Digitale Transformation im Bildungsbereich: Hochschule Osnabrück setzt auf M365

Stolpersteine frühzeitig erkennen und beseitigen

Um die Vorteile einer Cloud-Lösung optimal zu nutzen und den Mitarbeitenden, Lehrenden und Studierenden einen zeitgemäßen Lern- und Arbeitsplatz zu bieten, hat sich die Hochschule Osnabrück entschieden, ihre auslaufenden On-Premises-Produkte durch moderne Cloud-Lösungen zu ersetzen.

Zur Vorbereitung auf die Migration, führte die Hochschule ein umfangreiches Advisory durch. Ziel war es, die IT-Infrastruktur der Hochschule detailliert zu analysieren, um die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse herauszuarbeiten. Neben den Schwerpunkten Governance, Sicherheit und Datenschutz wurden auch andere wichtige Aspekte, wie zum Beispiel die Trennung zwischen Lehrenden und Studierenden auf dem Tenant oder der Einsatz vieler verschiedener Endgeräte, sorgfältig geprüft. Besonderes Augenmerk wurde auf die reibungslose Verwaltung der vielen unterschiedlichen Nutzeridentitäten gelegt, was sich als Herausforderung erwies. Es galt, die Vielzahl der ständig wechselnden Nutzer (Studierende) korrekt abzubilden und gleichzeitig die Datenschutzrichtlinien jederzeit einzuhalten.

Abschließend führte diese gründliche Untersuchung der IT-Infrastruktur zu einem Empfehlungspapier für das Entscheidungsgremium der Hochschule und stellte eine reibungslose Migration zu den Cloud-Lösungen von M365 sicher.

Datenschutz und Cloud-Sicherheit: Schlüsselkomponenten für den Bildungssektor

Durch das vorangegangene Advisory konnte SoftwareOne zügig in die Projektplanung einsteigen und parallel verschiedene Workloads adressieren. Dies ermöglichte schnelle Fortschritte, wodurch erste Pilotgruppen der Hochschule rasch Microsoft Teams als Kollaborationstool zur Verfügung gestellt werden konnte. 

Ein umfassendes Sicherheitskonzept wurde implementiert, begleitet von einer gründlichen Compliance-Prüfung. Besonderes Augenmerk galt dem Identity- und Access-Management. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Die Hochschule Osnabrück steht vor der Herausforderung, dass in jedem Semester viele verschiedene Gruppen in unterschiedlichen Konstellationen zusammenarbeiten. Am Ende jedes Semesters verlassen zahlreiche Absolventen die Hochschule, während gleichzeitig viele neue Studierende ins IT-System integriert werden müssen. Angesichts dieser hohen Fluktuation war es den Verantwortlichen der Hochschule besonders wichtig, eine effiziente und übersichtliche Benutzerverwaltung sicherzustellen. Der bereits im Einsatz befindliche Identity Manager von NetIQ sorgt für eine nahtlose Integration mit M365. Er führt Benutzergruppen aus verschiedenen Arbeitsumgebungen zusammen und automatisiert die Benutzerzuordnung sowie die Passwortverwaltung über den gesamten Lebenszyklus eines End-Users.

Um die Vorteile von Cloud-basierten Lösungen im Bereich der Kommunikation zu nutzen, hat die Hochschule Osnabrück erfolgreich von ihrer bisherigen On-Premises-Lösung zu Exchange Online gewechselt. 

Die Migration der einzelnen Postfächer sowie die Deinstallation des On-Premises Exchange Servers konnte innerhalb weniger Tage abgewickelt werden. Dabei profitierte die Hochschule von der umfassenden Erfahrung der SoftwareOne Consultants. Die schnelle Umsetzung minimierte Ausfallzeiten im Arbeitsalltag und ermöglichte es der Hochschule Osnabrück, die neuen Cloud-Lösungen schnell und effizient einzusetzen.

Die Kommunikation bezüglich der neuen IT-Lösung erfolgte unter anderem über das firmeneigene Serviceportal. Hier wurden umfassende Informationen zu allen technischen Systemen in einem Wiki bereitgestellt, das u.a. auch Lernvideos von Microsoft enthielt. Allgemeine Ankündigungen sowie Informationen zum Migrationsprojekt konnten über das hochschulinterne Intranet abgerufen werden. Diese Ressourcen ermöglichten es den verschiedenen Nutzergruppen der Hochschule, sich mit den Tools und Funktionen von M365 vertraut zu machen und unterstützten sie dabei, die neue Technologie effektiv zu nutzen.