Effizientes Software-Lizenzmanagement – versteckte Sparschweine: Warum viel Einsparpotenzial oft ungenutzt bleibt

Versteckte Sparschweine

Logischerweise stehen die großen Software-Hersteller wie Microsoft, IBM, SAP, Oracle oder auch SalesForce meist im Mittelpunkt der Betrachtungen von IT-Verantwortlichen in den Unternehmen. Kein Wunder - schließlich investieren sie hier jedes Jahr Millionenbeträge, um ihre IT-Infrastrukturen zu optimieren und ihre Geschäftsprozesse zu beschleunigen.
Doch sollte das Management der Software-Kosten tatsächlich bei den großen Playern enden? Oder gibt es in der Unternehmens-IT nicht doch Bereiche mit übersehenen und nicht genutzten, doch lohnenden Einsparpotenzialen?

Mariano Dechow, Consultant und Team Lead ITAM Multi Vendor Advisory Services bei SoftwareOne weiß: „Ja, solche Bereiche gibt es. Sie sind wie versteckte Sparschweine. Und teils warten sie seit Jahren darauf, entdeckt zu werden!“

Er sieht hier großen Handlungsbedarf. Durch seine langjährige Erfahrung in unzähligen Beratungsprojekten weiß er, dass viele Unternehmen sich auf die Top-Anbieter konzentrieren, während sie das Potenzial in weniger prominenten Bereichen übersehen. In diesem Blogartikel zeigt er, wie ein genauer Blick über den Tellerrand hinaus erhebliche Kosteneinsparungen ermöglichen kann.

Der Blick auf die „Big 5“ – ein Klassiker

Mariano Dechow: „Ein typisches Beispiel: Vor kurzem betreuten unsere Consultants ein Projekt, bei dem ein Unternehmen die Lizenzlandschaft seiner großen IT-Anbieter prüfen ließ – die sogenannten „Big 5“: Bestehend aus Microsoft, SAP, IBM, Salesforce und Oracle. Diese fünf Hersteller machten einen jährlichen Budgetaufwand von acht Millionen US-Dollar aus. Auf den ersten Blick schien alles gut: Microsoft war hervorragend lizenziert – übrigens dank regelmäßiger Überprüfungen durch die Microsoft Advisory Services , kurz MAS, von SoftwareOne. Auch bei IBM und Oracle war alles im grünen Bereich, da regelmäßige Vertragsprüfungen stattgefunden hatten.

So weit – so gut. 

Wie bei vielen großen Kunden sind die drei bis fünf höchstbudgetierten Software-Hersteller auch gut im Scope. Ein Zeichen, dass die Firmen in Fragen von Budgets und Herstellern sowohl in vollem Bewusstsein hinsichtlich möglicher Herausforderungen agieren, aber bereits auch entsprechendes Know-how aufgebaut haben. Im Falle von Salesforce konnte das Team zwar immer noch Einsparungen in Höhe von über 200.000 US-Dollar identifizieren, doch das eigentliche Potenzial lag an ganz anderer Stelle: Abseits der „Big 5“ verbargen sich auch hier, wie so oft, große, wenn nicht noch größere Einsparpotenziale als bei den Top-Lieferanten.

Verborgene Einsparungen – ein genauer Blick lohnt sich

Nachdem die großen Anbieter unter die Lupe genommen wurden, erweiterte das Team den Blick auf die restliche Softwarelandschaft des Unternehmens. Dies geschah aus Erfahrung und Routine heraus. Ein Blick rechts, ein Blick links - und vieles fällt spontan in der Regel schon bei einem relativ oberflächlichen Quickcheck auf. Hierbei zeigte sich, dass gerade bei weniger beachteten Produkten große Einsparungen möglich waren:

• Beispiel 1: VMware / Broadcom
  VMware wurde in diesem Unternehmen nur alle drei Jahre im Rahmen eines Enterprise License Agreement (ELA) überprüft. Wichtig in diesem Zusammenhang zu wissen: Es gab und gibt gravierende Lizenzänderungen im VMware/Broadcom Umfeld: ELAs gibt es in der Form z. B. nicht mehr. Eine detaillierte Analyse ergab, dass allein durch eine genauere Prüfung der VMware-Lizenzen Einsparungen im fünfstelligen Bereich möglich gewesen wären.
• Beispiel 2: SUSE
  Das Unternehmen hatte 36 Unlimited SLES Lizenzen erworben, nutzte jedoch tatsächlich nur 21 Stück davon aktiv. Der Rest der Lizenzen wurde durch Hardwarekäufe und Paketdienste embedded mitgeliefert, was zu unnötigen Mehrkosten führte. Eine Rechnung aus dem Juli 2023 belegte dies deutlich. In diesem Falle sprechen wir von circa 150.000 Euro Listenpreise - auf 3 Jahre mit Priority Support. Eine Summe, die einfach so verschenkt wurde.
• Beispiel 3: Ashampoo Software
  Ein wichtiges und nützliches Produkt für die entsprechenden User – aber eine Software, die in der Regel sonst fast niemand kennt. Sie war in diesem Unternehmen jedoch ein Kostenfaktor.
  Angeblich wurde Ashampoo von 4.000 Mitarbeitenden genutzt. Die Nutzungsanalyse zeigte jedoch, dass tatsächlich nur 260 Personen aktiv damit arbeiteten. Der jährliche Kostenaufwand von 80.000 US-Dollar stand damit in keinem Verhältnis zum tatsächlichen Nutzen, der sich auf lediglich 5.200 US-Dollar belief. Zusätzlich stellte sich heraus, dass ein vergleichbares Produkt bereits durch einen anderen Hersteller lizenziert war – wodurch die Kosten für Ashampoo eigentlich bei 0 US-Dollar hätten liegen können.“

Diese Beispiele zeigen eindrucksvoll, dass es sich lohnt, nicht nur die großen IT-Hersteller im Auge zu behalten, sondern auch die vermeintlich weniger wichtigen Bereiche der IT-Infrastruktur genauer zu prüfen: Selbst in den verstecktesten Ecken eines Lizenzmanagements sind beträchtliche Einsparungen möglich. Dabei ging es hier eigentlich lediglich um Lizenzierung.

Die Vermutung liegt nahe, dass auch in anderen, eng verwandten Bereichen verborgene Optimierungsbereiche „entdeckt“ werden können:

• Wie sieht es mit generellen Sicherheits- und Lizenzrisiken aus? 
• Wissen Sie, was hinsichtlich OpenSource bei Ihnen im Unternehmen genutzt wird? OpenSource bedeutet nicht immer, dass es kostenlos ist – ein Lizenzverstoß ist in diesem Segment schneller geschehen, als das man „Einsparung“ sagen kann. Mehr zum Thema erfahren Sie hier.