatizar y optimizar sus procesos de servicio.

Los viejos métodos ya no sirven. Las empresas avanzadas anticipan las necesidades de servicio antes de que se manifiesten como problemas, adoptando un enfoque proactivo frente al problema.

Podemos detallar cuatro objetivos que todo software de administración de servicios de campo (FSM) debe cumplir:

• Recepción de solicitudes de un técnico de servicio de campo a través de Internet, por teléfono o desde un dispositivo inteligente.
• Programación y asignación de un técnico de servicio (optimización a largo, medio, semanal y diaria del técnico, factorización de activos y cumplimiento mejorado del acuerdo de nivel de servicio).
• Movilización completa de ese técnico o del más cualificado para realizar tareas de servicio de un extremo a otro, incluida la capacidad de buscar el estado del servicio en tiempo real desde un dispositivo móvil
• Funcionalidad de servicio de campo que admite una serie continua de modelos de gestión, desde el mantenimiento reactivo hasta el preventivo, predictivo y centrado en la confiabilidad, y con análisis en tiempo real.

Planificación sofisticada, agenda y movilidad

Un sistema de programación sofisticado como Task4Work puede utilizar información conocida sobre habilidades técnicas, patrones de turno, reglas de negocio y recursos para considerar una variedad de parámetros relevantes para entregar información de programación contextualizada y altamente valiosa que coincida con lo que debe suceder en el campo para que la empresa sea productiva al máximo.

Particularmente en un entorno acelerado, un recurso que se adapta en tiempo real y utiliza el rastreo por GPS para garantizar la eficiencia en todo, desde el tiempo de conducción con mal tiempo hasta el consumo de combustible, es una auténtica navaja suiza del Field Service Management.

1. Un elemento imprescindible donde la operativa de Task4Work puede eliminar las restricciones que reducen innecesariamente la eficiencia es la automatización. Por ejemplo, Task4Work puede permitir automatizar elementos de la función del despachador mediante el uso de información sobre servicios y técnicos para crear el cronograma del día.
2. El seguimiento de todas las transacciones, incluida la mano de obra, los viajes y la asignación de gastos, así como la facilitación de la generación de solicitudes y la gestión de pedidos de servicio, son todas posibilidades funcionales con las herramientas adecuadas en su lugar.
3. Con indiferencia de que los trabajadores utilicen portátiles, teléfonos inteligentes o tabletas, el software debe ser una aplicación funcional y fácil de usar que respalde la productividad en tantos escenarios comerciales como sea posible, también incorporando funciones como escanear documentación o acceder al contrato del servicio mientras están in itinere.

En ausencia de herramientas de programación avanzadas, una empresa con muchos técnicos en el campo es probable que necesite varios despachadores para coordinar, caso por caso, qué técnico tiene el material y la capacidad adecuada para trabajar en un cliente o servicio. Sin embargo, con Task4Work, la programación y la movilidad pueden permitir que un despachador maneje tareas de programación que de otro modo serían inviables, ya que el software puede generar recomendaciones y asignaciones personalizadas basadas en requisitos previamente fijados.

Mejoras en la toma de decisiones y reducción de costes operativos

Los negocios de hoy están lejos de ser estáticos. Las partes interesadas internas y externas necesitan acceso a información precisa, en tiempo real, para facilitar la toma de decisiones comerciales y para que la automatización de su sistema funcione de manera eficaz. Ser incapaz de tomar decisiones eficientes e informadas debido a las limitaciones del sistema es un desperdicio de recursos y una indeseable gestión del riesgo.

Estamos en un entorno donde cada vez más empresas reconocen la necesidad de utilizar datos contextualizados para impulsar una planificación eficaz en lugar de depender únicamente del instinto y la evidencia anecdótica. Al tener acceso directo a datos precisos y oportunos, que se contextualizan para sus necesidades y se muestran de forma intuitiva, se puede realizar una planificación a largo plazo con confianza en su relevancia.

Todo, desde la disponibilidad de los recursos hasta los requisitos de adquisición, el estado del servicio y el rendimiento en relación con los contratos de servicios juegan un papel importante en la planificación, por lo que es clave disponer de un sistema como Task4Work que permita visualizar información crítica sobre estos elementos y más.

Estos son los principales beneficios de utilizar un sistema que permite el análisis y la comunicación de datos en tiempo real:

• Los paneles de administración, las alertas, las notificaciones y los informes generados automáticamente proporcionan a la empresa la información operativa para actuar ante emergencias de inmediato, pronosticar y capturar los ingresos con mayor precisión. La información contextualizada en tiempo real también facilita la planificación estratégica eficaz, ya que las tendencias importantes del mercado se pueden detectar antes y de forma más completa, para ayudar a evitar oportunidades perdidas.
• Este nivel de transformación digital genera oportunidades para los proveedores de servicios empresariales. Ya que, en una empresa que se enfrenta a la complejidad y la necesidad de tomar decisiones rápidas, es fundamental aprovechar la tecnología para impulsar la eficiencia empresarial y la reducción de costes. Una forma de lograrlo es mediante la reducción del tiempo de inactividad y la programación eficaz. Por ejemplo, mediante la estandarización de procesos, la finalización de órdenes de trabajo fuera de su base y el fácil acceso a los datos, con Task4Work es posible aumentar el promedio diario de órdenes de trabajo.

El objetivo principal de Task4Work: aumentar el grado de satisfacción del cliente

Ya sea en un entorno B2C o B2B, el comportamiento del cliente ha cambiado y las empresas debemos reconocer la importancia de brindar un servicio digno de lealtad y referencias positivas. Además de tener una cultura que promueva un enfoque de primer cliente, sin la información adecuada, impulsada por las plataformas de tecnología adecuadas, se vuelve difícil ofrecer una experiencia que cumpla con las expectativas de los clientes.

En los mercados competitivos, este enfoque es lo que impulsa a muchas grandes empresas de servicios a seguir siendo líderes en su sector. Task4Work puede ser la pieza que falta en el engranaje de tu empresa de servicios de campo, y desde SoftwareOne podemos acompañarle a alcanzar ese potencial.